Наказ про проведення інвентаризації
Щоб інвентаризація відбулася, керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про її проведення. У цьому документі він установлює об’єкти, періодичність і строки проведення інвентаризації. Можливий варіант, коли строки та порядок проведення інвентаризації встановлюються в наказі про організацію бухгалтерського обліку. Тоді видавати окремий наказ про проведення щорічної інвентаризації не потрібно. Інвентаризація конкретних об’єктів розпочинається вже після дати, на яку вона призначена, а не до того.
Винятком є об’єкти основних засобів (наприклад, автомобілі), які вибувають у тривалі рейси, а також інші матеріальні цінності, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства. Їх інвентаризують до моменту тимчасового вибуття з підприємства.
Тривалість інвентаризації обумовлюється в наказі про її проведення. Інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець останнього дня звітного періоду. Адже згідно з п. 1 розд. II НП©БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду.

Документальне оформлення інвентаризації
Результати інвентаризації мають бути належним чином задокументовані. Для цього використовують такі документи:
• інвентаризаційні описи;
• акти інвентаризації;
• звіряльні відомості.
Інвентаризаційні описи застосовують для фіксації наявності, стану та оцінки активів підприємства та активів, що належать іншим підприємствам і обліковуються за балансом.
В акті інвентаризації фіксують наявність грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (далі — П©БО), міжнародних стандартів та інших актів законодавства.
У звіряльних відомостях бухгалтерська служба підприємства зазначає розбіжності між даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Форми таких документів містить, зокрема, наказ № 572. Для бюджетних установ вони є обов’язковими.
А ось інші суб’єкти господарювання можуть їх використовувати на власне бажання. Добро на це дає п. 2згаданого наказу.
При цьому не заборонено включати до інвентаризаційних форм інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка діяльності підприємства.
Для відображення розбіжностей між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) можна використовувати такі звіряльні відомості:
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № инв-18, затверджена постановою № 241);
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів (форму затверджено наказом № 572);
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів (форму затверджено наказом № 572);
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-19, затверджена постановою № 241).
Важливо, що застосовувати наведені форми документів госпрозрахункові підприємства не зобов’язані. Вони мають право документувати процес інвентаризації за допомогою самостійно виготовлених бланків (див. лист Держкомстату від 15.07.10 р. № 14/2-18/72). Але такі бланки обов’язково мають бути оформлені відповідно до вимог, установлених Положенням № 88 для первинних документів, у тому числі щодо обов’язкових реквізитів первинних документів (п. 14 розд. ІІ Положення № 879).

Правила складання інвентаризаційних документів
Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості) складають не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розд. ІІ Положення № 879). При цьому вони можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.
В інвентаризаційних описах активи відображають за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, з можливим виділенням за субрахунками та номенклатурою, окремо за (п. 16 розд. ІІ Положення № 879):
• місцезнаходженням таких цінностей;
• особами, відповідальними за їх зберігання.
На кожній сторінці інвентаризаційного опису необхідно зазначити словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.
Акти інвентаризації заповнюють з урахуванням об’єктів інвентаризації. При цьому мають бути забезпечені їх ідентифікація і порівнянність з даними бухобліку. Записи в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) здійснюють послідовно в кожному рядку.
На окремому аркуші мають бути заповнені всі рядки. Це не стосується останнього аркуша документа. На ньому рядки, що залишилися незаповненими, прокреслюють.
Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальні особи (п. 18 розд. ІІ Положення № 879).
В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарок і підчисток не допускається (п. 17 розд. ІІ Положення № 879). Якщо ж у цих документах потрібно виправити помилку, слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення необхідно зробити в усіх примірниках документа. Виправлення мають бути підписані усіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами.