Проведення інвентаризації — це не бажання, а обов’язок кожного підприємства, встановлений ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік.
Уникнути такої повинності не можна.
Загалом «диригує» процесом інвентаризації Положення № 879. Саме воно містить порядок і строки проведення інвентаризації більшості активів та зобов’язань.

Що дає інвентаризація
Основні її завдання наведені в п. 5 розд. І Положення № 879. Так, інвентаризацію проводять з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства.
Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють та документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку.

При цьому забезпечуються:
• виявлення фактичної наявності активів і перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;
• установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
• виявлення активів, які частково втратили свої первинні якості та споживчі властивості, застарілих, а також матеріальних і нематеріальних активів, що не використовуються, невикористаних сум забезпечення;
• виявлення активів і зобов’язань, що не відповідають критеріям визнання.
Проведення інвентаризації забезпечує власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (далі — керівник підприємства).
Він зобов’язаний створити необхідні умови, визначити об’єкти інвентаризації, періодичність і строки, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 4 розд. І Положення № 879).

При цьому визначені на підприємстві строки інвентаризації не можуть перевищувати законодавчо встановлених (див. табл. 1 нижче).
Річна інвентаризація є обов’язковою (абзац другий п. 7 розд. І Положення № 879).
У цьому випадку проводять суцільну інвентаризацію усіх видів активів і зобов’язань підприємства незалежно від їх місцезнаходження. Крім того, інвентаризують активи і зобов’язання, що обліковуються на позабалансових рахунках.
Інвентаризацію інструментів, приладів, інвентарю (меблів) можна проводити щорічно в обсязі не менше 30 %усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх цих об’єктів протягом 3 років.
Інвентаризувати нерухомість можна 1 раз на 3 роки.

Строки річної інветаризації
Щорічно перед складанням річної фінансової звітності підприємства в обов’язковому порядку повинні проводити суцільну інвентаризацію всіх видів активів і зобов’язань незалежно від їх місцезнаходження. Зробити це їм потрібно до дати балансу в строки, регламентовані п. 10 розд. І Положення № 879.


Строки проведення річної інвентаризації активів і зобов’язань

№
з/п
Вид активів і зобов’язань
Коли проводимо інвентаризацію
1
Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації знаходитимуться за межами підприємства, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо)
У період 3 місяців до дати балансу
Запаси (крім незавершеного виробництва і напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації знаходитимуться за межами підприємства)
Поточні біологічні активи
Дебіторська та кредиторська заборгованості
Витрати і доходи майбутніх періодів
Зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соціальне страхування)
2
Незавершені капітальні інвестиції
У період 2 місяців до дати балансу
Незавершене виробництво та напівфабрикати
Фінансові інвестиції
Грошові кошти
Кошти цільового фінансування
Зобов’язання в частині невикористаних забезпечень, розрахунків із бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування
3
Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які відбудуть у тривалі рейси
До тимчасового вибуття з підприємства
Інші матеріальні цінності, які на дату інвентаризації знаходитимуться за межами підприємства
Конкретні строки проведення інвентаризації визначає керівник підприємства. Але пам’ятайте: установлені на підприємстві строки не можуть перевищувати визначених Положенням № 879.
Інвентаризаційні комісії
Для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Її склад затверджується розпорядчим документом керівника підприємства. До неї включають:
• представників апарату управління підприємства;
• представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, що здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);
• досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Очолює комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства. У випадках коли бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник суб’єкта господарювання, він очолює інвентаризаційну комісію самостійно (абзац другий п. 1 розд. ІІ Положення № 879).
За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть також входити члени ревізійної комісії госптовариства.
Інвентаризаційна комісія працює цілорічно, але самостійно інвентаризацію зазвичай не проводить, а виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції.
У разі, коли директор єдина особа на підприємстві, директор може затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи або включити до неї фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором (див. лист Мінфіну від 27.05.14 р. № 31-08410-07-29/12918).
Інвентаризацію проводить повний склад інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) у присутності матеріально відповідальної особи.


Етапи проведення інвентаризації
Увесь обсяг інвентаризаційних заходів можна поділити на 4 етапи:
1) підготовчий;
2) перевірочний;
3) порівняльно-аналітичний
4) завершальний.
Під час проведення перевірочного етапу важливо звернути увагу на таке: якщо інвентаризація активів у приміщенні, в якому вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, вона має бути закінчена протягом наступних днів. Причому після того, як інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) залишила це приміщення, голова комісії опечатує його пломбіратором (п. 8 розд. ІІ Положення № 879). Під час перерви в роботі комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
Якщо активи зберігаються в різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи, інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опечатують пломбіратором.
Зверніть увагу: в окремих випадках можуть бути проведені контрольні перевірки інвентаризації (п. 13 розд. ІІ Положення № 879). Роблять це після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація. Здійснює контрольні перевірки інвентаризаційна комісія за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб. Вона перевіряє найбільш суттєві за вартістю активи й ті активи, які мають підвищений попит.
Якщо виявлено значні розбіжності між даними інвентаризаційного опису та даними контрольної перевірки, призначають новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної інвентаризації. Щодо попереднього складу комісії керівник підприємства повинен терміново розглянути питання про відповідальність за допущені порушення при проведенні інвентаризації.
ЗВІРЯЄМО РЕЗУЛЬТАТИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ З ДАНИМИ ОБЛІКУ
Після того як інвентаризація закінчилася, оформлені в установленому порядку інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії (п. 19 розд. II Положення № 879). Бухгалтерія повинна звірити фактичну наявність активів і зобов’язань з даними бухгалтерського обліку. За тими обліковими статтями, щодо яких установлено розбіжності, вона складає звіряльні відомості (п. 20 розд. II Положення № 879).
Для основних засобів (ОЗ), нематеріальних активів (НМА), інших необоротних матеріальних активів і капітальних інвестицій застосовують Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів. А ось щоб задокументувати результати інвентаризації ТМЦ, за якими виявлено відхилення від облікових даних, можна використовувати Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів. Обидві ці форми затверджено наказом № 572.
Утім, використовувати ці форми госпрозрахунковим підприємствам не обов’язково. Можна розробити звіряльні відомості і самому або використовувати форми № инв-18 і № инв-19, затверджені постановою № 241.
У вас є активи, які належать іншим підприємствам (перебувають на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці)? Для таких активів складайте окремі звіряльні відомості. Їх копії ви повинні направити власникам таких товарів.
Звіряльні відомості складають щонайменше у двох примірниках (п. 21 розд. II Положення № 879). Сумове вираження лишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях зазначають відповідно до їх оцінки в регістрах бухгалтерського обліку (п. 20 розд. II Положення № 879).
Увага! Іноді в результаті інвентаризації виявляють розбіжність, яка стала наслідком облікової помилки. Наприклад, документ не проведений в обліку, неправильно оприбутковані (списані) деякі позиції за накладною, двічі проведений один і той самий документ тощо.
Таку розбіжність не вважають фактичним лишком або нестачею. Її ліквідовують у порядку виправлення помилок згідно з П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах». Підставою для коригування слугує бухгалтерська довідка.
Результати інвентаризації, які зафіксовані у звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія оформляє спеціальним протоколом (п. 1 розд. IV Положення № 879).
Якщо інвентаризацію проводили силами робочих інвентаризаційних комісій, то кожна з них складає свій окремий протокол.
Усі матеріали інвентаризації та протоколи робочих інвентаризаційних комісій передають на розгляд інвентаризаційної комісії підприємства.
Саме ця комісія розглядає причини виявлених нестач і втрат від псування активів і складає свій протокол.
Форма протоколу встановлена наказом № 572. Але вона обов’язкова тільки для бюджетників. Інші підприємства можуть скористатися цією формою або ж скласти протокол за власною формою.
Головне, щоб він містив усі необхідні реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. Протокол, як і інші інвентаризаційні документи, складають у двох примірниках (п. 21 розд. ІІ Положення № 879). У такому протоколі відображають:

• інформацію про причини нестач, втрат, лишків;
• пропозиції щодо заліку виявлених нестач і лишків за пересортицею;
• пропозиції щодо списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо попередження таких втрат і нестач.

Якщо винні особи за понаднормовими втратами (у тому числі й за від’ємними різницям за пересортицею) не встановлені, в протоколі наводять причини, чому ці втрати не можуть бути віднесені на винних осіб (п. 5 розд. IV Положення № 879).
Протокол, складений за результатами інвентаризації, передають на розгляд і затвердження керівнику підприємства. Він затверджує документ протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розд. IV Положення № 879). Затверджений протокол результатів інвентаризації набуває сили розпорядчого документа.
Він стає первинним документом, на підставі якого здійснюються записи в бухгалтерському обліку (див. лист Мінфіну від 13.12.04 р. № 31-04200-30-10/22823). Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу відображають у бухгалтерському обліку і фінзвітності того звітного періоду, в якому завершена інвентаризація (п. 3 розд. IV Положення № 879).