Касир на підприємстві
Основним нормативним документом, на який слід спиратися при обліку касових операцій є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148). Цей документ визначає касу як окреме місце або приміщення для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Таким чином, касою можуть вважатися:

• окрема обладнана кімната (приміщення);
• виділений у бухгалтерії чи іншому приміщенні робочий стіл та шафа (сейф тощо) з використанням яких здійснюються готівкові розрахунки (зберігаються готівка та грошові документи);
• місце проведення готівкових розрахунків у торговельній точці (точці надання послуг, виконання робіт) з використанням РРО чи розрахункових квитанцій (РК).

За облаштування каси за забезпечення схоронності коштів під час транспортування відповідає керівництво. Чинне законодавство уже давно не містить певних вимог для підприємств. Однак, здоровий глузд підказує, що у касира повинна бути, як мінімум, металева шафа (як варіант, сейф, обладнаний скринькою касовий апарат) з ключами, які знаходяться тільки в нього. Дублікати ключів рекомендується всі зберігати в опломбованих касиром пакетах (скриньках) тощо у керівництва (або охорони, в залежності від розпорядку підприємства) також у належно захищених місцях. Використання сигналізації, забезпечення охороною та транспортом касира при перевезенні значних сум тощо – все це на розсуд і під відповідальність керівництва.


Касир відповідає за приймання, видачі готівки, її збереження та ведення касової книги. Для того, щоб прийняти (призначити) його на роботу необхідно:

• видати відповідний наказ про взяття на роботу (або про доручення виконання обов’язків іншій посадовій особі);
• укласти договір про повну матеріальну відповідальність у 2-х примірниках, один з них залишається у касира, інший – у керівництва підприємства;
• під підпис ознайомити касира з вимогами Положення № 148.

Укладення договору про повну матеріальну відповідальність обов’язкове також і коли касира тимчасово замінює інший працівник, і коли посада касира відсутня взагалі й його роботу виконує бухгалтер чи інший співробітник. Все це є елементами касової дисципліни, яку розглянемо детальніше.

Каса підприємства
Касова дисципліна на підприємстві – це загальна сукупність правил приймання, зберігання та видачі готівки, визначених внутрішніми документами підприємства, Положенням № 148 та іншими розпорядчими актами НБУ. На сьогодні обов’язково має бути внутрішній документ, який стосується касової дисципліни, порядку оприбуткування готівки в касі підприємства та його обов’язкових підрозділів, який визначає організаційні моменти (п. 12 Положення № 148). Окрім внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи та графіку змінності Положенням № 148 вимагається навести порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку. Рекомендуємо розширено описати дані напрями. Як буде називатися даний документ на підприємстві значення не має. Як варіант, можна використати такі назви:

• наказ про касову дисципліну;
• положення про касову дисципліну (різниця від наказу в тому, що положення – це документ, що затверджується окремим наказом, тобто положення – це як додаток до наказу);
• порядок оприбуткування готівки в касі (таке формулювання міститься в Положенні № 148);
• наказ про організацію роботи каси підприємства тощо.

Можливе також створення положень про касову дисципліну по окремим підрозділам підприємства, якщо вони дуже специфічні.

Також елементом касової дисципліни є й посадові інструкції касирів. У цей же документ рекомендуємо включити й порядок розрахунку ліміти каси, який вимагає п. 50 Положення № 148, адже ніякої вимоги щодо затвердження його окремим документом немає.
Що саме треба визначити, як і де наведено в таблиці нижче.

Елемент касової дисципліни
Що треба зробити

Документ
Каса та її місце знаходження

Вказати, де саме знаходиться каса підприємства. Усі готівкові розрахунки відбуваються тільки тут.
Наказ (положення) про касову дисципліну

Особа, яка здійснює касові операції та особи які її заміняють

Вказати, хто відповідальний за здійснення приймання, видачі, зберігання готівки, отримання її в банку (касир чи інша посадова особа). Вказати посади осіб, які заміняють таку особу за її тимчасової відсутності (наприклад, головний бухгалтер, керівник).
Наказ (положення) про касову дисципліну

Внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи та графік змінності

Графік роботи касира (по яким дням, з якої до якої години), якщо касирів декілька, то черговість
Наказ (положення) про касову дисципліну

Обов’язки касира чи посадової особи, на яку покладено його функції, їх матеріальна відповідальність

Перерахувати обов’язки керуючись типовими посадовими інструкціями та Положенням № 148. Визначити детально обов’язки цих осіб та необхідність укладення договору повної матеріальної відповідальності.
Посадова інструкція

Графік проведення інвентаризацій каси та склад комісії

Вказати тип та періодичність інвентаризацій. Наприклад, так:

• періодичні планові – не пізніше 5 робочого дня кожного кварталу;
• раптові – один раз на 2 місяці;
• перед складанням річної фінансової звітності – станом на 31 грудня звітного року (або в інший термін за 2 місяці до кінця року);
• при зміні матеріально-відповідальної особи – на день приймання-передавання справ.

Періодичні та раптові визначаються на розсуд керівництва. Останні дві є обов’язкові.
Наказ (положення) про касову дисципліну

Особа, що здійснює контроль за веденням касових операцій

Вказати особу, на яку покладено такий контроль – головного бухгалтера чи іншого працівника (вимога п. 42 Положення № 148 ). Така особа зокрема контролює правильність ведення касової книги.
Наказ (положення) про касову дисципліну


Ліміт каси та строки здавання готівкової виручки

Розрахувати, обрати та затвердити граничну межу готівки в касі відповідно до розділу V Положення № 148. Порядку розрахунку нинішнє Положення № 148 не містить, тому тут є певна свобода дій, але розрахунок ліміту має бути обов’язково. Загальні підходи описані в п. 50 Положення № 148. Необхідність дотримання ліміту можна вказати також у наказі про касову дисципліну.
Наказ (положення) про касову дисципліну або окремий Розрахунок (наказ) встановлення ліміту залишку готівки в касі, також договір з банком

Правила оформлення приймання та видачі готівки, ведення касової книги

Ознайомити під підпис касира з Положенням № 148. Якщо касова книга ведеться в електронному вигляді – вказати частоту роздрукування аркушів (необхідно мінімум раз на місяць для звіту касира).
Розділи 2, 3, 4, 5 Положення № 148

Обмеження готівкових розрахунків

Логічніше за все покласти контроль за дотриманням даних обмежень на згадану вище особу, що здійснює контроль за веденням касових операцій.
п. 6 Положення № 148



Особливий наголос варто зробити на наступних загальних правилах:

• зберігати в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству (у т.ч. особисті кошти касира), суворо заборонено (ч. 2 п. 38 Положення № 148);
• виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки з за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. Такі документи повинні бути повернуті до каси до кінця робочого дня (ч. 2 п. 35 Положення № 148);
• касиру заборонено самостійно передоручати виконання своїх обов’язків іншим особам.

При розробці наказу (положення) про касову дисципліну не рекомендуємо переписувати вимоги Положення № 148. Достатньо просто послатися на цей документ, так як переписування може спричинити певні викривлення. Касир і так має бути обов’язково ознайомлений з Положенням № 148, тому дублювання інформації є зайвим.

Касова книга на підприємстві
Касова книга – це документ, який має чіткі правила заповнення, за порушення яких можливий чималий штраф. Їх добре має знати касир, який веде та відповідає за касову книгу.

Здавалося б достатньо прибуткових та видаткових касових ордерів, які посвідчують отримання та видачі готівки в касу. Однак, за відсутності касової книги готівка вважається не оприбуткована. За пп. 18 п. 2 розділу І Положення про ведення касових операцій, постанова НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148) оприбуткування передбачає повне відображення надходження готівки у касовій книзі за умов, що підприємство зобов’язане її вести. Навіть наявність записів у Книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) при застосуванні РРО не заміняє касову книгу (ч. 2 п. 11 розділу ІІ Положення № 148). Виняток – відокремлені підрозділи (про них нижче).
Ще одна функція касової книги – контроль за лімітом готівки в касі. Підприємства мають здавати надлімітну готівку до банку.

Увага: Оприбуткування готівки та контроль ліміту – завдання для касової книги.

Якщо мова йде про підприємство (без філіалів та відокремлених підрозділів), то касова книга обов’язкова при наявності готівкових операцій. І касова книга одна єдина, навіть якщо географічно підприємство розташоване в декількох місцях. Якщо така ситуація незручна, то не допускайте здійснення готівкових операцій, якщо не можете оприбуткувати та відобразити вчасно таку готівку в касі.

Увага: Касова книга може бути відсутня тільки за умови повної відсутності операцій з готівкою на підприємстві. Наявність РРО не заміняє касову книгу.

Якщо касової книги немає, то підприємство не може виписувати прибуткових чи видаткових касових ордерів і всі операції для нього мають бути безготівковими. Видати гроші співробітнику можна через перерахування їх на його картковий рахунок. Для отримання ж грошей від співробітника чи іншої особи треба направити її до відділення банку для зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства. Або ж до найближчого терміналу (ПТКС) банку.

Правила ведення паперової касової книги
Паперова касова книга, як правило, купується підприємством у видавництва. Кожна сторінка такої касової книги подвійна:

• верхня частина – “Вкладний аркуш касової книги”. Тут треба робити записи. Ці верхні аркуші залишаються у касира з усією касовою книгою;
• нижня частина (підкладка під верхній аркуш) – “Звіт касира”. По-суті, те саме, що і верхня частина, але це аркуш-копірка, на якому автоматично при здійсненні надписів на верхньому аркуші відображається копія цього запису (зазвичай жовтий або блакитний папір зі спеціальними копіювальними властивостями).

Касові книги з видавництв зручні через відсутність потреби у додатковому копіювальному папері. Таку саму касову книгу можна виготовити й самостійно, але тоді для заповнення “Звіту касира” доведеться користуватися копіювальним папером між верхнім і нижнім аркушем, що у наш час електронних технологій виглядає якось застаріло. У такому разі краще вести електронний варіант книги з подальшим друком.

Увага: паперову касову книгу краще купити у видавництві.

При заповненні паперової касової книги користуємося наступними правилами:
книгу спочатку треба прошнурувати (прошити нитками). Як правило, в типографії вона уже прошита;
кожний аркуш треба пронумерувати. Кожний номер сторінки має бути унікальним. Розпочинається нумерація з “1”;
кількість пронумерованих сторінок ставлять на обкладинці (там є відповідне поле для запису). Якщо у підприємства є печатка, то ставиться ще й вона;
касова книга ведеться одна на рік. Якщо закінчилася, то треба почати нову, в якій нумерація сторінок теж починається з “1”. Якщо сторінки заповнені не всі, то можна або проставити прочерки, або написати після останньої заповненої сторінки “Касова книга закінчена”, вказати дату та поставити підписи касира, головного бухгалтера і керівника;
вести касову книгу має касир, контролювати – головний бухгалтер; записи треба здійснювати по кожному прибутковому або видатковому касовому ордеру у той день, коли сталася операція —надходження або видача готівки;
якщо операцій за день не було – записів не здійснюєть, тобто “порожніх” днів касова книга мати не повинна;
щодня касир має підбивати підсумки, тобто виводити обороти по надходженню та видатку за день та рахувати залишок в касі на кінець дня, рахувати загальну кількість прибуткових і видаткових ордерів за день. Зрозуміло, що залишок на початок наступного дня має дорівнювати залишку в касі на кінець минулого дня;
порожні рядки на аркуші касової книги, якщо такі є, касиру треба прокреслити;
якщо одного аркуша не вистачило, то в кінці треба на сторінці, яка закінчилася, підбити проміжні підсумки (суми надходження та видатку), написати “Перенесення”. На наступній сторінці записи продовжуються з цією ж самою датою;
щодня касир передає у бухгалтерію “Звіт касира”, тобто копію записів (відривна частина книги). Окрім цього листка передаються також і прибуткові та видаткові касові ордери за цими операціями. Бухгалтер має все це порахувати та розписатися на аркуші касової книги в спеціальному полі внизу;
щороку заводиться нова касова книга (роз’яснення ДПС 109.15 ЗІР).


Якщо підприємство видає зарплату через касу, то видачу такої готівки треба відображати у касовій книзі після закінчення строків такої виплати, так як вона може зберігатися в касі та видаватися поступово протягом 5 робочих днів, а видаткова відомість та видатковий касовий ордер на все це оформляється один, а не щодня. Отже, один видатковий документ, один і запис в касовій книзі. Через те, що готівка на зарплату не рахується в ліміт, її сума наводиться окремо в кінці аркуша касової книги після залишку (“у тому числі на зарплату…”).

Окрім видаткового касового ордера складеного на суму операції з видачі зарплати рекомендуємо вказувати у дужках ще й номер і дату видаткової відомості, адже вона теж належить до касових документів (пп. 11 п. 2 розділу І Положення № 148).

Касова книга ведеться за бланком форми КО-4 з Положення № 148. Зразок його заповнення наведено нижче.