Необхідність проведення звірок взаєморозрахунків між контрагентами є надійним інструментом підтвердження в обліку взаємних заборгованостей, виявлення розбіжностей, їх усунення та вплив на боржників.
Документальним підтвердженням проведення звірки є акт звірки, – документ, який відображає стан залишків по розрахунках між двома контрагентами, із фіксацією встановленої/виявленої заборгованості чи розбіжності між двома сторонами.

Акт звірки розрахунків може складатися:

• перед інвентаризацією дебіторської та кредиторської заборгованості (проводиться за 3 місяці до складання річної фінансової звітності згідно Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879);
• за вимогами договору купівлі-продажу, оренди, постачання чи будь-якого іншого договору укладеного між контрагентами. Тоді це відбувається з частотою та у строки визначені договором;
• за рішенням суду, коли суд зобов’язує сторони справи узгодити між собою існуючу заборгованість та задокументувати виявлені розбіжності шляхом складання такого акта звірки взагалі у будь-який час за бажання сторін, їх усною домовленістю.
• під час наміру дебітора подати позов до суду про стягнення заборгованості з боржника. В даному випадку це документ про актуальний стан існуючої заборгованості

При проведенні звірки розбіжностей між обліковими даними контрагентів бути не повинно. Адже, по суті, в обліку сторін договору відображаться один і той же документ. Тільки в однієї сторони він відображається за дебетом, а в іншої - за кредитом.
Тому, якщо в ході звірки виявлені якісь розбіжності, значить, одна зі сторін припустилася помилки в обліку даних операцій. Як вже було сказано вище, в цьому випадку підприємство, що бажає довести свою правоту, надає необхідні для цього первинні документи своєму контрагентові. І лише якщо згідно з пред'явленими документами буде доведено наявність помилки, бухгалтерські дані можуть (і повинні) бути приведені у відповідність з реальними показниками. При цьому на підставі одного лише акту звірки і без наявності відповідних підтверджуючих первинних документів підприємство не має права робити якісь записи в обліку. Акти звірки, а також бухгалтерські довідки, які доцільно складати в таких випадках, є лише додатковими документами.
Порядок виправлення помилок (у тому числі виявлених в результаті звірки) викладений у Положенні №88 та залежить від того, в якoму періоді вони були допущені.
Якщо помилка була виявлена в тому ж звітному періоді, - вона виправляється шляхом внесення вірних відомостей про господарську операцію.
Якщо ж виявлено помилки за минyлі звітні періоди, то вони виправляються методом сторно (неправильна кореспонденція рахунків відображається зі знаком «-», а правильна — зі знаком плюс). В даному випадку необхідно також скласти бухгалтерську довідку, де відображаються проводки коригувань. Важливо також пам'ятати і про супутні проведення, які випливали із самих господарських операцій між контрагентами (надходження товарів, послуг, їх оприбуткування та витрачання на виробничі цілі, формування витрат періоду тощо). Такі операції також повинні стати предметом коригувань, але вже внутрішніх господарських операцій самого підприємства. Якщо виявлена помилка вплинула на показники вже складеної та наданої державному органу фінансової звітності, то виправлення здійснюються згідно ПБУ-6.
Відповідальність за відмову підписати акт звірки розрахунків
Вимогами чинного законодавства України, у тому числі Положенням № 879, не визначено обов'язку контрагента підписувати акти звірки взаємних розрахунків.
Як змусити контрагента підписувати акти звірки розрахунків
На це питання спробувала відповісти Державна аудиторська служба України у листі від 20.02.2017 р. № 25-16/104.
«… для уникнення непорозумінь щодо складання та підписання акта звірки взаємних розрахунків сторони мають право обумовити зазначене питання умовами договору (наприклад, необхідність звірки; строки (періодичність) проведення звірки; порядок її проведення; строки для надання відповіді на повідомлення, що пов'язані зі звіркою, тощо).».
Витяг з листа Держаудитслужби від 20.02.2017 №25-16/104 «Щодо актів звіряння розрахунків з контрагентами».
Крім того, сторона яка надсилає «проблемний» акт звірки, аби мати документальне підтвердження, про його відправлення для звірки контрагенту, повинна надсилати його поштою з описом вкладення.
Разом з тим, сторона, яка отримує акт звірки в контексті «проблемної», простроченої заборговансті не повинна поспішати його підписувати та ставитися з особливою уважністю до цих документів. Адже підписаний акт звірки є в першу чергу констатацією стану заборгованості, а з іншої сторони є відправною точкою до виставлення претензій за таким боргом.