Підприємець веде облік своєї діяльності у типовій формі. Про це вказує п. 177.10 ПКУ. Зараз у прийнятих документах чомусь вживають слово не “Книга”, а саме “типова форма”. Однак за старою звичкою будемо її називати Книгою обліку доходів і витрат (далі – Книга). Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді. ”. “Типова” – це значить, що додавати/видаляти якісь графи чи у ній не можна.
Головним завданням Книги є накопичувати інформацію для визначення чистого оподатковуваного доходу ФОП, тобто його прибутку.
Книга виконує такі функції:
●              на основі Книги підприємець заповнює річну податкову декларацію про майновий стан та доходи, де визначає річну суму зобов’язання з ПДФО та військового збору на загальній системі оподаткування;
●              на основі квартальних підсумків Книги підприємець самостійно розраховує авансові платежі з ПДФО, які сплачуються до 20-го числа місяця, наступного за кожним календарним кварталом;
●              Книгу перевіряють податківці, тобто це засіб контролю за діяльністю підприємця;
●              запис надходження готівки до Книги є її оприбуткуванням, так як ФОП не ведуть касову книгу (пп. 17 п. 3 розділу І Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148).
Якщо вирішили вести паперову, а не електронну Книгу обліку, то всі записи мають бути:
●              розбірливі;
●              чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Ніяких олівців та кольорових ручок. Використовуємо чорний або синій колір (це рекомендація – у Порядку № 261 сказано лише “темний” колір).
Внесенні виправлень здійснюється шляхом створення нового запису та посвідчується підписом особи. 
Паперовий варіант можна виготовити самостійно. При цьому ніяких вимог щодо шнурування такої Книги наразі немає.
Книга обліку доходів і витрат в електронному вигляді
Передбачено два варіанти ведення Книги в електронному вигляді:
●              у форматі EXCEL. Податківці вказали саме цю програму у п. 4 розділу І Порядку № 261;
●              в електронному кабінеті платника податків на сайті ДПС. Для цього варіанту слід мати обов’язково кваліфікований електронний підпис. Виправлення у такій Книзі теж, передбачається, можна буде робити шляхом додаткових коригуючих рядків з від’ємним або позитивним значенням. Знайти її можна в меню Облік доходів в витрат/Журнал обліку доходів і витрат. Заповнюється журнал поденно, тобто в поточний день за його результатами, поле “день” не є активним, внести дані за попередній день чи наступні дні не має можливості. На нашу думку, це не зручно і значно ускладнює облік, надіємося що функціонал в майбутньому зазнає оптимізації.
●              Однак на вимогу ДПС підприємець / незалежник мають надати паперову копію електронної книги (п. 3-5 розділу ІІ Порядку № 261). При цьому вона має бути засвідчена належним чином. Якихось конкретних вимог немає, тому з загальних міркувань можна :
●              роздрукувати на принтері;
●              зробити надпис “копія вірна” й поставити дату й підпис, печатку (якщо така є). Краще це зробити на кожній сторінці.
Зберігання Книги обліку доходів і витрат
Підприємець має обов’язок зберігати Книгу протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, у якому було здійснено останній запис (п. 44.1 ПКУ). Однак рекомендуємо почекати 1095 к. днів від крайньої звітної дати за податковий період, у якому закінчилася Книга. А якщо ще й не було перевірки з ЄСВ, то залиште Книгу до проведення перевірки з цього внеску, адже КОДВ використовується у процесі його нарахування.
Зберігати потрібно й ті Книги, які велися до 16 липня 2021 року. Ніяких винятків законодавство не робить.
Правила обліку доходів підприємця
Доходи підприємця мають свої правила обліку:
●              дохід визнається за касовим методом. Це значить, що дохід визнається на дату фактичного надходження грошей або іншої оплати за відвантажені товари, виконані роботи (надані послуги). Це значить, що на дату підписання накладних або актів приймання-передачі виконаних робіт у ФОП доходу не виникає. Дохід буде визнаний тільки після отримання оплати підприємцем на розрахунковий рахунок та/або в касу для здійснення операцій з продажу продукції або товарів (надання робіт, послуг);
●              отримана попередня оплата (аванс) – це дохід. Це випливає з попереднього правила. Наприклад, сума попередньої оплати (авансів), що отримав ФОП у ІІІ кварталі 2022 р. за товари, роботи, послуги, які буде постачати (надавати) у ІV кварталі 2022 р. підлягає включенню до доходу ІІІ кварталу 2022 р.;
●              оплата може бути не тільки грошима, але й бартером. Це відрізняє загальну систему від спрощеної, де така форма оплати заборонена.
Правила обліку витрат підприємця
Витрати підприємця теж мають свої правила:
●              витрати документально підтверджені. Це стосується будь-яких витрат, починаючи від документів, що підтверджують закупівлю матеріалів, що були використані для виробництва проданої продукції, та закінчуючи нарахуванням заробітної плати чи амортизації основних засобів;
●              витрати визнаються, якщо оплачені. Це означає, що повинна бути не тільки накладна на придбані товари чи акт приймання-передачі щодо отриманих сторонніх послу (робіт), але й документи, які підтверджують їх оплату (платіжне доручення, квитанція до прибуткового касового ордеру, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі);
●              витрати мають бути пов’язані з отриманим доходом. Це означає, що поки не отримано дохід по операціях заради яких здійснювалися витрати, то й витрати не визнаються, навіть якщо вони уже були оплачені;
●              витрати мають бути у переліку витрат, визначеному п. 177.4 ПКУ.
!!! : лише при одночасному дотриманні всіх вищенаведених вимог ФОП може визнати витрати.
Виходить, що якщо підприємець придбав товар, то він не може показати витрати у разі, якщо він:
●              його ще не продав;
●              за нього ще не сплатив. 
Автомобілі у підприємців: ПДВ – ні, ПММ – так
Окрім заборони амортизації автомобілів ДПС неодноразово виступала проти права на податковий кредит з ПДВ у підприємців при придбанні автомобілів, так як автівки реєструються лише на юросіб або фізосіб. Наприклад, виграш податківцями у справі по фінансовому лізингу автомобіля у підприємця (постановою ВСУ від 17.12.2018 у справі № 810/1726/16). Окрема реєстрація на ФОП відсутня. Однак паливно-мастильні матеріали можна списувати у межах норм з належним документальним оформленням (від 02.10.2018 р. № 4265/Є/99-99-13-01-02-14/ІПК).
Чи можна визнати собівартість реалізованих товарів у день отримання будь-якого доходу
Якщо реалізація товарів відбувається постійно й вони однотипні, то дійсно важко відстежити, коли саме був придбаний реалізований товар й деякі підприємці списують придбаний і оплачений товар на витрати у будь-який день, коли була реалізація певних товарів.
На практиці так можна, так як не завжди взагалі є можливість точно відстежити партію походження проданого товару й ФОП взагалі не зобов’язані вести повноцінний бухгалтерський облік. Однак це не правильно. Якщо податковий інспектор при перевірці виявить невідповідність і зможе по документам це обґрунтувати, то штрафу не уникнути.
!!!: облік підприємця повинен давати змогу побачити з якої саме партії був реалізований товар.
Як заповнювати книгу обліку доходів і витрат на загальній системі
Основними правилами внесення записів до Книги є:
●              заповнюємо у гривнях з копійками;
●              усі записи мають бути документально підтверджені й ті документи слід також зберігати разом з Книгою 3 роки.
●              виправляємо можливі шляхом проведення нового запису, який треба засвідчити підписом підприємця. Це значить, що не можна закреслювати певну операцію. Треба внести в Книгу новий запис з датою помилки. Також бажано для податківців скласти бухгалтерську довідку, яка пояснює причини коригувального запису;
●              записи здійснюємо в день отримання доходу або понесення витрат. Винятком є оплата комунальних і подібних послуг. Якщо у якийсь день операцій не було, то заповнювати рядок на нього не потрібно;
●              записи вносимо загальною сумою за підсумками робочого дня;
●              після закінчення кожного, місяця, кварталу, року слід підбиваємо підсумки (вимоги зараз такої немає, але краще робимо);
●              у платників ПДВ до доходів і витрат не включаємо сума ПДВ. У неплатників сума сплаченого у товарах, роботах, послугах ПДВ входить до складу витрат.
Податківці вважають, що при оплаті платіжною карткою ФОП графу 2 книги обліку доходів і витрат заповнює за підсумками дня на підставі інформації у фіскальних чеках, тобто датою успішної авторизації картки покупця, а не за фактом надходження грошей на підприємницький рахунок (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.08).
Розмір комісії банку-екваєра включаєте до витрат (пп. 177.4.4 ПКУ) і відображаєте в графі 8. Документом, що підтверджує витрати, у цьому разі буде виписка.
Якщо не згодні з такою позицією податківців, можете звернутися за індивідуальною письмовою консультацією.

Декларація

Податкова декларація про майновий стан і доходи (далі – декларація) – це повна назва декларації, що пов’язана зі сплатою податку на доходи фізичних осіб та військового збору. Її подають такі фізособи:
●              звичайні громадяни, які не мають статусу підприємця, але отримали у звітному році певні види доходів, що підлягають обов’язковому декларуванню (перелік таких доходів – див. далі);
●              фізособи-підприємці (ФОП) загальної системи оподаткування (п. 177.5 ПКУ);
●              фізособи, які здійснюють незалежну професійну діяльність (п. 178.4 ПКУ);
●              фізособи-резиденти, які виїздять за кордон на постійне місце проживання (п. 179.3 ПКУ);
●              фізособи, які бажають отримати податкову знижку (п. 166.3 ПКУ);
●              фізособи-іноземці, які стали у звітному періоді резидентами України (пп. 170.10.4 ПКУ).
Декларація подається звичайними фізособами подається – до 01 травня (пп. 49.18.4 ПКУ), а ФОП загальної системи – впродовж 40 к. днів після закінчення року.
Декларація, окрім, основної форми, яка складається з 8 розділів, містить ще 3 додатки, які є складовою частиною Декларації :

Без додатків декларація не дійсна, їхній склад для всіх випадків різний. У типових ситуаціях це:
●              для звичайних громадян – може взагалі не бути додатків;
●              для громадян, які прагнуть податкову знижку, – тільки Додаток Ф3;
●              у ФОП загальної системи – Додаток Ф2 та Додаток ЄСВ 1. ФОП на загальній системі оподаткування, які протягом звітного року дохід від підприємницької діяльності не отримували, проте є обов’язок із подання Декларації з інших підстав, не подають Додаток ЄСВ 1 у складі Декларації. Якщо не було діяльності, але ЄСВ сплачувати – Додаток 1 – потрібно подавати.
●              Якщо декларація подається в паперовій формі, то пусті поля прокреслюються. При заповненні використовується тільки українська мова. Не повинно бути виправлень чи підчищень.
●              Заповнення здійснюється у гривнях з копійками
Заповнення Декларації розпочати із заповнення Додатків. Так, у разі отримання ФОП доходів лише від здійснення своєї підприємницької діяльності заповнюється Додаток Ф2. А у разі отримання інвестиційного доходу заповнюється Додаток Ф1.
Заповнення Додатку Ф2 до Декларації
Зазначимо, що Додаток Ф2 налічує 5 розділів, при цьому, розділи 4-5 заповнюють фізичні особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність.
Заповнення Додатку Ф2 розпочинається з заповнення загальних даних 
Далі переходимо до заповнення розділу І «Доходи від провадження господарської діяльності».
У даному розділі зазначаються вид економічної діяльності, що здійснює ФОП, КВЕД, сума одержаного доходу, вартість документально підтверджених витрат і сума чистого доходу
У розділі 2 Додатку Ф2 зазначаємо інформацію щодо нарахування амортизації, яка зазначена в гр. 8 розділу І
У розділі ІІІ відображаються податкові зобов’язання з ПДФО та військового збору. 
Обов’язково перевірте гр.1.5 сума ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету та гр. 2.3 сума військового збору, що підлягає сплаті до бюджету, оскільки ці суми будуть відображатися в Декларації.
Після того, як у Додатку Ф2 будуть заповнені всі необхідні розділи, обов’язково перевірте звіт, натиснувши «Перевірити»

Після заповнення інших розділів необхідно перевірити Декларацію.
У разі отримання статусу «Документ заповнений та не містить помилок» потрібно підписати Декларацію КЕП та відправити до контролюючого органу (у разі подання в електронному вигляді).
Особливості декларації про майновий стан і доходи ФОП
ФОП заповнюють та подають разом з декларацією Додаток Ф2 і Додаток ЄСВ 1. Однак поряд з доходами від підприємницької діяльності вони мають зазначати й інші доходи з джерел їх походження з України та іноземні доходи (п. 177.11 ПКУ). Наприклад, якщо ФОП одночасно з доходом від підприємницької діяльності отримує дохід у вигляді зарплати (перебуває десь у трудових відносинах), то він зобов’язаний зазначити суму зарплати та сплачених з неї податків у розділі ІІ декларації.
При заповненні Додатка Ф2 слід звернути увагу на те, що:
●              доходи подаються за кожним видом економічної діяльності (кодом КВЕД) у Додатку Ф2;
●              чистий оподатковуваний дохід рахується по кожному виду діяльності окремо (графа 9 розділу І Додатка Ф2). Якщо за певним видом діяльності виникає від’ємне значення, то графа 9 розділу І Додатка Ф2 у такому рядку прокреслюється;
●              якщо є доходи і витрати від реалізації власної сількогосподарської продукції, то їх слід з 01 січня 2022 року відображати роздільно від доходів і витрат від реалізації по іншим видам господарської діяльності;
●              при підрахунку підсумку за графою 9 розділу І (сума чистого оподатковуваного доходу) до уваги беруться лише позитивні значення. Це значить, що «мінус» по певному виду діяльності не зменшує загальний прибуток (чистий оподатковуваний дохід) ФОП. Про це неодноразово повідомляли податківці у своїх консультаціях, зокрема 104.09 ЗІР;
●              загальна сума податку зменшується на суму авансових платежів, що наводиться у ряд. 1.3 розділу ІІІ Додатка Ф2.
При заповненні Додатка ЄСВ 1 слід звернути увагу на те, що:
●              у графі 3 Додатка ЄСВ 1 наводиться фактична сума чистого доходу за відповідний місяць «за себе». Якщо такий дохід відсутній, то ставимо «нуль»;
●              сума ЄСВ до сплати не може бути меншою внеску з мінімальної бази нарахування ЄСВ (одна мінімальна зарплата) та не може бути більшою внеску з максимальної бази ЄСВ (15 мінімальних зарплат). Наприклад, за грудень 2021 року ЄСВ складає 1430-21450 грн. Якщо дохід за грудень був менший за мінімальну зарплату 6500 грн то мінімальна сума ЄСВ – 1430 грн (=6500×0,22);
●              якщо підприємець одночасно є найманим працівником, а ЄСВ за нього сплатив роботодавець, то ЄСВ «за себе» не нараховується. Виняток – якщо роботодавець сплатив ЄСВ менший, ніж мінімальний;
●              у місяці з нульовим доходом підприємець має право або не сплачувати ЄСВ взагалі, або самостійно визначити базу для нарахування ЄСВ;
●              графа 5 зі ставкою ЄСВ заповнюється завжди, навіть коли у графі 4 з сумою доходу стоїть «0,00».
Податківці інформують, якщо впродовж звітного періоду у ФОП-загальника взагалі не було доходів від підприємницької діяльності, то обов’язку подавати декларацію про майновий стан і доходи немає. АЛЕ рекомендуємо подати Декларацію з нульовими показниками.