Курс "Бухгалтер фоп"
КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ
Особливості системи
Приймаючи працівників на роботу, фізична особа — підприємець (далі — ФОП, підприємець) набуває статусу роботодавця.
Питання кадрової документації стосується усіх ФОП, які використовують найману працю.
Підсумовуючи попередній модуль, слід навести перелік основних кадрових документів, які мають бути у ФОПа-роботодавця. Серед них:
· примірник трудового договору;
· наказ про прийняття на роботу, про звільнення, про зміну умов та оплати праці тощо;
· правила внутрішнього трудового розпорядку;
· положення про оплату праці, у якому зазначено порядок і терміни виплати заробітної плати;
· положення про заохочення та преміювання;
· штатний розпис;
· посадові (робочі) інструкції;
· інструкції з охорони праці (за необхідності);
· табель обліку використання робочого часу;
· графік відпусток;
· повідомлення, заява й наказ про надання відпустки;
· відомість нарахування та виплати заробітної плати.
Перш ніж приймати нового співробітника нам потрібно зробити Наказ на штатний розпис та сам Штатний розпис
Штатний розпис ФОП
Штатний розпис - це дoкумент, що встановлює для дaного підприємства, установи, організації стpуктуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розпису містяться назви посад, чисельність пeрсоналу і оклади пo кожній посаді.
Саме штатний розпис дозволяє визначити перелік усіх посад та професій працівників, які необхідні роботодавцеві, у т.ч. вакантних посад, надає можливість обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників.
Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці у штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії). А прийняття на роботу працівників має відбуватися згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом
Зміст і порядок затвердження
Існує затверджена форма для бюджетних організації, проте її можна взяти за зразок і підприємствам (установам, організаціям) небюджетної сфери.
У штатному розписі вказують:
· № з/п структурного підрозділу. Посади окремо у штатному розділі не нумерують;
· назву структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури підприємства (наприклад, «Адміністративно-господарський відділ», «Фінансовий відділ», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Відділ маркетингу»);
· назву посади та код відповідно до Класифікатора професій, у т.ч. щодо основних працівників, сумісників, а також щодо вакантних посад. Зверніть увагу: неправильна назва посади або неправильний код у штатному розписі зумовить неправильні записи в документах під час прийняття на роботу працівників (у наказі про прийняття на роботу, в особовій картці працівника (форма № П-2), у звітності щодо ЄСВ (додаток 5 до Розрахунку), у статистичній звітності тощо;
· кількість штатних посад за кожною посадою окремо або за групою штатних одиниць;
· посадовий оклад (тарифна ставку), надбавки й доплати. Зверніть увагу: ці показники не встановлюють у штатному розписі, а вказують на підставі колективного договору, трудових договорів, положення про оплату праці, інших локальних документів. Для працівників із відрядною системою оплати праці можна не зазначати розмір їх оплати праці, а фіксувати кількість штатних одиниць (див. лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284). Розміри надбавок і доплат указують у тому разі, коли вони мають постійний характер;
· фонд заробітної плати на місяць — з урахуванням суми посадового окладу (тарифної ставки) і надбавок та доплат для кожної посади чи групи штатних одиниць працівників за відповідною посадою.
У рядку «Разом по підприємству» указують загальний показник відповідної графи.
Під час розроблення штатного розпису потрібно зважати на:
· вимоги нормативно-правових актів — КЗпП, Закону про оплату праці, Класифікатора професій тощо;
· локальні документи роботодавця — колективний договір, структуру й чисельність (якщо вона окремо затверджена), положення про оплату праці, посадові інструкції, інші документи.
У штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками (див. лист Мінсоцполітики України від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).
Штатний розпис затверджується власником або вповноваженим ним органом до початку календарного року.
Затверджують штатний розпис у процесі створення, а потім, як правило, на кожен наступний рік — навіть, якщо жодних змін не вносили. Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його перезатверджують у новій редакції і наказом про штатний розпис визнають попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.
Зміни до штатного розпису
За потреби протягом року до штатного розпису можна вносити зміни — скажімо, у зв’язку з уведенням чи скороченням штатних одиниць, назв посад, розмірів посадових окладів тощо.
Зміни до штатного розпису вносять наказом роботодавця із зазначенням причини їх унесення.
Набрання чинності оновленим штатним розписом має відбуватися в такі строки, аби були дотримані вимоги ст. 32 КЗпП щодо попередження працівника не пізніше ніж за 2 місяці в разі зміни істотних умов праці, зокрема, системи та розміру оплати праці, зміни розрядів і найменування посад тощо.
Зміна істотних умов праці - зміна систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших (частина третя статті 32 КЗпП України). Перелік істотних умов праці, передбачений у частині третій статті 32 КЗпП України, не є вичерпним і може доповнюватися стосовно кожного конкретного випадку. До істотних умов праці, крім перелічених, з урахуванням інтересів конкретних працівників можна віднести також встановлення або скасування деяких додаткових елементів у трудовій функції, якщо основна трудова функція при цьому не змінюється, відбуваються збільшення або зменшення обсягу роботи, ступеня самостійності і відповідальності працівника, ступеня шкідливості роботи, перехід з індивідуальної на колективну організацію праці і навпаки та створюються інші умови, що характеризують трудовий процес.
Обов’язково потрібно зазначати в наказах дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата наказу не завжди зумовлює чинність змін. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай набрання чинності змінами визначають із початку календарного місяця.
Особливу увагу до штатного розпису виявляє і Держпраці під час перевірок і в разі відсутності штатного розпису може застосувати штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). А Мінсоцполітики в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 категорично наголошувало, що за умови відсутності штатного розпису роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу від 30 дo 100 НМДГ (від 510 до 1700 гpн).
Припустімо, ви плануєте встановити різні оклади працівникам, що обіймають однакові посади. У такому разі насамперед потрібно звернути увагу, чи збігається у них коло посадових обов'язків. Якщо збігається, то встановлення різних окладів буде порушенням законодавства про працю, за що працедавцеві загрожує штраф у розмірі мінімальної зарплати (абзац шостий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Крім того, за порушення вимог законодавства про працю передбачено адмінштраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн.). Такі санкції прописано в ч. 1 ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X. Тобто якщо працівники, які обіймають однакові посади, зазначені в одному рядку штатного розкладу (наприклад, економіст – 2 одиниці), то встановлення їм різних окладів вважається порушенням, що тягне за собою фінансову й адміністративну відповідальність. Ситуацію не врятує навіть установлення у штатному розписі вилки окладів за посадою (наприклад, 5–10 тис. грн.). Річ у тім, що подібний запис уже сам собою має дискримінаційний характер. Адже, як ми вже зазначали, однакові посади мають однакові посадові обов'язки. Отже, і оплата має бути однаковою. Тому у штатному розписі не можна зазначати вилки окладів, а якщо це зроблено, то працівники, що обіймають ту чи іншу посаду, все одно повинні отримувати однакову винагороду за працю.
Наприклад, якщо набір тих обов'язків, які має виконувати працівник, зафіксовано не в посадовій інструкції, а в трудовому договорі, укладеному в письмовій формі з кожним окремим працівником. Або ж працівники з однаковими посадами працюють в різних структурних підрозділах і їхня робота регламентована різними посадовими інструкціями. На думку автора, порушення не буде, якщо у штатному розписі таких працівників зазначено в різних рядках (ще краще, якщо в різних підрозділах). Тоді формально ми маємо справу із двома різними посадами, а значить, і з двома різними наборами обов'язків. Хоча це може викликати нарікання з боку Держпраці. Тому краще зробити так, щоб посади працівників, які мають різні обов'язки, іменувалися також по-різному. Наприклад, можна запровадити рівні (економіст, провідний економіст, старший економіст тощо), класи (водій автотранспортних засобів I класу, водій автотранспортних засобів II класу), розряди або розширити назви посад термінами і словами, що уточнюють місце роботи, виконувану роботу, сферу діяльності (юрисконсульт з укладення договорів, юрисконсульт із представлення інтересів у суді тощо). Звісно, у такому разі необхідно внести зміни до штатного розпису, а також робити відповідні записи і в трудовій книжці, і в особовій картці працівника
У разі однакових посадових обов'язків відмінності мають бути закладені не в оклад, а в різні додаткові виплати (доплати, надбавки, гарантійні та компенсаційні виплати, інші заохочувальні і компенсаційні виплати). В іншому разі зарплата повинна бути однакова.
Заява про прийом на роботу. В документі, як правило, зазначається наступна інформація: назва посади, дата прийняття, оклад, строк (у випадку строкового трудового договору), термін випробування (якщо про такий домовились обидві сторони), режим робочого часу (якщо передбачається неповний робочий час або індивідуальний режим роботи, інформацію про це треба вказати), можливість та умови роботи за сумісництвом (якщо працевлаштовується сумісник). Після ухвалення заяви керівником підприємства (накладання резолюції та підпис) може видаватись наказ про прийняття на роботу.
До трудового договору слід включити наступні умови: реквізити сторін, строк договору, обов’язки працівника та роботодавця, робочий час та час віпочинку, вихідні дні, тривалість щорічної оплачуваної відпустки, набпання чинності договору, порядок вирішення спорів, оподаткування заробітної плати тощо, кількість примірників, підписи сторін, дата.
Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років. Для зберігання трудових договорів працівників має бути сформовано окрему справу, теку наприклад «Трудові договори працівників».
Наказ про прийняття на роботу може бути оформлено одним зі способів:
· за типовою формою № П-1;
· на спеціальному бланку (так званому бланку наказів);
· на загальному бланку організації.
Наказ про прийняття на роботу за типовою формою має містити наступні реквізити та інформацію про умови прийняття працівника на роботу:
· Дата видання розпорядження (число, місяць, рік);
· ПІБ працівника та дата його фактичного виходу на роботу;
· Назва посади, на яку приймається фахівець;
· Назва структурного підрозділу підприємства, куди приймається працівник (якщо передбачені підрозділи);
· Умови прийняття на роботу (на конкурсній основі, зі строком випробування, за результатом успішного стажування, на період відсутності основного працівника тощо);
· Умови роботи (основна чи за сумісництвом, яка тривалість робочого дня чи тижня, повний чи неповний робочий час тощо);
· Посадовий оклад (тарифна ставка);
· Розмір надбавок та доплат (якщо такі передбачені);
У разі оформлення наказу за формою, відмінною від типової (на спеціальному чи загальному бланку), важливо зберегти всі показники, необхідність яких передбачена типовою формою. Дуже важливо, щоб у Наказі була вказана підстава прийму на роботу, якою є підписаний трудовий договір.
Журнал реєстрації наказів
Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон.
Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до ст. 16-б Переліку № 578.
До журналу наказів тривалого зберігання мають вноситись відомості щодо таких наказів:
- про прийняття на роботу;
- про переведення на іншу посаду;
- про встановлення/скасування суміщення професій (посад);
- про звільнення;
- про підвищення кваліфікації працівника;
- про присвоєння звання (чину, підвищення рангу, категорії, розряду);
- про зміни біографічних даних (зміна прізвища, ім’я, по-батькові);
- про заохочення (нагородження, преміювання - надбавки, доплати, факти надання матеріальної допомоги);
- про затвердження та внесення змін до штатного розпису;
- про надання відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, догляду за дитиною до досягнення нею 6 років, відпусток без збереження заробітної плати, про надання відпусток та відряджень для осіб, які працюють у важких, шкідливих та небезпечних умовах праці.
Такі накази зберігаються 75 років
Бланк журналу реєстрації трудових договорів для ФОПа може мати такі графи: реєстраційний номер; дата реєстрації трудового договору; дата і номер наказу про прийняття на роботу; дата і підпис працівника про одержання примірника трудового договору; дата і номер додаткової угоди про зміни та доповнення до трудового договору; дата і номер наказу про припинення трудового договору; примітки.
Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації
Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144, діє з 01 вересня 2021 року (далі — ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.
Обов’язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.
Пра́вила вну́трішнього трудово́го розпоря́дку (ПВТР) — це локальний нормативний документ, який регламентує організацію праці, встановлює режим робочого дня та відпочинку, визначає обов'язки роботодавців і працівників.
Правила внутрішнього трудового розпорядку конкретного роботодавця розробляються на підставі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213, які є чинними.
Якщо не буде ПВТР, це може призвести до:
— накладання штрафу за порушення вимог трудового законодавства (ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення);
— порушення працівниками трудової дисципліни.
За відсутності ПВТР працівник у відповідь на заявлені до нього претензії може сказати: не знав, бо його не ознайомили з вимогами до трудового розпорядку. Звільнити його за порушення трудової дисципліни теж проблематично: цілком імовірно, що суд поновить його на роботі. Тобто без ПВТР вплинути на несумлінних працівників майже неможливо.
Що передбачаємо у ПВТР :
- загальні положення (поняття, мета та застосування ПВТР, на кого вони поширюються та іншу загальну інформацію).
- основні обов'язки працівників*.
- робочий час і час відпочинку.
-час початку і закінчення роботи, а також час закінчення роботи у передсвяткові та передвихідні дні.
- час, наданий для відпочинку і харчування.
- порядок видання розпоряджень щодо роботи.
- порядок ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці і пожежної безпеки.
- види заохочень за успіхи в роботі та відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни (перелік порушень, за які передбачено дисциплінарні стягнення, та порядок їх застосування).
- основні обов'язки роботодавця.
-соціальні гарантії та компенсації.
Звичайно, постане запитання: «А навіщо нам у ПВТР писати про обов'язки, якщо на це є посадова інструкція?». У ПВТР ми відображаємо інші обов'язки, ніж ті, що передбачено у посадовій інструкції. Наприклад: про утримання робочого місця в чистоті; паління у спеціально відведених для цього місцях; дотримання корпоративних вимог компанії та рекомендацій щодо вимог до ділового стилю; користування мережею Iнтернет з особистих питань працівника.
ПВТР не можуть містити умов, які погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством, бо в такому випадку вважатимуться недійсними.
Затверджуємо ПВТР та ознайомлюємо працівників.
Особова картка — основний обліковий документ працівника. Роботодавець обліковує особовий склад підприємства за допомогою картотеки особових карток. Оформлюйте особову картку працівника за унормованою формою — типовою формою П-2.
Особові картки оформлюйте на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами незалежно від строку трудового договору і форми працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво), постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу, тобто особова картка має бути у кожного працівника! А якщо працівник працює на підприємстві і за основним місцем роботи, і за внутрішнім сумісництвом, то потрібно оформити для нього дві особові картки — за кожним місцем роботи окремо. Оформити нову особову картку П-2 потрібно й на працівника, повторно прийнятого на підприємство.
Законодавство не забороняє роботодавцю вести особові картки П-2 в електронному вигляді. Однак реквізити типової форми П-2 передбачають, що працівник має проставити в картці П-2 особистий підпис — так він засвідчує ознайомлення із записами в трудовій книжці про прийняття, переведення, звільнення, отримання трудової книжки при звільненні.
Ви можете первинно оформити особову картку П-2 на комп’ютері або сформувати її за допомогою системи електронного документообігу (приміром, 1С).
Коли не потрібно оформлювати картку П-2
Коли берете практикантів на практику — учнів ПТУ, студентів вишів. Коли людина виконує для вас роботу чи надає послуги за договором підряду (цивільно-правовим договором, ЦПД). Ба більше, такі старання — штрафонебезпечні. Картка П-2 на виконавця робіт за ЦПД може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ, а отже спричинити штраф у 30 МЗП (ст. 265 КЗпП).
Оформлення особової картки П-2 при прийнятті на роботу
Укажіть дату заповнення особової картки, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).
Відтак заповніть розділи:
І. Загальні відомості.
ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.
ІІІ. Призначення та переведення.
ІV. Додаткові відомості — за потреби.
Маємо ознайомити працівника із записом про прийняття, що внесли до трудової книжки, під підпис в особовій картці. Трудову книжку кадровик має оформити упродовж 5 днів після дати прийняття. Щоб дотримати норми про ознайомлення із записом, дотримуйте такого ж строку і для оформлення картки П-2.
Питання кадрової документації стосується усіх ФОП, які використовують найману працю.
Підсумовуючи попередній модуль, слід навести перелік основних кадрових документів, які мають бути у ФОПа-роботодавця. Серед них:
· примірник трудового договору;
· наказ про прийняття на роботу, про звільнення, про зміну умов та оплати праці тощо;
· правила внутрішнього трудового розпорядку;
· положення про оплату праці, у якому зазначено порядок і терміни виплати заробітної плати;
· положення про заохочення та преміювання;
· штатний розпис;
· посадові (робочі) інструкції;
· інструкції з охорони праці (за необхідності);
· табель обліку використання робочого часу;
· графік відпусток;
· повідомлення, заява й наказ про надання відпустки;
· відомість нарахування та виплати заробітної плати.
Перш ніж приймати нового співробітника нам потрібно зробити Наказ на штатний розпис та сам Штатний розпис
Штатний розпис ФОП
Штатний розпис - це дoкумент, що встановлює для дaного підприємства, установи, організації стpуктуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розпису містяться назви посад, чисельність пeрсоналу і оклади пo кожній посаді.
Саме штатний розпис дозволяє визначити перелік усіх посад та професій працівників, які необхідні роботодавцеві, у т.ч. вакантних посад, надає можливість обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників.
Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці у штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії). А прийняття на роботу працівників має відбуватися згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом
Зміст і порядок затвердження
Існує затверджена форма для бюджетних організації, проте її можна взяти за зразок і підприємствам (установам, організаціям) небюджетної сфери.
У штатному розписі вказують:
· № з/п структурного підрозділу. Посади окремо у штатному розділі не нумерують;
· назву структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури підприємства (наприклад, «Адміністративно-господарський відділ», «Фінансовий відділ», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Відділ маркетингу»);
· назву посади та код відповідно до Класифікатора професій, у т.ч. щодо основних працівників, сумісників, а також щодо вакантних посад. Зверніть увагу: неправильна назва посади або неправильний код у штатному розписі зумовить неправильні записи в документах під час прийняття на роботу працівників (у наказі про прийняття на роботу, в особовій картці працівника (форма № П-2), у звітності щодо ЄСВ (додаток 5 до Розрахунку), у статистичній звітності тощо;
· кількість штатних посад за кожною посадою окремо або за групою штатних одиниць;
· посадовий оклад (тарифна ставку), надбавки й доплати. Зверніть увагу: ці показники не встановлюють у штатному розписі, а вказують на підставі колективного договору, трудових договорів, положення про оплату праці, інших локальних документів. Для працівників із відрядною системою оплати праці можна не зазначати розмір їх оплати праці, а фіксувати кількість штатних одиниць (див. лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284). Розміри надбавок і доплат указують у тому разі, коли вони мають постійний характер;
· фонд заробітної плати на місяць — з урахуванням суми посадового окладу (тарифної ставки) і надбавок та доплат для кожної посади чи групи штатних одиниць працівників за відповідною посадою.
У рядку «Разом по підприємству» указують загальний показник відповідної графи.
Під час розроблення штатного розпису потрібно зважати на:
· вимоги нормативно-правових актів — КЗпП, Закону про оплату праці, Класифікатора професій тощо;
· локальні документи роботодавця — колективний договір, структуру й чисельність (якщо вона окремо затверджена), положення про оплату праці, посадові інструкції, інші документи.
У штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками (див. лист Мінсоцполітики України від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).
Штатний розпис затверджується власником або вповноваженим ним органом до початку календарного року.
Затверджують штатний розпис у процесі створення, а потім, як правило, на кожен наступний рік — навіть, якщо жодних змін не вносили. Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його перезатверджують у новій редакції і наказом про штатний розпис визнають попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.
Зміни до штатного розпису
За потреби протягом року до штатного розпису можна вносити зміни — скажімо, у зв’язку з уведенням чи скороченням штатних одиниць, назв посад, розмірів посадових окладів тощо.
Зміни до штатного розпису вносять наказом роботодавця із зазначенням причини їх унесення.
Набрання чинності оновленим штатним розписом має відбуватися в такі строки, аби були дотримані вимоги ст. 32 КЗпП щодо попередження працівника не пізніше ніж за 2 місяці в разі зміни істотних умов праці, зокрема, системи та розміру оплати праці, зміни розрядів і найменування посад тощо.
Зміна істотних умов праці - зміна систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших (частина третя статті 32 КЗпП України). Перелік істотних умов праці, передбачений у частині третій статті 32 КЗпП України, не є вичерпним і може доповнюватися стосовно кожного конкретного випадку. До істотних умов праці, крім перелічених, з урахуванням інтересів конкретних працівників можна віднести також встановлення або скасування деяких додаткових елементів у трудовій функції, якщо основна трудова функція при цьому не змінюється, відбуваються збільшення або зменшення обсягу роботи, ступеня самостійності і відповідальності працівника, ступеня шкідливості роботи, перехід з індивідуальної на колективну організацію праці і навпаки та створюються інші умови, що характеризують трудовий процес.
Обов’язково потрібно зазначати в наказах дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата наказу не завжди зумовлює чинність змін. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай набрання чинності змінами визначають із початку календарного місяця.
Особливу увагу до штатного розпису виявляє і Держпраці під час перевірок і в разі відсутності штатного розпису може застосувати штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). А Мінсоцполітики в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 категорично наголошувало, що за умови відсутності штатного розпису роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу від 30 дo 100 НМДГ (від 510 до 1700 гpн).
Припустімо, ви плануєте встановити різні оклади працівникам, що обіймають однакові посади. У такому разі насамперед потрібно звернути увагу, чи збігається у них коло посадових обов'язків. Якщо збігається, то встановлення різних окладів буде порушенням законодавства про працю, за що працедавцеві загрожує штраф у розмірі мінімальної зарплати (абзац шостий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Крім того, за порушення вимог законодавства про працю передбачено адмінштраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн.). Такі санкції прописано в ч. 1 ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X. Тобто якщо працівники, які обіймають однакові посади, зазначені в одному рядку штатного розкладу (наприклад, економіст – 2 одиниці), то встановлення їм різних окладів вважається порушенням, що тягне за собою фінансову й адміністративну відповідальність. Ситуацію не врятує навіть установлення у штатному розписі вилки окладів за посадою (наприклад, 5–10 тис. грн.). Річ у тім, що подібний запис уже сам собою має дискримінаційний характер. Адже, як ми вже зазначали, однакові посади мають однакові посадові обов'язки. Отже, і оплата має бути однаковою. Тому у штатному розписі не можна зазначати вилки окладів, а якщо це зроблено, то працівники, що обіймають ту чи іншу посаду, все одно повинні отримувати однакову винагороду за працю.
Наприклад, якщо набір тих обов'язків, які має виконувати працівник, зафіксовано не в посадовій інструкції, а в трудовому договорі, укладеному в письмовій формі з кожним окремим працівником. Або ж працівники з однаковими посадами працюють в різних структурних підрозділах і їхня робота регламентована різними посадовими інструкціями. На думку автора, порушення не буде, якщо у штатному розписі таких працівників зазначено в різних рядках (ще краще, якщо в різних підрозділах). Тоді формально ми маємо справу із двома різними посадами, а значить, і з двома різними наборами обов'язків. Хоча це може викликати нарікання з боку Держпраці. Тому краще зробити так, щоб посади працівників, які мають різні обов'язки, іменувалися також по-різному. Наприклад, можна запровадити рівні (економіст, провідний економіст, старший економіст тощо), класи (водій автотранспортних засобів I класу, водій автотранспортних засобів II класу), розряди або розширити назви посад термінами і словами, що уточнюють місце роботи, виконувану роботу, сферу діяльності (юрисконсульт з укладення договорів, юрисконсульт із представлення інтересів у суді тощо). Звісно, у такому разі необхідно внести зміни до штатного розпису, а також робити відповідні записи і в трудовій книжці, і в особовій картці працівника
У разі однакових посадових обов'язків відмінності мають бути закладені не в оклад, а в різні додаткові виплати (доплати, надбавки, гарантійні та компенсаційні виплати, інші заохочувальні і компенсаційні виплати). В іншому разі зарплата повинна бути однакова.
Заява про прийом на роботу. В документі, як правило, зазначається наступна інформація: назва посади, дата прийняття, оклад, строк (у випадку строкового трудового договору), термін випробування (якщо про такий домовились обидві сторони), режим робочого часу (якщо передбачається неповний робочий час або індивідуальний режим роботи, інформацію про це треба вказати), можливість та умови роботи за сумісництвом (якщо працевлаштовується сумісник). Після ухвалення заяви керівником підприємства (накладання резолюції та підпис) може видаватись наказ про прийняття на роботу.
До трудового договору слід включити наступні умови: реквізити сторін, строк договору, обов’язки працівника та роботодавця, робочий час та час віпочинку, вихідні дні, тривалість щорічної оплачуваної відпустки, набпання чинності договору, порядок вирішення спорів, оподаткування заробітної плати тощо, кількість примірників, підписи сторін, дата.
Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років. Для зберігання трудових договорів працівників має бути сформовано окрему справу, теку наприклад «Трудові договори працівників».
Наказ про прийняття на роботу може бути оформлено одним зі способів:
· за типовою формою № П-1;
· на спеціальному бланку (так званому бланку наказів);
· на загальному бланку організації.
Наказ про прийняття на роботу за типовою формою має містити наступні реквізити та інформацію про умови прийняття працівника на роботу:
· Дата видання розпорядження (число, місяць, рік);
· ПІБ працівника та дата його фактичного виходу на роботу;
· Назва посади, на яку приймається фахівець;
· Назва структурного підрозділу підприємства, куди приймається працівник (якщо передбачені підрозділи);
· Умови прийняття на роботу (на конкурсній основі, зі строком випробування, за результатом успішного стажування, на період відсутності основного працівника тощо);
· Умови роботи (основна чи за сумісництвом, яка тривалість робочого дня чи тижня, повний чи неповний робочий час тощо);
· Посадовий оклад (тарифна ставка);
· Розмір надбавок та доплат (якщо такі передбачені);
У разі оформлення наказу за формою, відмінною від типової (на спеціальному чи загальному бланку), важливо зберегти всі показники, необхідність яких передбачена типовою формою. Дуже важливо, щоб у Наказі була вказана підстава прийму на роботу, якою є підписаний трудовий договір.
Журнал реєстрації наказів
Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон.
Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до ст. 16-б Переліку № 578.
До журналу наказів тривалого зберігання мають вноситись відомості щодо таких наказів:
- про прийняття на роботу;
- про переведення на іншу посаду;
- про встановлення/скасування суміщення професій (посад);
- про звільнення;
- про підвищення кваліфікації працівника;
- про присвоєння звання (чину, підвищення рангу, категорії, розряду);
- про зміни біографічних даних (зміна прізвища, ім’я, по-батькові);
- про заохочення (нагородження, преміювання - надбавки, доплати, факти надання матеріальної допомоги);
- про затвердження та внесення змін до штатного розпису;
- про надання відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, догляду за дитиною до досягнення нею 6 років, відпусток без збереження заробітної плати, про надання відпусток та відряджень для осіб, які працюють у важких, шкідливих та небезпечних умовах праці.
Такі накази зберігаються 75 років
Бланк журналу реєстрації трудових договорів для ФОПа може мати такі графи: реєстраційний номер; дата реєстрації трудового договору; дата і номер наказу про прийняття на роботу; дата і підпис працівника про одержання примірника трудового договору; дата і номер додаткової угоди про зміни та доповнення до трудового договору; дата і номер наказу про припинення трудового договору; примітки.
Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації
Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144, діє з 01 вересня 2021 року (далі — ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.
Обов’язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.
Пра́вила вну́трішнього трудово́го розпоря́дку (ПВТР) — це локальний нормативний документ, який регламентує організацію праці, встановлює режим робочого дня та відпочинку, визначає обов'язки роботодавців і працівників.
Правила внутрішнього трудового розпорядку конкретного роботодавця розробляються на підставі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213, які є чинними.
Якщо не буде ПВТР, це може призвести до:
— накладання штрафу за порушення вимог трудового законодавства (ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення);
— порушення працівниками трудової дисципліни.
За відсутності ПВТР працівник у відповідь на заявлені до нього претензії може сказати: не знав, бо його не ознайомили з вимогами до трудового розпорядку. Звільнити його за порушення трудової дисципліни теж проблематично: цілком імовірно, що суд поновить його на роботі. Тобто без ПВТР вплинути на несумлінних працівників майже неможливо.
Що передбачаємо у ПВТР :
- загальні положення (поняття, мета та застосування ПВТР, на кого вони поширюються та іншу загальну інформацію).
- основні обов'язки працівників*.
- робочий час і час відпочинку.
-час початку і закінчення роботи, а також час закінчення роботи у передсвяткові та передвихідні дні.
- час, наданий для відпочинку і харчування.
- порядок видання розпоряджень щодо роботи.
- порядок ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці і пожежної безпеки.
- види заохочень за успіхи в роботі та відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни (перелік порушень, за які передбачено дисциплінарні стягнення, та порядок їх застосування).
- основні обов'язки роботодавця.
-соціальні гарантії та компенсації.
Звичайно, постане запитання: «А навіщо нам у ПВТР писати про обов'язки, якщо на це є посадова інструкція?». У ПВТР ми відображаємо інші обов'язки, ніж ті, що передбачено у посадовій інструкції. Наприклад: про утримання робочого місця в чистоті; паління у спеціально відведених для цього місцях; дотримання корпоративних вимог компанії та рекомендацій щодо вимог до ділового стилю; користування мережею Iнтернет з особистих питань працівника.
ПВТР не можуть містити умов, які погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством, бо в такому випадку вважатимуться недійсними.
Затверджуємо ПВТР та ознайомлюємо працівників.
Особова картка — основний обліковий документ працівника. Роботодавець обліковує особовий склад підприємства за допомогою картотеки особових карток. Оформлюйте особову картку працівника за унормованою формою — типовою формою П-2.
Особові картки оформлюйте на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами незалежно від строку трудового договору і форми працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво), постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу, тобто особова картка має бути у кожного працівника! А якщо працівник працює на підприємстві і за основним місцем роботи, і за внутрішнім сумісництвом, то потрібно оформити для нього дві особові картки — за кожним місцем роботи окремо. Оформити нову особову картку П-2 потрібно й на працівника, повторно прийнятого на підприємство.
Законодавство не забороняє роботодавцю вести особові картки П-2 в електронному вигляді. Однак реквізити типової форми П-2 передбачають, що працівник має проставити в картці П-2 особистий підпис — так він засвідчує ознайомлення із записами в трудовій книжці про прийняття, переведення, звільнення, отримання трудової книжки при звільненні.
Ви можете первинно оформити особову картку П-2 на комп’ютері або сформувати її за допомогою системи електронного документообігу (приміром, 1С).
Коли не потрібно оформлювати картку П-2
Коли берете практикантів на практику — учнів ПТУ, студентів вишів. Коли людина виконує для вас роботу чи надає послуги за договором підряду (цивільно-правовим договором, ЦПД). Ба більше, такі старання — штрафонебезпечні. Картка П-2 на виконавця робіт за ЦПД може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ, а отже спричинити штраф у 30 МЗП (ст. 265 КЗпП).
Оформлення особової картки П-2 при прийнятті на роботу
Укажіть дату заповнення особової картки, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).
Відтак заповніть розділи:
І. Загальні відомості.
ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.
ІІІ. Призначення та переведення.
ІV. Додаткові відомості — за потреби.
Маємо ознайомити працівника із записом про прийняття, що внесли до трудової книжки, під підпис в особовій картці. Трудову книжку кадровик має оформити упродовж 5 днів після дати прийняття. Щоб дотримати норми про ознайомлення із записом, дотримуйте такого ж строку і для оформлення картки П-2.
Генеральний штаб Збройних Сил України у листі від 27 вересня 2017 року № 321/5989 на запитання: чи дійсно фізичні особи — підприємці не ведуть військового обліку, відповів: призовників і військовозобов’язаних потрібно обліковувати за місцем роботи на усіх підприємствах, незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
Ще Генштаб зазначив: «Згідно з пунктом 5 статті 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних за місцем їх роботи або навчання покладається на керівників підприємств, установ, організацій і навчальних закладів незалежно від підпорядкування і форм власності — у тому числі на громадян-підприємців та інших самозайнятих осіб».
Однак ані в п. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25 березня 1992 року № 2232-XII (далі — Закон № 2232), ані в Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 грудня 2016 року № 921 (далі — Порядок № 921), нічого не говориться про роботодавців-підприємців та самозайнятих осіб. Тобто в чинному законодавстві йдеться лише про юросіб.
Таким чином, з одного боку Генштаб наполягає на тому, що ФОП повинні вести військовий облік, а з іншого — це не передбачено Законом № 2232 (ч. 7 ст. 1) і Порядком № 921 (п. 1).
Однак слід розуміти, що військові комісаріати розглядають справи про адміністративні правопорушення. Натомість питання ведення військового обліку підприємцями спірне і є ймовірність, що все-таки за його неведення можуть притягнути до адміністративної відповідальності.
Таким чином, з огляду на наявність штрафів і неоднозначність ситуації, підприємцеві потрібно самостійно вирішити: вести військовий облік чи ні.
Як відобразити звільнення в особовій картці П-2
Унесіть запис до графи «Дата і причина звільнення (підстава)». Відтак вкажіть свою посаду, проставте підпис, ініціали, прізвище.
Ознайомте працівника із записом про звільнення в трудовій книжці. Запропонуйте засвідчити ознайомлення підписом в картці П-2. Для цього передбачена спеціальна графа – відомості в ній можуть з’явитися лише у разі звільнення.
Попросіть працівника позначити в П-2, що він отримав трудову книжку при звільненні. Окремої графи для цього в П-2 немає, але Інструкція про порядок ведення трудових книжок скеровує, що працівник засвідчує отримання трудової книжки підписом в особовій картці.
Якщо не ведете картотеку П-2 — наражаєтеся на штрафи
Підприємство сплатить штраф у розмірі мінімальної зарплати, а особу, винну в тому, що облік персоналу не ведеться належним чином, — можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Адміністративний штраф коливатиметься від 510 до 1700 грн. Варто знати, що рішення про притягнення до адмінвідповідальності приймає винятково суд.
Трудові книжки працівників, які працюють у підприємця, зберігаються безпосередньо в самих працівників. Це прямо зазначено в п. 2.21-1 Інструкції № 58. Тобто підприємець не повинен зберігати їх у себе
Табель обліку робочого часу необхідний:
· щоб правильно визначити розмір заробітної плати, адже за ним ведеться облік виконаної роботи, особливо, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу;
· для ведення обліку робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, відпустку тощо, або ж навпаки працювати надурочно. Так ведеться облік робочого часу та контроль за додержання його місячної норми;
· якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу. Це важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.
На сьогодні чинною є типова форма табеля № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Вона має рекомендаційний характер.
Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Помилки в табелі — порушення статті 30 Закону про оплату праці. За таке порушення доведеться відповідати як роботодавцю, так і працівнику, через якого сталося порушення (ст. 265 КЗпП, ст. 31 КпАП).
Як заповнювати табель обліку робочого часу
Облік використання робочого часу здійснюється за кожний робочий день (зміну) в табелі обліку робочого часу, який відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу. Кількість відпрацьованого часу слід заповнювати у годинах, за необхідності одночасно табель робочого часу можна заповнювати і в днях.
Відмітки у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи мають здійснюватись лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад, лікарняного, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день тощо.
Для заповнення табеля обліку робочого часу за кожний день у ньому є два рядки:
· перший — для запису кількості відпрацьованих годин,
· другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.
Заповнення табелю робочого часу у вихідні, святкові та неробочі дні
Для відображення у табелі вихідних, святкових та неробочих днів можливо використовувати довільні умовні позначення, крім тих, що вже передбачені у типовій формі № П-5.
Робота у вихідні, святкові та неробочі дні відображається за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначаються у табелі буквеним кодом «РВ» або цифровим кодом «06».
Кадрове оформлення звільнення:
· Заява від співробітника
· Наказ про звільнення
· Розрахунок ЗП за відпрацьований період
· Компенсація відпустки. Розрахунок її залишаємо так само в своїх документах
Звільнення працівників
Ініціатором звільнення може бути як працівник, так і підприємець. Трудові договори можуть розривати:
· з ініціативи працівника;
· з ініціативи роботодавця;
· за угодою сторін.
Розглянемо найбільш поширені підстави розірвання трудового договору з працівниками.
Звільнення в зв'язку з закінченням терміну трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП)
Якщо з працівником укладений строковий трудовий договір, то після закінчення зазначеного терміну працівник звільняється на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП.
В цьому випадку в графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Звільнено у зв'язку із закінченням строку трудового договору, п. 2 ст. 36 КЗпП ".
Також строковий трудовий договір може бути розірваний до закінчення його терміну з ініціативи працівника (ст. 39 КЗпП).
Це можливо: в разі хвороби або інвалідності працівника, що перешкоджають виконанню робіт
Розірвання строкового трудового договору з ініціативи працівника (ст. 39 КЗпП)
Строковий трудовий договір підлягає достроковому розірванню на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за таким договором.
Також працівник має право вимагати розірвання трудового договору за ст. 39 КЗпП, якщо роботодавець не виконує норми трудового законодавства, порушує умови трудового договору.
Порушеннями з боку роботодавця є:
· виплата заробітної плати один раз на місяць;
· несвоєчасна виплата зарплати, в тому числі якщо інтервал між виплатами за першу і другу половину місяця становить понад 16 календарних днів;
· виплата заробітної плати не в повному обсязі;
· ненадання щорічної відпустки і т. д.
· Звільнення за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)
Якщо працівник хоче звільнитися за власним бажанням, він повинен повідомити про це підприємця за два тижні шляхом подання письмової заяви.
· Без попередження за два тижні працівник може звільнитися за наявності таких поважних причин, визначених ст. 38 КЗпП
а саме при:
· неможливості продовжувати роботу в зв'язку з переїздом на нове місце проживання;
· переведенні чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
· вступі до навчального закладу;
· неможливості проживання в даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
· вагітності;
· догляді за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом;
· догляді за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи;
· виході на пенсію;
· прийомі на роботу за конкурсом.
Звільнення з ініціативи роботодавця (ст. 40 КЗпП)
Трудовий договір (як строковий, так і безстроковий) може бути розірваний і з ініціативи роботодавця за наявності підстав, передбачених ст. 40 КЗпП.
Але до застосування даної статті слід ставитися дуже відповідально і обережно. Якщо порушити процедуру звільнення, це може призвести до судового розгляду і виплати матеріальної компенсації звільненому працівникові.
Пункт 1 ст. 40 КЗпП дозволяє звільнення працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці, в тому числі при ліквідації, реорганізації, перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності працівників.
Однак звільнення за даних підстав вимагає за два місяці до дати звільнення письмово повідомити працівника про майбутнє звільнення.
Також підприємець зобов'язаний запропонувати працівникові іншу роботу, відповідну за фахом. При невиконанні цих умов звільнення зг. з п. 1 ст. 40 КЗпП вважається незаконним.
Якщо працівник звернеться до суду, він буде відновлений на роботі і підприємцеві доведеться виплатити працівникові грошову компенсацію.
Пункт 2 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення в разі виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи.
Щоб звільнити працівника на підставі цього пункту, необхідно документально обґрунтувати таку невідповідність.
Пункт 3 ст. 40 КЗпП дає право звільнити працівників, які без поважних причин систематично не виконують покладені на них трудовим договором обов'язки.
Систематичним є порушення протягом року з дня накладення стягнення за перше порушення. Якщо протягом року не відбулося повторного порушення, перше вважається погашеним.
Пункт 4 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення за прогул (в тому числі відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Для цього необхідно, щоб факт відсутності працівника на роботі підтверджувався документально, наприклад: табелем обліку робочого часу, письмовою заявою інших працівників підприємця або актом про відсутність даного працівника на роботі.
Пункт 5 ст. 40 КЗпП є підставою для звільнення у разі відсутності працівника на роботі більше чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності та пологах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи при певному захворюванні.
Однак, якщо відсутність працівника не порушує нормального ходу роботи підприємця, його звільняти не обов'язково.
Пункт 7 ст. 40 КЗпП дає право звільнити працівника, який з'явився на роботі в нетверезому стані, в стані наркотичного або токсичного сп'яніння. При цьому для звільнення не суттєво, приступив він до роботи в такому стані або досяг його протягом робочого дня.
Але стан працівника має бути обов'язково підтверджено як медичним висновком, так і іншими видами доказів, наприклад актами, складеними в довільній формі. Бажано, щоб такі акти були підписані декількома свідками. Від працівника можна вимагати письмове пояснення.
Пункт 8 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення за вчинення розкрадання майна підприємця.
Але таке звільнення можливе лише в разі, якщо розкрадання встановлене вироком суду, що набрав законної сили, або постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського стягнення.
Звільнення за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП)
Як безстроковий, так і строковий трудовий договір може бути розірвано за угодою сторін. Таке звільнення проводиться в термін, про який сторони домовляться.
Звільнення працівника по даній статті не тягне за собою будь-яких додаткових зобов'язань для підприємця.
Для працівника ж звільнення за угодою сторін є кращим, ніж за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), якщо він не працевлаштується і претендуватиме на отримання допомоги по безробіттю від служби зайнятості.
В день звільнення з будь-яких підстав з найманим працівником необхідно провести повний розрахунок: виплатити належну суму заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку і інші, належні на момент звільнення, виплати.
При звільненні працівника з підстав, передбачених п. 1 і 2 ст. 40 КЗпП, підприємець повинен виплатити йому вихідну допомогу в розмірі не менше середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП).
Особливості звільнення працівника в умовах військового стану 2022
Військовий стан передбачає певні обмеження, зокрема й щодо права на працю й трудових прав працівників, а також і їхніх роботодавців. Так, при звільненні працівника в умовах військового стану 2022 слід врахувати положення Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136 (далі – Закон № 2136).
По-перше, у працівника з’явилося право розірвати трудовий договір з власної ініціативи у той строк, який він сам указав у своїй заяві, якщо у районі розташування підприємства (установи, організації) ведуться бойові дії, існує загроза життю та здоров’ю (ч. 1 ст. 4 Закону № 2136). Мається на увазі відсутність 2-тижневого завчасного повідомлення роботодавця про намір звільнитися. Однак тут є й винятки – виконання суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Для довідки: об’єкти критичної інфраструктури – до них зокрема належать підприємства та установи (як державні/комунальні, так і приватні) комунального господарства, енергетичної галузі, транспорту, охорони та здоров’я. Також інформаційних технологій та телекомунікацій, банки та фінанси, хімічної промисловості, продовольства. Конкретний перелік таких об’єктів є інформацією з обмеженим доступом. Однак основні сектори можна знайти у постанові КМУ від 09.10.2020 № 1109.
По-друге, у роботодавця з’явилася можливість звільнити працівника у період лікарняного та у період перебування у відпустці (винятки – відпустка по вагітності, декрет). Однак дата звільнення – перший робочий день, який наступний за днем закінчення лікарняного або відпустки (ч. 1 ст. 5 Закону № 2136).
По-третє, роботодавець не потребує при звільненні підтримки працівників профспілки у випадках, визначених ст. 43 КЗпП (виняток – звільнення членів органів профспілки) (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136). Приклад такого звільнення – звільнення через скорочення штату працівників і скорочення їхньої чисельності, ліквідації підприємства.
Також зверніть увагу, що якщо працівник не з’явився на роботу в умовах війни, наприклад виїхав за кордон, то таку ситуацію не можна розглядати як прогул і недопустимо за це звільняти працівника (роз’яснення Держслужби з питань праці). Як вихід з ситуацію можна оформити дистанційну роботу, надомну роботу, оформити відпустку. Є ще варіанти:
· відпустка за свій рахунок на період військового стану, яку дозволяє оформити ч. 3 ст. 12 Закону № 2136;
· призупинення трудового договору, коли трудові відносини зберігаються, але зарплату можна не платити, про що йде мова у ст. 13 Закону № 2136.
Ще Генштаб зазначив: «Згідно з пунктом 5 статті 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних за місцем їх роботи або навчання покладається на керівників підприємств, установ, організацій і навчальних закладів незалежно від підпорядкування і форм власності — у тому числі на громадян-підприємців та інших самозайнятих осіб».
Однак ані в п. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25 березня 1992 року № 2232-XII (далі — Закон № 2232), ані в Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 грудня 2016 року № 921 (далі — Порядок № 921), нічого не говориться про роботодавців-підприємців та самозайнятих осіб. Тобто в чинному законодавстві йдеться лише про юросіб.
Таким чином, з одного боку Генштаб наполягає на тому, що ФОП повинні вести військовий облік, а з іншого — це не передбачено Законом № 2232 (ч. 7 ст. 1) і Порядком № 921 (п. 1).
Однак слід розуміти, що військові комісаріати розглядають справи про адміністративні правопорушення. Натомість питання ведення військового обліку підприємцями спірне і є ймовірність, що все-таки за його неведення можуть притягнути до адміністративної відповідальності.
Таким чином, з огляду на наявність штрафів і неоднозначність ситуації, підприємцеві потрібно самостійно вирішити: вести військовий облік чи ні.
Як відобразити звільнення в особовій картці П-2
Унесіть запис до графи «Дата і причина звільнення (підстава)». Відтак вкажіть свою посаду, проставте підпис, ініціали, прізвище.
Ознайомте працівника із записом про звільнення в трудовій книжці. Запропонуйте засвідчити ознайомлення підписом в картці П-2. Для цього передбачена спеціальна графа – відомості в ній можуть з’явитися лише у разі звільнення.
Попросіть працівника позначити в П-2, що він отримав трудову книжку при звільненні. Окремої графи для цього в П-2 немає, але Інструкція про порядок ведення трудових книжок скеровує, що працівник засвідчує отримання трудової книжки підписом в особовій картці.
Якщо не ведете картотеку П-2 — наражаєтеся на штрафи
Підприємство сплатить штраф у розмірі мінімальної зарплати, а особу, винну в тому, що облік персоналу не ведеться належним чином, — можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Адміністративний штраф коливатиметься від 510 до 1700 грн. Варто знати, що рішення про притягнення до адмінвідповідальності приймає винятково суд.
Трудові книжки працівників, які працюють у підприємця, зберігаються безпосередньо в самих працівників. Це прямо зазначено в п. 2.21-1 Інструкції № 58. Тобто підприємець не повинен зберігати їх у себе
Табель обліку робочого часу необхідний:
· щоб правильно визначити розмір заробітної плати, адже за ним ведеться облік виконаної роботи, особливо, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу;
· для ведення обліку робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, відпустку тощо, або ж навпаки працювати надурочно. Так ведеться облік робочого часу та контроль за додержання його місячної норми;
· якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу. Це важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.
На сьогодні чинною є типова форма табеля № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Вона має рекомендаційний характер.
Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Помилки в табелі — порушення статті 30 Закону про оплату праці. За таке порушення доведеться відповідати як роботодавцю, так і працівнику, через якого сталося порушення (ст. 265 КЗпП, ст. 31 КпАП).
Як заповнювати табель обліку робочого часу
Облік використання робочого часу здійснюється за кожний робочий день (зміну) в табелі обліку робочого часу, який відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу. Кількість відпрацьованого часу слід заповнювати у годинах, за необхідності одночасно табель робочого часу можна заповнювати і в днях.
Відмітки у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи мають здійснюватись лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад, лікарняного, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день тощо.
Для заповнення табеля обліку робочого часу за кожний день у ньому є два рядки:
· перший — для запису кількості відпрацьованих годин,
· другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.
Заповнення табелю робочого часу у вихідні, святкові та неробочі дні
Для відображення у табелі вихідних, святкових та неробочих днів можливо використовувати довільні умовні позначення, крім тих, що вже передбачені у типовій формі № П-5.
Робота у вихідні, святкові та неробочі дні відображається за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначаються у табелі буквеним кодом «РВ» або цифровим кодом «06».
Кадрове оформлення звільнення:
· Заява від співробітника
· Наказ про звільнення
· Розрахунок ЗП за відпрацьований період
· Компенсація відпустки. Розрахунок її залишаємо так само в своїх документах
Звільнення працівників
Ініціатором звільнення може бути як працівник, так і підприємець. Трудові договори можуть розривати:
· з ініціативи працівника;
· з ініціативи роботодавця;
· за угодою сторін.
Розглянемо найбільш поширені підстави розірвання трудового договору з працівниками.
Звільнення в зв'язку з закінченням терміну трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП)
Якщо з працівником укладений строковий трудовий договір, то після закінчення зазначеного терміну працівник звільняється на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП.
В цьому випадку в графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Звільнено у зв'язку із закінченням строку трудового договору, п. 2 ст. 36 КЗпП ".
Також строковий трудовий договір може бути розірваний до закінчення його терміну з ініціативи працівника (ст. 39 КЗпП).
Це можливо: в разі хвороби або інвалідності працівника, що перешкоджають виконанню робіт
Розірвання строкового трудового договору з ініціативи працівника (ст. 39 КЗпП)
Строковий трудовий договір підлягає достроковому розірванню на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за таким договором.
Також працівник має право вимагати розірвання трудового договору за ст. 39 КЗпП, якщо роботодавець не виконує норми трудового законодавства, порушує умови трудового договору.
Порушеннями з боку роботодавця є:
· виплата заробітної плати один раз на місяць;
· несвоєчасна виплата зарплати, в тому числі якщо інтервал між виплатами за першу і другу половину місяця становить понад 16 календарних днів;
· виплата заробітної плати не в повному обсязі;
· ненадання щорічної відпустки і т. д.
· Звільнення за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)
Якщо працівник хоче звільнитися за власним бажанням, він повинен повідомити про це підприємця за два тижні шляхом подання письмової заяви.
· Без попередження за два тижні працівник може звільнитися за наявності таких поважних причин, визначених ст. 38 КЗпП
а саме при:
· неможливості продовжувати роботу в зв'язку з переїздом на нове місце проживання;
· переведенні чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
· вступі до навчального закладу;
· неможливості проживання в даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
· вагітності;
· догляді за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом;
· догляді за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи;
· виході на пенсію;
· прийомі на роботу за конкурсом.
Звільнення з ініціативи роботодавця (ст. 40 КЗпП)
Трудовий договір (як строковий, так і безстроковий) може бути розірваний і з ініціативи роботодавця за наявності підстав, передбачених ст. 40 КЗпП.
Але до застосування даної статті слід ставитися дуже відповідально і обережно. Якщо порушити процедуру звільнення, це може призвести до судового розгляду і виплати матеріальної компенсації звільненому працівникові.
Пункт 1 ст. 40 КЗпП дозволяє звільнення працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці, в тому числі при ліквідації, реорганізації, перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності працівників.
Однак звільнення за даних підстав вимагає за два місяці до дати звільнення письмово повідомити працівника про майбутнє звільнення.
Також підприємець зобов'язаний запропонувати працівникові іншу роботу, відповідну за фахом. При невиконанні цих умов звільнення зг. з п. 1 ст. 40 КЗпП вважається незаконним.
Якщо працівник звернеться до суду, він буде відновлений на роботі і підприємцеві доведеться виплатити працівникові грошову компенсацію.
Пункт 2 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення в разі виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи.
Щоб звільнити працівника на підставі цього пункту, необхідно документально обґрунтувати таку невідповідність.
Пункт 3 ст. 40 КЗпП дає право звільнити працівників, які без поважних причин систематично не виконують покладені на них трудовим договором обов'язки.
Систематичним є порушення протягом року з дня накладення стягнення за перше порушення. Якщо протягом року не відбулося повторного порушення, перше вважається погашеним.
Пункт 4 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення за прогул (в тому числі відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Для цього необхідно, щоб факт відсутності працівника на роботі підтверджувався документально, наприклад: табелем обліку робочого часу, письмовою заявою інших працівників підприємця або актом про відсутність даного працівника на роботі.
Пункт 5 ст. 40 КЗпП є підставою для звільнення у разі відсутності працівника на роботі більше чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності та пологах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи при певному захворюванні.
Однак, якщо відсутність працівника не порушує нормального ходу роботи підприємця, його звільняти не обов'язково.
Пункт 7 ст. 40 КЗпП дає право звільнити працівника, який з'явився на роботі в нетверезому стані, в стані наркотичного або токсичного сп'яніння. При цьому для звільнення не суттєво, приступив він до роботи в такому стані або досяг його протягом робочого дня.
Але стан працівника має бути обов'язково підтверджено як медичним висновком, так і іншими видами доказів, наприклад актами, складеними в довільній формі. Бажано, щоб такі акти були підписані декількома свідками. Від працівника можна вимагати письмове пояснення.
Пункт 8 ст. 40 КЗпП передбачає звільнення за вчинення розкрадання майна підприємця.
Але таке звільнення можливе лише в разі, якщо розкрадання встановлене вироком суду, що набрав законної сили, або постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського стягнення.
Звільнення за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП)
Як безстроковий, так і строковий трудовий договір може бути розірвано за угодою сторін. Таке звільнення проводиться в термін, про який сторони домовляться.
Звільнення працівника по даній статті не тягне за собою будь-яких додаткових зобов'язань для підприємця.
Для працівника ж звільнення за угодою сторін є кращим, ніж за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), якщо він не працевлаштується і претендуватиме на отримання допомоги по безробіттю від служби зайнятості.
В день звільнення з будь-яких підстав з найманим працівником необхідно провести повний розрахунок: виплатити належну суму заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку і інші, належні на момент звільнення, виплати.
При звільненні працівника з підстав, передбачених п. 1 і 2 ст. 40 КЗпП, підприємець повинен виплатити йому вихідну допомогу в розмірі не менше середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП).
Особливості звільнення працівника в умовах військового стану 2022
Військовий стан передбачає певні обмеження, зокрема й щодо права на працю й трудових прав працівників, а також і їхніх роботодавців. Так, при звільненні працівника в умовах військового стану 2022 слід врахувати положення Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136 (далі – Закон № 2136).
По-перше, у працівника з’явилося право розірвати трудовий договір з власної ініціативи у той строк, який він сам указав у своїй заяві, якщо у районі розташування підприємства (установи, організації) ведуться бойові дії, існує загроза життю та здоров’ю (ч. 1 ст. 4 Закону № 2136). Мається на увазі відсутність 2-тижневого завчасного повідомлення роботодавця про намір звільнитися. Однак тут є й винятки – виконання суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Для довідки: об’єкти критичної інфраструктури – до них зокрема належать підприємства та установи (як державні/комунальні, так і приватні) комунального господарства, енергетичної галузі, транспорту, охорони та здоров’я. Також інформаційних технологій та телекомунікацій, банки та фінанси, хімічної промисловості, продовольства. Конкретний перелік таких об’єктів є інформацією з обмеженим доступом. Однак основні сектори можна знайти у постанові КМУ від 09.10.2020 № 1109.
По-друге, у роботодавця з’явилася можливість звільнити працівника у період лікарняного та у період перебування у відпустці (винятки – відпустка по вагітності, декрет). Однак дата звільнення – перший робочий день, який наступний за днем закінчення лікарняного або відпустки (ч. 1 ст. 5 Закону № 2136).
По-третє, роботодавець не потребує при звільненні підтримки працівників профспілки у випадках, визначених ст. 43 КЗпП (виняток – звільнення членів органів профспілки) (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136). Приклад такого звільнення – звільнення через скорочення штату працівників і скорочення їхньої чисельності, ліквідації підприємства.
Також зверніть увагу, що якщо працівник не з’явився на роботу в умовах війни, наприклад виїхав за кордон, то таку ситуацію не можна розглядати як прогул і недопустимо за це звільняти працівника (роз’яснення Держслужби з питань праці). Як вихід з ситуацію можна оформити дистанційну роботу, надомну роботу, оформити відпустку. Є ще варіанти:
· відпустка за свій рахунок на період військового стану, яку дозволяє оформити ч. 3 ст. 12 Закону № 2136;
· призупинення трудового договору, коли трудові відносини зберігаються, але зарплату можна не платити, про що йде мова у ст. 13 Закону № 2136.