Курс "Бухгалтер фоп"
РРО ТА ПРРО. ШТРАФИ НА ПЕРЕВІРКАХ
Особливості системи
З врахуванням змін внесених ЗУ № 1017 з 2022 року всі ФОП повинні бути обладнані цією технікою або за бажанням використовувати профільне програмне забезпечення, крім єдинників першої групи, якщо вони здійснюють розрахункові операції.
Тобто, це ФОП 2-4 групи та на загальній системі за умови наявності розрахункової операції з першої гривні такої операції. З 2022 року вже не має обсягу доходу, в межах якого РРО потрібен.
Що таке РРО?
РРО – реєстратор розрахункових операцій. Він використовується для фіксації приходу грошових коштів від продажу товарів за готівковий або безготівковий розрахунок.
Програмний реєстратор розрахункових операцій (далі – ПРРО) – програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для виконання платіжних операцій.
Отже, ПРРО – це програма, куди підприємець заносить відомості про всі операції. Дані про чеки передаються відразу в ДПС України.
Загальні риси:
- збір інформації про всі транзакції,
- створення чека,
- Z-звітність після закінчення зміни,
- передача інформації про операції в Державну податкову службу.
Що таке розрахункова операція?
Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції при продажі товарів (наданні послуг) зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки через реєстратори розрахункових операцій (ст.3 Закону про РРО).
Розрахунковою операцією є приймання від покупців ГОТІВКОВИХ КОШТІВ, ПЛАТІЖНИХ КАРТОК, платіжних чеків, жетонів і т. п. ЗА МІСЦЕМ РЕАЛІЗАЦІЇ ТОВАРІВ (ПОСЛУГ), а також повернення коштів за повернутий покупцем товар (не надану йому послугу). А у випадку застосування банківської платіжної картки – оформлення відповідного розрахункового документа про оплату в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або під час повернення товару (відмови від послуги) – розрахункових документів про перерахування грошей у банк покупця Розрахункові операції бувають готівковими та безготівковими.
РРО/ПРРО застосовується під час проведення БЕЗГОТІВКОВИХ РОЗРАХУНКІВ ІЗ ВИКОРИСТАННЯМ ПЛАТІЖНИХ КАРТОК не тільки у випадку, якщо розрахунок здійснюється в місці фактичного передання товару (послуги) покупцеві, але й при розрахунках через Інтернет.
Місцем проведення розрахунків є:
- місце, де здійснюються розрахунки з покупцем за продані товари (надані послуги) і зберігаються отримані за реалізовані товари (надані послуги) готівкові кошти;
- місце отримання покупцем попередньо оплачених товарів (послуг) із використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів і т. п.
Якщо не виконується хоча б одна умова визначення, то є шанс про відсутність розрахункової операції. Без РРО можна обійтися, якщо в місці отримання товарів (надання послуг) розрахунки в готівковій формі не проводяться (оптова торгівля і т.п.).
Ідеться про операції, розрахунки за якими здійснюються в одному місці (наприклад, в офісі продавця), а отримання товарів – в іншому (наприклад, на складі). Дана норма звільнила підприємство від обов'язку використовувати РРО в місці відпуску товару, але не звільнила його від застосування РРО в місці розрахунків. Її треба розуміти з урахуванням загальних правил застосування РРО, установлених Законом № 265. Тобто за наявності чека РРО можна отримувати товар у місці його відпуску.
Тож під час надання інформаційно-консультаційних послуг із використанням комп’ютерних та інших програм за допомогою інтернету РРО та/або ПРРО не використовуються, в разі якщо не визначено місце проведення розрахунків, сплачених на підставі рахунка в безготівковій формі.
Немає розрахункових операцій у розумінні Закону про РРО – не потрібні й РРО/ПРРО.
Тобто, це ФОП 2-4 групи та на загальній системі за умови наявності розрахункової операції з першої гривні такої операції. З 2022 року вже не має обсягу доходу, в межах якого РРО потрібен.
Що таке РРО?
РРО – реєстратор розрахункових операцій. Він використовується для фіксації приходу грошових коштів від продажу товарів за готівковий або безготівковий розрахунок.
Програмний реєстратор розрахункових операцій (далі – ПРРО) – програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для виконання платіжних операцій.
Отже, ПРРО – це програма, куди підприємець заносить відомості про всі операції. Дані про чеки передаються відразу в ДПС України.
Загальні риси:
- збір інформації про всі транзакції,
- створення чека,
- Z-звітність після закінчення зміни,
- передача інформації про операції в Державну податкову службу.
Що таке розрахункова операція?
Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції при продажі товарів (наданні послуг) зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки через реєстратори розрахункових операцій (ст.3 Закону про РРО).
Розрахунковою операцією є приймання від покупців ГОТІВКОВИХ КОШТІВ, ПЛАТІЖНИХ КАРТОК, платіжних чеків, жетонів і т. п. ЗА МІСЦЕМ РЕАЛІЗАЦІЇ ТОВАРІВ (ПОСЛУГ), а також повернення коштів за повернутий покупцем товар (не надану йому послугу). А у випадку застосування банківської платіжної картки – оформлення відповідного розрахункового документа про оплату в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або під час повернення товару (відмови від послуги) – розрахункових документів про перерахування грошей у банк покупця Розрахункові операції бувають готівковими та безготівковими.
РРО/ПРРО застосовується під час проведення БЕЗГОТІВКОВИХ РОЗРАХУНКІВ ІЗ ВИКОРИСТАННЯМ ПЛАТІЖНИХ КАРТОК не тільки у випадку, якщо розрахунок здійснюється в місці фактичного передання товару (послуги) покупцеві, але й при розрахунках через Інтернет.
Місцем проведення розрахунків є:
- місце, де здійснюються розрахунки з покупцем за продані товари (надані послуги) і зберігаються отримані за реалізовані товари (надані послуги) готівкові кошти;
- місце отримання покупцем попередньо оплачених товарів (послуг) із використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів і т. п.
Якщо не виконується хоча б одна умова визначення, то є шанс про відсутність розрахункової операції. Без РРО можна обійтися, якщо в місці отримання товарів (надання послуг) розрахунки в готівковій формі не проводяться (оптова торгівля і т.п.).
Ідеться про операції, розрахунки за якими здійснюються в одному місці (наприклад, в офісі продавця), а отримання товарів – в іншому (наприклад, на складі). Дана норма звільнила підприємство від обов'язку використовувати РРО в місці відпуску товару, але не звільнила його від застосування РРО в місці розрахунків. Її треба розуміти з урахуванням загальних правил застосування РРО, установлених Законом № 265. Тобто за наявності чека РРО можна отримувати товар у місці його відпуску.
Тож під час надання інформаційно-консультаційних послуг із використанням комп’ютерних та інших програм за допомогою інтернету РРО та/або ПРРО не використовуються, в разі якщо не визначено місце проведення розрахунків, сплачених на підставі рахунка в безготівковій формі.
Немає розрахункових операцій у розумінні Закону про РРО – не потрібні й РРО/ПРРО.
ЯКЩО РОЗРАХУНКИ В МІСЦІ ОТРИМАННЯ ТОВАРІВ НЕ ПРОВОДЯТЬСЯ
Без РРО можна обійтися, якщо в місці отримання товарів (надання послуг) розрахунки в готівковій формі не проводяться (оптова торгівля і т.п.). п. 12 ст. 9 Закону № 265 Ідеться про операції, розрахунки за якими здійснюються в одному місці (наприклад, в офісі продавця), а отримання товарів – в іншому (наприклад, на складі). Дана норма звільнила підприємство від обов'язку використовувати РРО в місці відпуску товару, але не звільнила його від застосування РРО в місці розрахунків. Її треба розуміти з урахуванням загальних правил застосування РРО, установлених Законом № 265. Тобто за наявності чека РРО можна отримувати товар у місці його відпуску.
Отже, РРО не використовуються при безготівкових розрахунках (без використання платіжних карток) через банки (п. 1.4 Інструкції № 22, ЗІР, 109.03):
1. Шляхом переказу коштів із розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок через установу банку (без еквайрингу)
2. Розрахунки здійснюються шляхом внесення коштів через касу банку для подальшого перерахування на розрахунковий рахунок, з використанням реквізитів рахунку за стандартом IBAN (покупець вносить до ПТКС готівку, а ПТКС здійснює зарахування готівки на рахунок продавця та видає покупцю розрахунковий документ)
3. За допомогою онлайн-банкінгу - за умови використання споживачем, як можливого способу оплати, лише реквізитів розрахункового рахунку у форматі IBAN Registry:2009, NEQ, ДСТУ-Н 7167:2010, або за рахунком-фактурою, що є аналогічною тим, що здійснені за допомогою відділень банківських установ (з розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок без еквайрингу) та не потребують застосування РРО та/або програмних РРО, оскільки не мають ознак розрахункових операцій у розумінні Закону № 265
4. У разі проведення розрахунків у касі банку через платіжний термінал та/або ПТКС, який належить банку. ПТКС являє собою операційну касу банку тільки без касира, а сама операція переказу грошей буде для продавця безготівковою (п. 10 Положення № 148), що не підпадає під визначення розрахункової зі ст. 2 Закону № 265
5. У разі проведення розрахунків через ПТКС, що належить небанківській фінансові установі. РРО не застосовуються під час здійснення банківських операцій, КРІМ ОПЕРАЦІЙ КОМЕРЦІЙНИХ АГЕНТІВ БАНКІВ і НФУ із приймання готівки для її подальшого переказу з використанням ПТКС. Розрахунки із застосуванням ПТКС НФУ потребують застосування РРО/ПРРО і обов’язок його застосування покладається на власника таких ПТКС. А отже, обов’язок застосовувати РРО/ПРРО у постачальника, який отримує оплату через ПТКС на розрахунковий рахунок від фінансових установ, не виникає
Відмінності розрахунків через карту і «Клієнт-банк»
Банківська платіжна карта прив’язана до банківського рахунку, тобто вираз «платежі по картці» є не коректним, адже по суті це безготівковий переказ з рахунку на рахунок. Але реєструвати РРО/ПРРО за такими операціями доведеться, згідно з роз’яснень ДПСУ. Виходом з ситуації є скористатися «Клієнт-банком», а саме зробити платіж «за реквізитами» і провести продавцеві платіж без операцій з платіжною карткою. А оскільки такий платіж з використанням реквізитів сторін у форматі IBAN не вважається розрахунковою операцією, то і РРО можна не використовувати.
Реєстрація РРО/ПРРО
Перший крок – обрати та купити касовий апарат чи фіскальний реєстратор, що відповідатиме задачам вашого бізнесу та дозволить оптимізувати виконання будь-яких операцій. Оформлення купівлі та оплата. Також допускається використання РРО, що використовуються на підставі договору оренди, лізингу тощо. В будь-якому випадку у підприємця мають бути відповідні документи, які підтверджують факт придбання ним РРО (або отримання його безоплатно) чи факт передання РРО у користування від власника.
Для того, щоб певний апарат міг бути зареєстрований, модель апарату та (зверніть увагу!) певна його модифікація та певна версія його програмного забезпечення мають бути на час реєстрації внесені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій (далі Реєстр). Актуальна версія Реєстру розміщена на сайті Державної фіскальної служби України (ДФС). Ще однією умовою для реєстрації є не вичерпання строку служби пристрою на час реєстрації відповідно до документів виробника пристрою.
Далі необхідно визначитися із Центром сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій, які пройшли авторизацію у виробників придбаного вами апарату. Обравши зручний для вас ЦСО, переходьте до етапу укладання договору з ним. Центр зобов’язаний повідомити ДПС про те, що укладено договір із даним суб’єктом.
Переходимо до Кабінету платника податків.
Перед тим, як зареєструвати РРО, важливо здійснити подання Форми №20-ОПП, в якій повідомляється про об’єкти, що оподатковуються, а також ті, що мають опосередкований зв’язок із оподаткуванням чи виступають інструментом здійснення підприємницької діяльності. Увага! Через неподання ф. №20-ОПП не зареєструють РРО
Для реєстрації РРО суб’єкт господарювання або представник суб’єкта господарювання подає до контролюючого органу заяву про реєстрацію реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-РРО (далі – реєстраційна заява за формою № 1-РРО).
У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня надходження реєстраційної заяви за формою № 1-РРО приймає рішення про можливість реєстрації РРО, формує та резервує фіскальний номер РРО в інформаційній системі ДПС та надсилає до центру сервісного обслуговування (далі – ЦСО) інформацію у вигляді довідки про резервування фіскального номера реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-РРО засобами телекомунікацій в електронній формі.
Центр сервісного обслуговування має фіскалізувати апарат, увести його у експлуатацію, підключити до еквайєра. Після цього майстер виконує опломбування апарата. Довідка про опломбування РРО та Акт вводу в експлуатацію підтверджують факт виконання цих операцій: документи в електронному вигляді надсилаються до ДПС. Важливо: ЦСО зобов’язаний ввести в експлуатацію касовий апарат протягом 3-х днів.
Після отримання належним чином оформлених документів посадова особа контролюючого органу не пізніше наступного робочого дня проводить реєстрацію РРО шляхом внесення даних до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС, розміщує в Електронному кабінеті в електронній формі та/або надає (надсилає) суб’єкту господарювання реєстраційне посвідчення РРО за формою № 3-РРО (додаток 3 до Порядку) (далі – реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО), що засвідчує реєстрацію РРО в контролюючому органі.
Заключний етап – РРО встановлюється на місці, де він буде експлуатуватися, та підключається до мережі Інтернет (протягом одного робочого дня).
Необхідно реєструвати фіскальний апарат та касира(навіть якщо в випадку ФОП буде працювати як касир). Для фіскального апарата J/F 1316604 для реєстрації касира J/F 1391802.
Що робити, якщо РРО не працює?
Треба впродовж дня повідомити про це податкову службу (ДПС), виробника програмного реєстратора або центр сервісного обслуговування (ЦСО). У цей період проводити розрахункові операції на неробочому апараті не можна.
Причини виходу з ладу РРО
Список найчастіших проблем у роботі фіскальних реєстраторів у кафе й ресторанах:
● Відсутність електроенергії
● Відсутність інтернету
● РРО неправильно друкує чеки, контрольну стрічку, якісь зі звітів: Z-звіт, X-звіт, періодичний тощо.
● Немає відповідності даних про суми розрахунків, що показані в касових чеках, і даних про суми розрахунків, які друкуються на контрольній стрічці
● Сумарні дані касових чеків, надруковані впродовж робочого дня, не відповідають загальним сумам виторгу у звітах
● Не блокується РРО, коли це передбачено документацією виробника
● Не зберігаються дані у фіскальній пам’яті
Способи розрахунків за несправності РРО
Отже, з типами проблем розібралися, але як працювати, далі продавати й правильно розраховувати гостей, якщо зламався касовий апарат? Для цього можна використовувати:
1. Книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) та РК (розрахункові квитанції).
2. Резервний РРО.
3. Або тимчасово не приймати оплату готівкою й продавати товар лише через виставлення рахунку за реквізитами.
Резервний РРО
При реєстрації резервного РРО у правому верхньому куті реєстраційного посвідчення робиться напис «Резервний»
У першому рядку відповідної таблиці в реєстраційному посвідченні зазначаються назва та адреса господарської одиниці, де зберігатиметься резервний РРО, а в інших рядках – назви та адреси всіх господарських одиниць, де він може використовуватися
п. 20 розділу ІІ Порядку реєстрації, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 року № 417
Такий РРО використовують великі мережі
Алгоритм роботи з використанням КОРО та РК за несправного основного РРО
1. Повідомити сервісному центру про зламаний РРО.
2. Заповнити перші дві графи четвертого розділу КОРО, що зареєстрована на зламаний РРО. За звичайної роботи касового апарату ці графи не заповнюють.
3. Підрахувати виторг, що є в зламаному РРО, і записати його в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
4. Заповнити графи з 1 до 5 у третьому розділі КОРО.
5. Далі всі розрахункові операції проводити за допомогою розрахункових квитанцій.
Заповнення КОРО за зламаного РРО
Водночас не забувайте щодня заповнювати другий і третій розділи КОРО. У другому розділі треба вносити дані за кожен день розрахунків з використанням РК, а в записах за перший день враховувати інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до поламки, звіряючи дані контрольної стрічки.
За кожен робочий день у третьому розділі КОРО вносите записи про реквізити розрахункових квитанцій до та після закінчення використання РК у межах робочого дня.
Важливо, що щодня заповнюють лише графи 3—5, де вказують номер РК, який використовують, час і дату першої розрахункової квитанції, а також її серію та номер. Ці графи заповнюють на початку кожного робочого дня.
А в графах 6 і 7 проставляють час і дату останньої виписаної за робочий день (зміну) розрахункової квитанції, а також її серію та номер.
Щойно проблему з РРО буде розв’язано, треба:
1. Відновити роботу РРО разом з представником ЦСО, який заповнює з 3 до 5 графи четвертого розділу КОРО та вказує характер несправності, дату й час поновлення роботи РРО, а коли ремонт РРО закінчиться, ставить свій підпис і печатку.
2. У графі 6 касирові треба вказати, як проводили розрахунки під час ремонту РРО (за допомогою РК і КОРО або через резервний РРО), а у графі 7 записати номер першого Z-звіту, виконаного після поновлення роботи відремонтованого РРО.
3. Якщо у вас було занулення оперативної пам’яті, то через РРО слід провести суми розрахунків за час роботи до зламання. Робити це ліпше окремо за кожною ставкою ПДВ. Дані брати з контрольної стрічки.
4. Провести суму розрахункових операцій, що були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту, через РРО. Також за кожною ставкою ПДВ окремо.
5. Видрукувати Z-звіт і на його підставі заповнити другий розділ КОРО.
Якщо є резервний РРО, зареєстрований на той заклад, де вийшов з ладу основний РРО, треба просто його ввімкнути й працювати далі. Тоді касир має діяти так:
1. Після зламання РРО до початку розрахункових операцій підрахувати суму в скриньці РРО — виторг, отриманий за день до зламання РРО й показаний у контрольній стрічці, плюс суму «розміну».
2. Увімкнути резервний РРО.
3. Операцією «службове внесення» внести суму готівки, яка переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки несправного РРО.
4. Далі проводити розрахункові операції через резервний РРО.
5. Після поновлення роботи основного РРО підрахувати суму готівки в скриньці резервного РРО та, використовуючи операцію «службове видання», передати її до скриньки відремонтованого РРО або в касу.
6. Зробити Z-звіт на резервному РРО.
7. Розібратися з виторгом, що був у день зламання основного РРО. Якщо сталося занулення оперативної пам’яті, провести через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його зламання окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку чи іншого податку (збору) на підставі контрольної стрічки. Якщо треба, виконати операції «службове внесення» або «службове видання».
8. Зробити Z-звіт на основному РРО.
9. Операцією «службове внесення» внести суму готівки зі скриньки резервного РРО до скриньки відремонтованого РРО.
10. Далі проводити розрахункові операції через відремонтований РРО. Z-звіт друкувати у звичайному режимі й у день поновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції.
Якщо касовий апарат на ремонті й у вас було просто гарантійне обслуговування РРО у сервісному центрі, то алгоритм дій такий самий, як ми описали вище, плюс додаються пункти:
● Укладання договору оренди або безплатного користування з ЦСО.
● Реєстрація резервного РРО у податковій службі.
● Використовувати так, як ми описали вище.
● Після повернення до роботи основного РРО знімаєте з реєстрації резервний РРО і розриваєте на нього договір оренди з ЦСО.
До речі, щодо реєстрації КОРО на резервний РРО: законодавчо це не передбачено, якщо ви й основний РРО відмовилися від КОРО. Але водночас податкова дозволяє підприємцям реєструвати КОРО на резервний РРО за власним бажанням.
Проведення розрахункових операцій, якщо РРО не працює більш ніж добу
Заклад повинен проводити розрахункові операції на резервному РРО або використовувати КОРО.
Проведення розрахункових операцій за несправності РРО понад 72 години
Якщо РРО не працює більш як 3 доби, треба використовувати резервний РРО або зареєструвати новий. Перед початком використання нового РРО замість несправного треба перерахувати гроші в касі й провести через новий РРО операцію «службове внесення».
Скасування реєстрації РРО: за яких умов?
1) суб’єктом господарювання подано Заяву про скасування реєстрації за ф. № 4-РРО);
2) вичерпано строк служби РРО, вказаний у реєстрі екземплярів реєстраторів розрахункових операцій або у паспорті РРО
3) закінчилися визначені законодавством строки експлуатації РРО;
4) РРО застосовується не за сферою застосування, визначеною Державним реєстром реєстраторів розрахункових операцій ;
5) виявлено невідповідність модифікації, конструкції та/або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Реєстру РРО;
6) установчі документи суб’єкта господарювання згідно із судовим рішенням визнано недійсними;
7) наявне судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання – банкрута;
8) наявне судове рішення щодо припинення суб’єкта господарювання, що не пов’язане з банкрутством;
9) суб’єкт господарювання – ФОП померла, а також у разі оголошення такої особи померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
10) в контролюючих органах наявні відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань щодо державної реєстрації припинення суб’єкта господарювання;
11) викрадено РРО;
12) змінено власника РРО;
13) щодо господарської одиниці, де використовується РРО, суб’єкт господарювання повідомив про такий об’єкт оподаткування контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 ст. 63 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ із змінами та доповненнями, як про закритий або такий, що не експлуатується суб’єктом господарювання.
14) суб’єкт господарювання у зв’язку із застосовуванням ПРРО вирішив відмовитись від застосування РРО, строк служби якого не закінчився.
При цьому, суб’єкти господарювання, які у зв’язку із застосуванням ПРРО вирішили відмовитися від застосування РРО, строк служби яких не закінчився, мають скасувати реєстрацію таких РРО згідно з Порядком № 547 із поданням до контролюючих органів звітних документів, передбачених Законом України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями (п. 8 глави 4 розд. II Порядку № 547).
Скасування реєстрації РРО на підставах, визначених у пп. 1, 11, 12 та 14 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, здійснюється за заявою суб’єкта господарювання, а на підставах, визначених у пп. 2 — 10, 13 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, може здійснюватися за заявою суб’єкта господарювання або примусово за рішенням контролюючого органу за місцем реєстрації РРО (п. 2 глави 4 розд. II Порядку № 547).
Рішення про скасування реєстрації реєстратора розрахункових операцій оформлюється за формою № 5-РРО (додаток 5 до Порядку № 547).
Таке рішення підписується керівником контролюючого органу за місцем реєстрації РРО або уповноваженою особою контролюючого органу.
Пунктом 5 глави 4 розд. II Порядку № 547 встановлено, що контролюючий орган за місцем реєстрації РРО не пізніше одного місяця з дня виникнення підстав для скасування реєстрації РРО,приймає рішення про скасування реєстрації РРО у разі, якщо суб’єктом господарювання не подано заяву про скасування реєстрації за ф. № 4-РРО та такі підстави залишилися актуальними.
Контролюючий орган за місцем реєстрації РРО у випадках, передбачених п.п. 2 та 3 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, попереджає суб’єкта господарювання за місяць до настання терміну про необхідність проведення процедури скасування реєстрації РРО.
Скасування реєстрації РРО проводиться контролюючим органом не пізніше двох робочих днів з дня настання терміну виведення з експлуатації РРО (п. 6 глави 4 розд. II Порядку № 547)
ПРРО
Основа роботи програмних РРО закладена у самому Законі про РРО. Крім того, спеціально для забезпечення їх роботи розроблено ще два документи, затверджені наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. № 317:
- Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – Порядок № 317/1);
- Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій в режимі офлайн (далі – Порядок № 317/2).
Також тим же наказом Мінфіну було прийнято низку пов’язаних змін до уже існуючих нормативних документів:
- Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547;
- Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547 .
Крім того, наказом Мінфіну від 18.06.2020 р. № 306 внесено зміни до Положення про форму та зміст розрахункових документів, яке в свій час було затверджено наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Положення № 13).
Оновилася форма фіскального касового чека (додаток 1 Положення № 13).
Форми, які застосовуються користувачами програмних РРО для реєстрації/перереєстрації/скасування реєстрації ПРРО, а також під час застосування ПРРО:
-J/F 1316604 Заява про реєстрацiю програмного реєстратора розрахункових операцiй (форма № 1-ПРРО);
- J/F 1316701 Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій. Форма № 2- ПРРО;
- J/F 1316801 Повідомлення про відкриття зміни програмним реєстратором розрахункових операцій. Форма № 3-ПРРО;
- J/F 1316901 Повідомлення про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним реєстратором розрахункових операцій та фіскальним сервером. Форма № 4-ПРРО;
- J/F 1391802 Повiдомлення про надання iнформацiї щодо квалiфiкованих/удосконалених сертифiкатiв вiдкритих ключiв, якi застосовуються в ПРРО за ф. № 5-ПРРО
Програмний РРО: як зареєструвати
кщо вже отримали ПРРО, то його слід спершу зареєструвати. Однак звернемо вашу на увагу на деякі деталі:
- попередньо треба отримати собі кваліфікований електронний підпис (КЕП), якщо його досі немає.
Це можна зробити й не тільки у ДПС – у будь-якому сервісному центрі надавача електронних довірчих послуг. Зверніть увагу, що кожному касиру, який працюватиме з даним ПРРО потрібен окремий КЕП;
- потрібно скласти і подати Заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (вона є у додатку 1 до Порядку № 317/1). Подається вона виключно в електронній формі через Електронний кабінет платника податку, тобто відвідувати ДПС не потрібно.
При заповненні заяви за формою № 1-ПРРО необхідно вказати дані:
а.) в розділі 1 «Дія» обираємо комірку «Реєстрація»
б.) в розділі 2 «Дані щодо суб’єкта господарювання» зазначається: - найменування/прізвище, ім’я, по батькові; - податковий номер/серія (за наявності) та номер паспорта; - ІПН (для платників ПДВ).
в.) в розділі 3 «Дані щодо господарської одиниці» зазначається:
- Ідентифікатор об’єкта оподаткування та КОАТУУ / КАТОТТГ (Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад) (згідно з присвоєним суб’єктом господарювання при наданні Повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які проводиться діяльність за формою № 20-ОПП). Для фізичних осіб-підприємців; – платників єдиного податку у яких відсутні господарські одиниці у поле ідентифікатор об’єкта оподаткування проставляється значення «00000000» та в полі КОАТУУ – значення населеного пункту місця реєстрації;
- назва ГО - (відображатиметься в чеку);
- адреса розміщення ГО (або програмно-технічного комплексу самообслуговування) - (відображатиметься в чеку);
- назва платіжної системи (для платіжної організації платіжної системи (учасника платіжної системи)) для відображення у розрахунковому документі (чеку) за умови якщо суб’єкт господарювання є учасником такої платіжної системи.
Усі ці дані можна переглянути в розділі зліва «Облікові дані платника» (якщо було зареєстровано господарську одиницю, при поданні форми № 20-ОПП
г.) в розділі 4 «Дані щодо ПРРО» зазначається:
− Тип ПРРО:
• Стаціонарний – такий ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО;
• Пересувний – такий ПРРО зареєстрований на конкретну господарську одиницю (наприклад автомобіль), але може використовуватися на всій території України;
• Інтернет торгівля – ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю і використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО, та при його застосуванні можливе залучення касира (інтернет-магазин (сайт));
• Каса самообслуговування – такий ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО, при цьому його застосування не передбачає залучення касира (наприклад, платіжний термінал).
− Назва ПРРО (перший стовчик таблиці: вільна назва, наприклад можна назвати як: «Каса», «Термінал», «ПТКС», «Сайт»);
− Номер ПРРО (другий стовчик табл.: вказується номер ПРРО, який в межах кожної окремої господарської одиниці має бути унікальним (наприклад «1», а при наступній реєстрації каси вказати номер «2» і так далі));
− Фіскальний номер (третій стовпчик табл.: при реєстрації нової каси - не зазначається).
д.) в розділі 5 «У разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку:» ставиться позначка:
- не здійснюється (ПРРО не працює в режимі офлайн) – при застосуванні ПРРО виключно в режимі онлайн та у такому разі ПРРО не зможе працювати за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
− здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн) – надає можливість застосовувати ПРРО за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
− здійснюється (застосовується резервний РРО згідно з п.13 розділу V Порядку) – у такому випадку за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу застосовується резервний РРО.
е) в розділі 6 «Підписант» зазначається посада та дані підписанта. У разі відсутності помилок, зберігаємо, повертаємось у розділ Введення звітності:
- підписуємо та направляємо Заяву на обробку;
- натискаємо Відправити.
5. Через короткий проміжок часу перевіряємо отримання квитанції про обробку Заяви, та у разі успішної обробки у квитанції отримуємо: «Документ прийнято» «Інформація – ПРРО “Назва каси” з локальним номером “Номер каси” призначено фіскальний номер “Фіскальний номер ПРРО”»
Наступний крок - реєстрація КЕП касира в ДПС: Повiдомлення про надання iнформацiї щодо квалiфiкованих/удосконалених сертифiкатiв вiдкритих ключiв, якi застосовуються в ПРРО. Форма № 5-ПРРО.
Заходимо у Введення звітності – натискаємо Створити. Шукаємо форму № J/F1391802
Заповнюємо форму: Вказуєте дату та номер повідомлення (номер 1, 2, 3 і так далі, зазвичай вказується довільно, на розсуд заповнювача такого повідомлення):
В перших двох стовпчиках вказуєте ПІБ касира та реєстраційний номер облікової картки. Тип підпису вписуєте «Касир» або «Старший касир». Далі вказуєте Ідентифікатор ключа суб’єкта. Здійснюємо вибір місця розташування ключа та виділяємо обраний файл з ключем. Проводите перевірку, зберігаєте. підписуєте і відправляєте.
З 01 серпня 2020 року безкоштовне програмне забезпечення для ПРРО від ДПС є доступним для повноцінного використання на добровільній основі. Наразі існує багато програмних застосунків на різний смак і дохід.
Перед початком роботи ПРРО його слід обов’язково “запрограмувати”, тобто внести до нього найменування усіх товарів та їх ціни.
Це можна зробити через імпорт файлу з базою товарів у CSV форматі, яку можна вивантажити, наприклад через Excel (а в Excel й імпорт, наприклад, з 1С);
Відкриття зміни здійснюється шляхом направлення через ПРРО Повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО (п. 3 розділу IV Порядку № 317/1);
- Перевірте, що ПРРО переведений у фіскальний режим роботи (зазирніть до інструкції по його експлуатації).
В першу чергу, це означає наявність зв’язку з сервером ДПС.
Після цих дій ПРРО практично готовий до роботи. Ознайомтесь з інструкцією від розробника програмного забезпечення та виконайте далі необхідні дії.
Без РРО можна обійтися, якщо в місці отримання товарів (надання послуг) розрахунки в готівковій формі не проводяться (оптова торгівля і т.п.). п. 12 ст. 9 Закону № 265 Ідеться про операції, розрахунки за якими здійснюються в одному місці (наприклад, в офісі продавця), а отримання товарів – в іншому (наприклад, на складі). Дана норма звільнила підприємство від обов'язку використовувати РРО в місці відпуску товару, але не звільнила його від застосування РРО в місці розрахунків. Її треба розуміти з урахуванням загальних правил застосування РРО, установлених Законом № 265. Тобто за наявності чека РРО можна отримувати товар у місці його відпуску.
Отже, РРО не використовуються при безготівкових розрахунках (без використання платіжних карток) через банки (п. 1.4 Інструкції № 22, ЗІР, 109.03):
1. Шляхом переказу коштів із розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок через установу банку (без еквайрингу)
2. Розрахунки здійснюються шляхом внесення коштів через касу банку для подальшого перерахування на розрахунковий рахунок, з використанням реквізитів рахунку за стандартом IBAN (покупець вносить до ПТКС готівку, а ПТКС здійснює зарахування готівки на рахунок продавця та видає покупцю розрахунковий документ)
3. За допомогою онлайн-банкінгу - за умови використання споживачем, як можливого способу оплати, лише реквізитів розрахункового рахунку у форматі IBAN Registry:2009, NEQ, ДСТУ-Н 7167:2010, або за рахунком-фактурою, що є аналогічною тим, що здійснені за допомогою відділень банківських установ (з розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок без еквайрингу) та не потребують застосування РРО та/або програмних РРО, оскільки не мають ознак розрахункових операцій у розумінні Закону № 265
4. У разі проведення розрахунків у касі банку через платіжний термінал та/або ПТКС, який належить банку. ПТКС являє собою операційну касу банку тільки без касира, а сама операція переказу грошей буде для продавця безготівковою (п. 10 Положення № 148), що не підпадає під визначення розрахункової зі ст. 2 Закону № 265
5. У разі проведення розрахунків через ПТКС, що належить небанківській фінансові установі. РРО не застосовуються під час здійснення банківських операцій, КРІМ ОПЕРАЦІЙ КОМЕРЦІЙНИХ АГЕНТІВ БАНКІВ і НФУ із приймання готівки для її подальшого переказу з використанням ПТКС. Розрахунки із застосуванням ПТКС НФУ потребують застосування РРО/ПРРО і обов’язок його застосування покладається на власника таких ПТКС. А отже, обов’язок застосовувати РРО/ПРРО у постачальника, який отримує оплату через ПТКС на розрахунковий рахунок від фінансових установ, не виникає
Відмінності розрахунків через карту і «Клієнт-банк»
Банківська платіжна карта прив’язана до банківського рахунку, тобто вираз «платежі по картці» є не коректним, адже по суті це безготівковий переказ з рахунку на рахунок. Але реєструвати РРО/ПРРО за такими операціями доведеться, згідно з роз’яснень ДПСУ. Виходом з ситуації є скористатися «Клієнт-банком», а саме зробити платіж «за реквізитами» і провести продавцеві платіж без операцій з платіжною карткою. А оскільки такий платіж з використанням реквізитів сторін у форматі IBAN не вважається розрахунковою операцією, то і РРО можна не використовувати.
Реєстрація РРО/ПРРО
Перший крок – обрати та купити касовий апарат чи фіскальний реєстратор, що відповідатиме задачам вашого бізнесу та дозволить оптимізувати виконання будь-яких операцій. Оформлення купівлі та оплата. Також допускається використання РРО, що використовуються на підставі договору оренди, лізингу тощо. В будь-якому випадку у підприємця мають бути відповідні документи, які підтверджують факт придбання ним РРО (або отримання його безоплатно) чи факт передання РРО у користування від власника.
Для того, щоб певний апарат міг бути зареєстрований, модель апарату та (зверніть увагу!) певна його модифікація та певна версія його програмного забезпечення мають бути на час реєстрації внесені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій (далі Реєстр). Актуальна версія Реєстру розміщена на сайті Державної фіскальної служби України (ДФС). Ще однією умовою для реєстрації є не вичерпання строку служби пристрою на час реєстрації відповідно до документів виробника пристрою.
Далі необхідно визначитися із Центром сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій, які пройшли авторизацію у виробників придбаного вами апарату. Обравши зручний для вас ЦСО, переходьте до етапу укладання договору з ним. Центр зобов’язаний повідомити ДПС про те, що укладено договір із даним суб’єктом.
Переходимо до Кабінету платника податків.
Перед тим, як зареєструвати РРО, важливо здійснити подання Форми №20-ОПП, в якій повідомляється про об’єкти, що оподатковуються, а також ті, що мають опосередкований зв’язок із оподаткуванням чи виступають інструментом здійснення підприємницької діяльності. Увага! Через неподання ф. №20-ОПП не зареєструють РРО
Для реєстрації РРО суб’єкт господарювання або представник суб’єкта господарювання подає до контролюючого органу заяву про реєстрацію реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-РРО (далі – реєстраційна заява за формою № 1-РРО).
У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня надходження реєстраційної заяви за формою № 1-РРО приймає рішення про можливість реєстрації РРО, формує та резервує фіскальний номер РРО в інформаційній системі ДПС та надсилає до центру сервісного обслуговування (далі – ЦСО) інформацію у вигляді довідки про резервування фіскального номера реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-РРО засобами телекомунікацій в електронній формі.
Центр сервісного обслуговування має фіскалізувати апарат, увести його у експлуатацію, підключити до еквайєра. Після цього майстер виконує опломбування апарата. Довідка про опломбування РРО та Акт вводу в експлуатацію підтверджують факт виконання цих операцій: документи в електронному вигляді надсилаються до ДПС. Важливо: ЦСО зобов’язаний ввести в експлуатацію касовий апарат протягом 3-х днів.
Після отримання належним чином оформлених документів посадова особа контролюючого органу не пізніше наступного робочого дня проводить реєстрацію РРО шляхом внесення даних до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС, розміщує в Електронному кабінеті в електронній формі та/або надає (надсилає) суб’єкту господарювання реєстраційне посвідчення РРО за формою № 3-РРО (додаток 3 до Порядку) (далі – реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО), що засвідчує реєстрацію РРО в контролюючому органі.
Заключний етап – РРО встановлюється на місці, де він буде експлуатуватися, та підключається до мережі Інтернет (протягом одного робочого дня).
Необхідно реєструвати фіскальний апарат та касира(навіть якщо в випадку ФОП буде працювати як касир). Для фіскального апарата J/F 1316604 для реєстрації касира J/F 1391802.
Що робити, якщо РРО не працює?
Треба впродовж дня повідомити про це податкову службу (ДПС), виробника програмного реєстратора або центр сервісного обслуговування (ЦСО). У цей період проводити розрахункові операції на неробочому апараті не можна.
Причини виходу з ладу РРО
Список найчастіших проблем у роботі фіскальних реєстраторів у кафе й ресторанах:
● Відсутність електроенергії
● Відсутність інтернету
● РРО неправильно друкує чеки, контрольну стрічку, якісь зі звітів: Z-звіт, X-звіт, періодичний тощо.
● Немає відповідності даних про суми розрахунків, що показані в касових чеках, і даних про суми розрахунків, які друкуються на контрольній стрічці
● Сумарні дані касових чеків, надруковані впродовж робочого дня, не відповідають загальним сумам виторгу у звітах
● Не блокується РРО, коли це передбачено документацією виробника
● Не зберігаються дані у фіскальній пам’яті
Способи розрахунків за несправності РРО
Отже, з типами проблем розібралися, але як працювати, далі продавати й правильно розраховувати гостей, якщо зламався касовий апарат? Для цього можна використовувати:
1. Книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) та РК (розрахункові квитанції).
2. Резервний РРО.
3. Або тимчасово не приймати оплату готівкою й продавати товар лише через виставлення рахунку за реквізитами.
Резервний РРО
При реєстрації резервного РРО у правому верхньому куті реєстраційного посвідчення робиться напис «Резервний»
У першому рядку відповідної таблиці в реєстраційному посвідченні зазначаються назва та адреса господарської одиниці, де зберігатиметься резервний РРО, а в інших рядках – назви та адреси всіх господарських одиниць, де він може використовуватися
п. 20 розділу ІІ Порядку реєстрації, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 року № 417
Такий РРО використовують великі мережі
Алгоритм роботи з використанням КОРО та РК за несправного основного РРО
1. Повідомити сервісному центру про зламаний РРО.
2. Заповнити перші дві графи четвертого розділу КОРО, що зареєстрована на зламаний РРО. За звичайної роботи касового апарату ці графи не заповнюють.
3. Підрахувати виторг, що є в зламаному РРО, і записати його в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
4. Заповнити графи з 1 до 5 у третьому розділі КОРО.
5. Далі всі розрахункові операції проводити за допомогою розрахункових квитанцій.
Заповнення КОРО за зламаного РРО
Водночас не забувайте щодня заповнювати другий і третій розділи КОРО. У другому розділі треба вносити дані за кожен день розрахунків з використанням РК, а в записах за перший день враховувати інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до поламки, звіряючи дані контрольної стрічки.
За кожен робочий день у третьому розділі КОРО вносите записи про реквізити розрахункових квитанцій до та після закінчення використання РК у межах робочого дня.
Важливо, що щодня заповнюють лише графи 3—5, де вказують номер РК, який використовують, час і дату першої розрахункової квитанції, а також її серію та номер. Ці графи заповнюють на початку кожного робочого дня.
А в графах 6 і 7 проставляють час і дату останньої виписаної за робочий день (зміну) розрахункової квитанції, а також її серію та номер.
Щойно проблему з РРО буде розв’язано, треба:
1. Відновити роботу РРО разом з представником ЦСО, який заповнює з 3 до 5 графи четвертого розділу КОРО та вказує характер несправності, дату й час поновлення роботи РРО, а коли ремонт РРО закінчиться, ставить свій підпис і печатку.
2. У графі 6 касирові треба вказати, як проводили розрахунки під час ремонту РРО (за допомогою РК і КОРО або через резервний РРО), а у графі 7 записати номер першого Z-звіту, виконаного після поновлення роботи відремонтованого РРО.
3. Якщо у вас було занулення оперативної пам’яті, то через РРО слід провести суми розрахунків за час роботи до зламання. Робити це ліпше окремо за кожною ставкою ПДВ. Дані брати з контрольної стрічки.
4. Провести суму розрахункових операцій, що були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту, через РРО. Також за кожною ставкою ПДВ окремо.
5. Видрукувати Z-звіт і на його підставі заповнити другий розділ КОРО.
Якщо є резервний РРО, зареєстрований на той заклад, де вийшов з ладу основний РРО, треба просто його ввімкнути й працювати далі. Тоді касир має діяти так:
1. Після зламання РРО до початку розрахункових операцій підрахувати суму в скриньці РРО — виторг, отриманий за день до зламання РРО й показаний у контрольній стрічці, плюс суму «розміну».
2. Увімкнути резервний РРО.
3. Операцією «службове внесення» внести суму готівки, яка переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки несправного РРО.
4. Далі проводити розрахункові операції через резервний РРО.
5. Після поновлення роботи основного РРО підрахувати суму готівки в скриньці резервного РРО та, використовуючи операцію «службове видання», передати її до скриньки відремонтованого РРО або в касу.
6. Зробити Z-звіт на резервному РРО.
7. Розібратися з виторгом, що був у день зламання основного РРО. Якщо сталося занулення оперативної пам’яті, провести через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його зламання окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку чи іншого податку (збору) на підставі контрольної стрічки. Якщо треба, виконати операції «службове внесення» або «службове видання».
8. Зробити Z-звіт на основному РРО.
9. Операцією «службове внесення» внести суму готівки зі скриньки резервного РРО до скриньки відремонтованого РРО.
10. Далі проводити розрахункові операції через відремонтований РРО. Z-звіт друкувати у звичайному режимі й у день поновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції.
Якщо касовий апарат на ремонті й у вас було просто гарантійне обслуговування РРО у сервісному центрі, то алгоритм дій такий самий, як ми описали вище, плюс додаються пункти:
● Укладання договору оренди або безплатного користування з ЦСО.
● Реєстрація резервного РРО у податковій службі.
● Використовувати так, як ми описали вище.
● Після повернення до роботи основного РРО знімаєте з реєстрації резервний РРО і розриваєте на нього договір оренди з ЦСО.
До речі, щодо реєстрації КОРО на резервний РРО: законодавчо це не передбачено, якщо ви й основний РРО відмовилися від КОРО. Але водночас податкова дозволяє підприємцям реєструвати КОРО на резервний РРО за власним бажанням.
Проведення розрахункових операцій, якщо РРО не працює більш ніж добу
Заклад повинен проводити розрахункові операції на резервному РРО або використовувати КОРО.
Проведення розрахункових операцій за несправності РРО понад 72 години
Якщо РРО не працює більш як 3 доби, треба використовувати резервний РРО або зареєструвати новий. Перед початком використання нового РРО замість несправного треба перерахувати гроші в касі й провести через новий РРО операцію «службове внесення».
Скасування реєстрації РРО: за яких умов?
1) суб’єктом господарювання подано Заяву про скасування реєстрації за ф. № 4-РРО);
2) вичерпано строк служби РРО, вказаний у реєстрі екземплярів реєстраторів розрахункових операцій або у паспорті РРО
3) закінчилися визначені законодавством строки експлуатації РРО;
4) РРО застосовується не за сферою застосування, визначеною Державним реєстром реєстраторів розрахункових операцій ;
5) виявлено невідповідність модифікації, конструкції та/або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Реєстру РРО;
6) установчі документи суб’єкта господарювання згідно із судовим рішенням визнано недійсними;
7) наявне судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання – банкрута;
8) наявне судове рішення щодо припинення суб’єкта господарювання, що не пов’язане з банкрутством;
9) суб’єкт господарювання – ФОП померла, а також у разі оголошення такої особи померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
10) в контролюючих органах наявні відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань щодо державної реєстрації припинення суб’єкта господарювання;
11) викрадено РРО;
12) змінено власника РРО;
13) щодо господарської одиниці, де використовується РРО, суб’єкт господарювання повідомив про такий об’єкт оподаткування контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 ст. 63 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ із змінами та доповненнями, як про закритий або такий, що не експлуатується суб’єктом господарювання.
14) суб’єкт господарювання у зв’язку із застосовуванням ПРРО вирішив відмовитись від застосування РРО, строк служби якого не закінчився.
При цьому, суб’єкти господарювання, які у зв’язку із застосуванням ПРРО вирішили відмовитися від застосування РРО, строк служби яких не закінчився, мають скасувати реєстрацію таких РРО згідно з Порядком № 547 із поданням до контролюючих органів звітних документів, передбачених Законом України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями (п. 8 глави 4 розд. II Порядку № 547).
Скасування реєстрації РРО на підставах, визначених у пп. 1, 11, 12 та 14 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, здійснюється за заявою суб’єкта господарювання, а на підставах, визначених у пп. 2 — 10, 13 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, може здійснюватися за заявою суб’єкта господарювання або примусово за рішенням контролюючого органу за місцем реєстрації РРО (п. 2 глави 4 розд. II Порядку № 547).
Рішення про скасування реєстрації реєстратора розрахункових операцій оформлюється за формою № 5-РРО (додаток 5 до Порядку № 547).
Таке рішення підписується керівником контролюючого органу за місцем реєстрації РРО або уповноваженою особою контролюючого органу.
Пунктом 5 глави 4 розд. II Порядку № 547 встановлено, що контролюючий орган за місцем реєстрації РРО не пізніше одного місяця з дня виникнення підстав для скасування реєстрації РРО,приймає рішення про скасування реєстрації РРО у разі, якщо суб’єктом господарювання не подано заяву про скасування реєстрації за ф. № 4-РРО та такі підстави залишилися актуальними.
Контролюючий орган за місцем реєстрації РРО у випадках, передбачених п.п. 2 та 3 п. 1 глави 4 розд. II Порядку № 547, попереджає суб’єкта господарювання за місяць до настання терміну про необхідність проведення процедури скасування реєстрації РРО.
Скасування реєстрації РРО проводиться контролюючим органом не пізніше двох робочих днів з дня настання терміну виведення з експлуатації РРО (п. 6 глави 4 розд. II Порядку № 547)
ПРРО
Основа роботи програмних РРО закладена у самому Законі про РРО. Крім того, спеціально для забезпечення їх роботи розроблено ще два документи, затверджені наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. № 317:
- Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – Порядок № 317/1);
- Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій в режимі офлайн (далі – Порядок № 317/2).
Також тим же наказом Мінфіну було прийнято низку пов’язаних змін до уже існуючих нормативних документів:
- Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547;
- Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547 .
Крім того, наказом Мінфіну від 18.06.2020 р. № 306 внесено зміни до Положення про форму та зміст розрахункових документів, яке в свій час було затверджено наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Положення № 13).
Оновилася форма фіскального касового чека (додаток 1 Положення № 13).
Форми, які застосовуються користувачами програмних РРО для реєстрації/перереєстрації/скасування реєстрації ПРРО, а також під час застосування ПРРО:
-J/F 1316604 Заява про реєстрацiю програмного реєстратора розрахункових операцiй (форма № 1-ПРРО);
- J/F 1316701 Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій. Форма № 2- ПРРО;
- J/F 1316801 Повідомлення про відкриття зміни програмним реєстратором розрахункових операцій. Форма № 3-ПРРО;
- J/F 1316901 Повідомлення про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним реєстратором розрахункових операцій та фіскальним сервером. Форма № 4-ПРРО;
- J/F 1391802 Повiдомлення про надання iнформацiї щодо квалiфiкованих/удосконалених сертифiкатiв вiдкритих ключiв, якi застосовуються в ПРРО за ф. № 5-ПРРО
Програмний РРО: як зареєструвати
кщо вже отримали ПРРО, то його слід спершу зареєструвати. Однак звернемо вашу на увагу на деякі деталі:
- попередньо треба отримати собі кваліфікований електронний підпис (КЕП), якщо його досі немає.
Це можна зробити й не тільки у ДПС – у будь-якому сервісному центрі надавача електронних довірчих послуг. Зверніть увагу, що кожному касиру, який працюватиме з даним ПРРО потрібен окремий КЕП;
- потрібно скласти і подати Заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (вона є у додатку 1 до Порядку № 317/1). Подається вона виключно в електронній формі через Електронний кабінет платника податку, тобто відвідувати ДПС не потрібно.
При заповненні заяви за формою № 1-ПРРО необхідно вказати дані:
а.) в розділі 1 «Дія» обираємо комірку «Реєстрація»
б.) в розділі 2 «Дані щодо суб’єкта господарювання» зазначається: - найменування/прізвище, ім’я, по батькові; - податковий номер/серія (за наявності) та номер паспорта; - ІПН (для платників ПДВ).
в.) в розділі 3 «Дані щодо господарської одиниці» зазначається:
- Ідентифікатор об’єкта оподаткування та КОАТУУ / КАТОТТГ (Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад) (згідно з присвоєним суб’єктом господарювання при наданні Повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які проводиться діяльність за формою № 20-ОПП). Для фізичних осіб-підприємців; – платників єдиного податку у яких відсутні господарські одиниці у поле ідентифікатор об’єкта оподаткування проставляється значення «00000000» та в полі КОАТУУ – значення населеного пункту місця реєстрації;
- назва ГО - (відображатиметься в чеку);
- адреса розміщення ГО (або програмно-технічного комплексу самообслуговування) - (відображатиметься в чеку);
- назва платіжної системи (для платіжної організації платіжної системи (учасника платіжної системи)) для відображення у розрахунковому документі (чеку) за умови якщо суб’єкт господарювання є учасником такої платіжної системи.
Усі ці дані можна переглянути в розділі зліва «Облікові дані платника» (якщо було зареєстровано господарську одиницю, при поданні форми № 20-ОПП
г.) в розділі 4 «Дані щодо ПРРО» зазначається:
− Тип ПРРО:
• Стаціонарний – такий ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО;
• Пересувний – такий ПРРО зареєстрований на конкретну господарську одиницю (наприклад автомобіль), але може використовуватися на всій території України;
• Інтернет торгівля – ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю і використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО, та при його застосуванні можливе залучення касира (інтернет-магазин (сайт));
• Каса самообслуговування – такий ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній Заяві за ф. № 1-ПРРО, при цьому його застосування не передбачає залучення касира (наприклад, платіжний термінал).
− Назва ПРРО (перший стовчик таблиці: вільна назва, наприклад можна назвати як: «Каса», «Термінал», «ПТКС», «Сайт»);
− Номер ПРРО (другий стовчик табл.: вказується номер ПРРО, який в межах кожної окремої господарської одиниці має бути унікальним (наприклад «1», а при наступній реєстрації каси вказати номер «2» і так далі));
− Фіскальний номер (третій стовпчик табл.: при реєстрації нової каси - не зазначається).
д.) в розділі 5 «У разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку:» ставиться позначка:
- не здійснюється (ПРРО не працює в режимі офлайн) – при застосуванні ПРРО виключно в режимі онлайн та у такому разі ПРРО не зможе працювати за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
− здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн) – надає можливість застосовувати ПРРО за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
− здійснюється (застосовується резервний РРО згідно з п.13 розділу V Порядку) – у такому випадку за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу застосовується резервний РРО.
е) в розділі 6 «Підписант» зазначається посада та дані підписанта. У разі відсутності помилок, зберігаємо, повертаємось у розділ Введення звітності:
- підписуємо та направляємо Заяву на обробку;
- натискаємо Відправити.
5. Через короткий проміжок часу перевіряємо отримання квитанції про обробку Заяви, та у разі успішної обробки у квитанції отримуємо: «Документ прийнято» «Інформація – ПРРО “Назва каси” з локальним номером “Номер каси” призначено фіскальний номер “Фіскальний номер ПРРО”»
Наступний крок - реєстрація КЕП касира в ДПС: Повiдомлення про надання iнформацiї щодо квалiфiкованих/удосконалених сертифiкатiв вiдкритих ключiв, якi застосовуються в ПРРО. Форма № 5-ПРРО.
Заходимо у Введення звітності – натискаємо Створити. Шукаємо форму № J/F1391802
Заповнюємо форму: Вказуєте дату та номер повідомлення (номер 1, 2, 3 і так далі, зазвичай вказується довільно, на розсуд заповнювача такого повідомлення):
В перших двох стовпчиках вказуєте ПІБ касира та реєстраційний номер облікової картки. Тип підпису вписуєте «Касир» або «Старший касир». Далі вказуєте Ідентифікатор ключа суб’єкта. Здійснюємо вибір місця розташування ключа та виділяємо обраний файл з ключем. Проводите перевірку, зберігаєте. підписуєте і відправляєте.
З 01 серпня 2020 року безкоштовне програмне забезпечення для ПРРО від ДПС є доступним для повноцінного використання на добровільній основі. Наразі існує багато програмних застосунків на різний смак і дохід.
Перед початком роботи ПРРО його слід обов’язково “запрограмувати”, тобто внести до нього найменування усіх товарів та їх ціни.
Це можна зробити через імпорт файлу з базою товарів у CSV форматі, яку можна вивантажити, наприклад через Excel (а в Excel й імпорт, наприклад, з 1С);
Відкриття зміни здійснюється шляхом направлення через ПРРО Повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО (п. 3 розділу IV Порядку № 317/1);
- Перевірте, що ПРРО переведений у фіскальний режим роботи (зазирніть до інструкції по його експлуатації).
В першу чергу, це означає наявність зв’язку з сервером ДПС.
Після цих дій ПРРО практично готовий до роботи. Ознайомтесь з інструкцією від розробника програмного забезпечення та виконайте далі необхідні дії.
Причини відмов у реєстрації ПРРО
Відмова у реєстрації можлива, якщо (п. 6 розділу ІІ Порядку № 317/1):
- недотримано правила електронного документообігу (використання електронного підпису, невідповідність формату документа тощо);
- такий ПРРО уже зареєстрований; господарська одиниця, на яку реєструється ПРРО, невідома податківцям, тобто про неї не подали попередньо до ДПС інформацію по формі 20-ОПП;
- суб’єкт відсутній в ЄДР або є інші розбіжності у даних.
Перереєстрація ПРРО
Програмний РРО треба перереєструвати, якщо станеться зміна:
- найменування суб’єкта (назва юрособи або зміна прізвища, ім’я, п батькові фізособи-підприємця);
- зміна податкового номера; зміна найменування господарської одиниці, де використовується ПРРО;
- зміна адреси господарської одиниці, де використовується ПРРО.
Для цього слід подати ту ж саму заяву, що й при реєстрації – по формі 1-ПРРО, але з позначкою “Перереєстрація”. Якщо зміни не пов’язані з наведеними вище причинами, то подається заява по формі 1-ПРРО, але з позначкою “Зміни (крім перереєстрації)”.
Строки внесення змін аналогічні реєстрації.
Як працювати з програмним РРО
Правила роботи з ПРРО у цілому подібні до правил роботи зі звичайними РРО.
Аналогічно умовою здійснення розрахунковою операції є створення фіскального чека. Відмінність у тому, що (п. 1 розділу IV Порядку № 317/1):
- він може бути не тільки у паперовій, але й у електронній формі; електронний вигляд може бути у вигляді QR-коду. Цього достатньо;
- електронний фіскальний чек може бути також надісланий на електронну пошту покупця.
Судячи з даних вимог, необов’язковими є:
- наявність принтера;
- наявність у покупця засобу зчитування (смартфону тощо) або електронної адреси.
Щоденно має створюватися фіскальний звіт (Z-звіт). У ПРРО це має бути в автоматичному режимі. Достатньо електронної форми, але можна ще й роздрукувати.
Неправильно введену операцію можна скасувати шляхом реєстрації операції “сторно” (п. 8 розділу IV Порядку № 317/1).
!!! Увага: на ПРРО достатньо показати е-чек на дисплеї.
Початок і завершення зміни в ПРРО
Як і в апаратному РРО у ПРРО теж спочатку слід спочатку слід його запустити, авторизуватися через КЕП, відкрити зміну, сформувати чек “службове внесення” й зареєструвати його.
Додаткове внесенні й видача готівки протягом зміни оформляється чеками “службове внесення” та “службова видача”. Внесення грошей слід здійснювати до першого продажу.
Усі ці службові внесення/видачі відображаються у Z-звіті.
Для завершення зміни потрібно вилучити готівку з каси ПРРО. Для цього формується чек “службова видача” й натискається кнопка “закрити зміну”.
Дії при виході з ладу ПРРО
Якщо пРРО вийшов з ладу, то користувач має (п. 12 розділу ІІ Порядку № 317/1):
- припинити здійснення розрахункових операцій до усунення несправності;
- подати через Електронний кабінет Повідомлення про виявлення несправностей за формою № 2-ПРРО з додатка 2 до Порядку № 317/1;
- після усунення несправностей подати заяву за формою 1ПРРО з позначкою “Відновлення роботи”.
Фіскальний чек програмного РРО
За п. 2 Положення № 13 з 1 серпня 2020 року відбулося й оновлення форми фіскального чека, у якому з’явилися й елементи необхідні для ПРРО:
- QR-код – у разі наявності. У собі він містить код автентифікації чека, дату і час розрахункової операції, інші дані;
- позначка щодо режиму роботи (офлайн/онлайн), в якому створений касовий чек ПРРО;
- контрольне число, яке сформоване в режимі офлайн додано дані не тільки про годину та хвилину, але й секунду здійснення розрахункової операції.
Як працює режим «оффлайн» у програмних РРО
Якщо зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером ДПС втрачено, наприклад через відсутність Інтернет-з’єднання, то тоді пРРО переходить автоматично у так званий “офлайн-режим” роботи.
Це значить наступне:
- ПРРО надається резерв з певного діапазону фіскальних номерів;
- працювати в такому режимі можна не більше 36 год, але не більше ніж 168 годин на місяць.
За цим має стежити ПРРО автоматично. Робота також припиняється, якщо закінчуються номери з виділеного діапазону;
- При початку роботи офлайн формується електронне повідомлення по формі № 4-ПРРО з відміткою “початок переведення ПРРО в режим офлайн”, а після відновлення використовується ця ж сама форма повідомлення, але з позначкою “завершення роботи офлайн”;
- У фіскальних чеках, які створюються ПРРО в режимі офлайн має бути відповідна відмітка (п. 1 розділу ІІІ Порядку № 317/2);
- Після відновлення зв’язку з сервером ПРРО має передати пакет даних про свою роботу в режимі офлайн. До нього зокрема входить інформація про сформовані фіскальні чеки. Це має відбутися протягом години після відновлення зв’язку (п. 7 розділу ІІІ Порядку № 317/2);
- Має бути створена контрольна стрічка й забезпечене її зберігання на такому ПРРО, який працював офлайн (про це мали подбати розробники програмного забезпечення).
Користувач взагалі може відмовитися від використання режиму офлайн, якщо він зробить відповідну позначку у реєстраційній заяві по формі № 1-ПРРО щодо здійснення розрахункових операцій: “не здійснюються (ПРРО не працює в режимі офлайн)”.
Програмний і звичайний РРО одночасно
У Законі про РРО заборон одночасного їх використання немає. Крім того, у п. 13 розділу V мова йде про використання резервного РРО, якщо ПРРО втратив зв’язок з фіскальним сервером.
Також у реєстраційній заяві по формі 1-ПРРО щодо здійснення розрахункових операцій є пункт: “здійснюються (застосовується резервний РРО згідно з п. 13 розділу V Порядку).
!!!! Увага: реєструючи ПРРО можна залишити собі ще й звичайний РРО як резервний.
Виходить, що реєструючи ПРРО можна залишити звичайний РРО, якщо зробити відповідну позначку у заяві.
У такому разі навіть на одній торговій точці можна використовувати на двох рівних касах ПРРО та РРО одночасно чи на одній й тій же касі в різних змінах.
Скасування реєстрації звичайного РРО при переході на пРРО потрібне лише у тому разі, якщо його використання не планується, тобто відбувається повний перехід на ПРРО.
Скасування реєстрації ПРРО
Реєстрація ПРРО скасовується шляхом подачі заяви по формі № 1-ПРРО з позначкою “Скасування реєстрації” (п. 2 розділу ІІІ Порядку № 317/1).
Також автоматично реєстрація може бути скасована і самим ДПС без подачі заяви, якщо:
- суб'єкта знято з реєстрації у ЄДР;
- щодо суб’єкта прийнято судове рішення про ліквідацію, банкрутство чи інше припинення;
- особа померла або без вісти пропала;
- деяких інших випадках, визначених п. 3 розділу ІІІ Порядку № 317/1.
СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ: ТОРГІВЛЯ ЧИ ВИРОБНИЦТВО
Дія Закону № 265 поширюється на сферу торгівлі, громадського харчування та послуг. РРО/ПРРО та розрахункові квитанції (РК) не застосовуються ПІДПРИЄМСТВАМИ, установами та організаціями всіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, що торгують продукцією власного виробництва, під час проведення розрахунків у касах цих підприємств, установ та організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і видаванням відповідних квитанцій, підписаних уповноваженою особою відповідного СГ (п. 1 ст. 9 Закону № 265) !!!Виняток: торгівля технічно складними побутовими товарами (ТСПТ), що підлягають гарантійному ремонту, лікарськими засобами, виробами медичного призначення, ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
РРО У ВИРОБНИЦТВІ
Термін «продукція власного виробництва» законодавством не визначено. Позиція ДПС: до продукції власного виробництва може бути віднесена продукція, яка виробляється та реалізується самим підприємством у єдиному технологічному процесі з використанням власної або найманої робочої сили (ЗІР, 109.03). Висновок - РРО/ПРРО застосовуються підприємствами під час реалізації: • будь-якої продукції власного виробництва, якщо гроші від покупців приймаються в касі підприємства в безготівковій формі через POSтермінал (тобто із застосуванням платіжних карток); • видів власної продукції, прямо зазначених як винятки; • будь-яких матеріальні цінностей (включаючи залишки матеріалів і т. п.), що не є продукцією власного виробництва.
РРО ПРИ НАДАННІ ПОСЛУГ
За загальним правилом, реалізація з оплатою готівкою або в безготівковій формі (у т. ч. із застосуванням платіжних карток і чеків, жетонів і т. п.) вимагає застосування РРО. • Якщо підприємство одночасно продає продукцію власного виробництва та надає послуги, то під час проведення розрахунків за послуги права на пільгу в нього немає. • під час проведення розрахунків у готівковій формі за послуги з надання в оренду нерухомого майна, оплати комунальних послуг, передбачених договором оренди, СГ зобов'язані застосовувати РРО/ПРРО відповідно до вимог Закону № 265 • Виняток зроблено тільки для випадку, коли ПОСЛУГИ ОПЛАЧУЮТЬСЯ ВИКЛЮЧНО за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів (комунальні послуги, кабельне телебачення, ігри, послуги доступу до інтернет-контенту, інфо-продуктів, комп’ютерних програм).
Незалежна професійна діяльність і РРО
Незалежна професійна діяльність – участь фізособи у науковій, літературній, артистичній, художній, освітній або викладацькій діяльності, діяльність лікарів, приватних нотаріусів, приватних виконавців, адвокатів, арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів), аудиторів, бухгалтерів, оцінщиків, інженерів чи архітекторів, особи, зайнятої релігійною (місіонерською) діяльністю, іншою подібною діяльністю за умови, що така особа не є працівником або ФОП (за виключенням випадку, передбаченого п. 65.9 ПКУ) та використовує найману працю не більш як чотирьох фізичних осіб. (пп. 14.1.226 ПКУ)
Нормами ст. 178 ПКУ, якою визначено порядок оподаткування фізосіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, не передбачено обов’язкового застосування РРО при здійсненні готівкових та/або безготівкових розрахунків такими платниками податку. Враховуючи вищевикладене, фізособи, які здійснюють незалежну професійну діяльність мають право не застосовувати РРО при здійсненні готівкових та/або безготівкових розрахунків.
Відмова у реєстрації можлива, якщо (п. 6 розділу ІІ Порядку № 317/1):
- недотримано правила електронного документообігу (використання електронного підпису, невідповідність формату документа тощо);
- такий ПРРО уже зареєстрований; господарська одиниця, на яку реєструється ПРРО, невідома податківцям, тобто про неї не подали попередньо до ДПС інформацію по формі 20-ОПП;
- суб’єкт відсутній в ЄДР або є інші розбіжності у даних.
Перереєстрація ПРРО
Програмний РРО треба перереєструвати, якщо станеться зміна:
- найменування суб’єкта (назва юрособи або зміна прізвища, ім’я, п батькові фізособи-підприємця);
- зміна податкового номера; зміна найменування господарської одиниці, де використовується ПРРО;
- зміна адреси господарської одиниці, де використовується ПРРО.
Для цього слід подати ту ж саму заяву, що й при реєстрації – по формі 1-ПРРО, але з позначкою “Перереєстрація”. Якщо зміни не пов’язані з наведеними вище причинами, то подається заява по формі 1-ПРРО, але з позначкою “Зміни (крім перереєстрації)”.
Строки внесення змін аналогічні реєстрації.
Як працювати з програмним РРО
Правила роботи з ПРРО у цілому подібні до правил роботи зі звичайними РРО.
Аналогічно умовою здійснення розрахунковою операції є створення фіскального чека. Відмінність у тому, що (п. 1 розділу IV Порядку № 317/1):
- він може бути не тільки у паперовій, але й у електронній формі; електронний вигляд може бути у вигляді QR-коду. Цього достатньо;
- електронний фіскальний чек може бути також надісланий на електронну пошту покупця.
Судячи з даних вимог, необов’язковими є:
- наявність принтера;
- наявність у покупця засобу зчитування (смартфону тощо) або електронної адреси.
Щоденно має створюватися фіскальний звіт (Z-звіт). У ПРРО це має бути в автоматичному режимі. Достатньо електронної форми, але можна ще й роздрукувати.
Неправильно введену операцію можна скасувати шляхом реєстрації операції “сторно” (п. 8 розділу IV Порядку № 317/1).
!!! Увага: на ПРРО достатньо показати е-чек на дисплеї.
Початок і завершення зміни в ПРРО
Як і в апаратному РРО у ПРРО теж спочатку слід спочатку слід його запустити, авторизуватися через КЕП, відкрити зміну, сформувати чек “службове внесення” й зареєструвати його.
Додаткове внесенні й видача готівки протягом зміни оформляється чеками “службове внесення” та “службова видача”. Внесення грошей слід здійснювати до першого продажу.
Усі ці службові внесення/видачі відображаються у Z-звіті.
Для завершення зміни потрібно вилучити готівку з каси ПРРО. Для цього формується чек “службова видача” й натискається кнопка “закрити зміну”.
Дії при виході з ладу ПРРО
Якщо пРРО вийшов з ладу, то користувач має (п. 12 розділу ІІ Порядку № 317/1):
- припинити здійснення розрахункових операцій до усунення несправності;
- подати через Електронний кабінет Повідомлення про виявлення несправностей за формою № 2-ПРРО з додатка 2 до Порядку № 317/1;
- після усунення несправностей подати заяву за формою 1ПРРО з позначкою “Відновлення роботи”.
Фіскальний чек програмного РРО
За п. 2 Положення № 13 з 1 серпня 2020 року відбулося й оновлення форми фіскального чека, у якому з’явилися й елементи необхідні для ПРРО:
- QR-код – у разі наявності. У собі він містить код автентифікації чека, дату і час розрахункової операції, інші дані;
- позначка щодо режиму роботи (офлайн/онлайн), в якому створений касовий чек ПРРО;
- контрольне число, яке сформоване в режимі офлайн додано дані не тільки про годину та хвилину, але й секунду здійснення розрахункової операції.
Як працює режим «оффлайн» у програмних РРО
Якщо зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером ДПС втрачено, наприклад через відсутність Інтернет-з’єднання, то тоді пРРО переходить автоматично у так званий “офлайн-режим” роботи.
Це значить наступне:
- ПРРО надається резерв з певного діапазону фіскальних номерів;
- працювати в такому режимі можна не більше 36 год, але не більше ніж 168 годин на місяць.
За цим має стежити ПРРО автоматично. Робота також припиняється, якщо закінчуються номери з виділеного діапазону;
- При початку роботи офлайн формується електронне повідомлення по формі № 4-ПРРО з відміткою “початок переведення ПРРО в режим офлайн”, а після відновлення використовується ця ж сама форма повідомлення, але з позначкою “завершення роботи офлайн”;
- У фіскальних чеках, які створюються ПРРО в режимі офлайн має бути відповідна відмітка (п. 1 розділу ІІІ Порядку № 317/2);
- Після відновлення зв’язку з сервером ПРРО має передати пакет даних про свою роботу в режимі офлайн. До нього зокрема входить інформація про сформовані фіскальні чеки. Це має відбутися протягом години після відновлення зв’язку (п. 7 розділу ІІІ Порядку № 317/2);
- Має бути створена контрольна стрічка й забезпечене її зберігання на такому ПРРО, який працював офлайн (про це мали подбати розробники програмного забезпечення).
Користувач взагалі може відмовитися від використання режиму офлайн, якщо він зробить відповідну позначку у реєстраційній заяві по формі № 1-ПРРО щодо здійснення розрахункових операцій: “не здійснюються (ПРРО не працює в режимі офлайн)”.
Програмний і звичайний РРО одночасно
У Законі про РРО заборон одночасного їх використання немає. Крім того, у п. 13 розділу V мова йде про використання резервного РРО, якщо ПРРО втратив зв’язок з фіскальним сервером.
Також у реєстраційній заяві по формі 1-ПРРО щодо здійснення розрахункових операцій є пункт: “здійснюються (застосовується резервний РРО згідно з п. 13 розділу V Порядку).
!!!! Увага: реєструючи ПРРО можна залишити собі ще й звичайний РРО як резервний.
Виходить, що реєструючи ПРРО можна залишити звичайний РРО, якщо зробити відповідну позначку у заяві.
У такому разі навіть на одній торговій точці можна використовувати на двох рівних касах ПРРО та РРО одночасно чи на одній й тій же касі в різних змінах.
Скасування реєстрації звичайного РРО при переході на пРРО потрібне лише у тому разі, якщо його використання не планується, тобто відбувається повний перехід на ПРРО.
Скасування реєстрації ПРРО
Реєстрація ПРРО скасовується шляхом подачі заяви по формі № 1-ПРРО з позначкою “Скасування реєстрації” (п. 2 розділу ІІІ Порядку № 317/1).
Також автоматично реєстрація може бути скасована і самим ДПС без подачі заяви, якщо:
- суб'єкта знято з реєстрації у ЄДР;
- щодо суб’єкта прийнято судове рішення про ліквідацію, банкрутство чи інше припинення;
- особа померла або без вісти пропала;
- деяких інших випадках, визначених п. 3 розділу ІІІ Порядку № 317/1.
СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ: ТОРГІВЛЯ ЧИ ВИРОБНИЦТВО
Дія Закону № 265 поширюється на сферу торгівлі, громадського харчування та послуг. РРО/ПРРО та розрахункові квитанції (РК) не застосовуються ПІДПРИЄМСТВАМИ, установами та організаціями всіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, що торгують продукцією власного виробництва, під час проведення розрахунків у касах цих підприємств, установ та організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і видаванням відповідних квитанцій, підписаних уповноваженою особою відповідного СГ (п. 1 ст. 9 Закону № 265) !!!Виняток: торгівля технічно складними побутовими товарами (ТСПТ), що підлягають гарантійному ремонту, лікарськими засобами, виробами медичного призначення, ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
РРО У ВИРОБНИЦТВІ
Термін «продукція власного виробництва» законодавством не визначено. Позиція ДПС: до продукції власного виробництва може бути віднесена продукція, яка виробляється та реалізується самим підприємством у єдиному технологічному процесі з використанням власної або найманої робочої сили (ЗІР, 109.03). Висновок - РРО/ПРРО застосовуються підприємствами під час реалізації: • будь-якої продукції власного виробництва, якщо гроші від покупців приймаються в касі підприємства в безготівковій формі через POSтермінал (тобто із застосуванням платіжних карток); • видів власної продукції, прямо зазначених як винятки; • будь-яких матеріальні цінностей (включаючи залишки матеріалів і т. п.), що не є продукцією власного виробництва.
РРО ПРИ НАДАННІ ПОСЛУГ
За загальним правилом, реалізація з оплатою готівкою або в безготівковій формі (у т. ч. із застосуванням платіжних карток і чеків, жетонів і т. п.) вимагає застосування РРО. • Якщо підприємство одночасно продає продукцію власного виробництва та надає послуги, то під час проведення розрахунків за послуги права на пільгу в нього немає. • під час проведення розрахунків у готівковій формі за послуги з надання в оренду нерухомого майна, оплати комунальних послуг, передбачених договором оренди, СГ зобов'язані застосовувати РРО/ПРРО відповідно до вимог Закону № 265 • Виняток зроблено тільки для випадку, коли ПОСЛУГИ ОПЛАЧУЮТЬСЯ ВИКЛЮЧНО за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів (комунальні послуги, кабельне телебачення, ігри, послуги доступу до інтернет-контенту, інфо-продуктів, комп’ютерних програм).
Незалежна професійна діяльність і РРО
Незалежна професійна діяльність – участь фізособи у науковій, літературній, артистичній, художній, освітній або викладацькій діяльності, діяльність лікарів, приватних нотаріусів, приватних виконавців, адвокатів, арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів), аудиторів, бухгалтерів, оцінщиків, інженерів чи архітекторів, особи, зайнятої релігійною (місіонерською) діяльністю, іншою подібною діяльністю за умови, що така особа не є працівником або ФОП (за виключенням випадку, передбаченого п. 65.9 ПКУ) та використовує найману працю не більш як чотирьох фізичних осіб. (пп. 14.1.226 ПКУ)
Нормами ст. 178 ПКУ, якою визначено порядок оподаткування фізосіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, не передбачено обов’язкового застосування РРО при здійсненні готівкових та/або безготівкових розрахунків такими платниками податку. Враховуючи вищевикладене, фізособи, які здійснюють незалежну професійну діяльність мають право не застосовувати РРО при здійсненні готівкових та/або безготівкових розрахунків.
ЧАСТКОВА ОПЛАТА
При продажі товарів з оплатою декількома платежами (пердоплата і післяоплата; часткова оплата з подальшим відтермінуванням платежу тощо) продавець повинен оформити і видати окремий фіскальний чек на кожну розрахункову операцію за умови прийняття готівки чи платіжних карток від покупця). У разі застосування різних, коли один платіж оплачено на поточний рахунок продавця у форматі IBAN, а інший –готівкою, обов'язковим є видача фіскального чеку саме на розрахункову операцію ( а цьому випадку на приймання готівки).
КВИТАНЦІЯ ТЕРМІНАЛУ – НЕ РОЗРАХУНКОВИЙ ДОКУМЕНТ
Чи вважається розрахунковим документом квитанція про оплату, яку надає покупцю еквайр на підставі ч. 3 ст. 13 Закону № 675? Ні, не вважається. Квитанція, що підтверджує факт перерахування грошей: • не є розрахунковим документом установленої форми та змісту в розумінні Закону № 265 і Положення № 13; • не підтверджує факт продажу товарів/отримання послуг. СГ, що не застосовують РРО, видають покупцю товарний чек, накладну СГ, що застосовують РРО – фіскальний касовий чек за формою № ФКЧ-1.
Нюанси застосування РРО/ПРРО ФОП у селі. Використання КОРО та РК замість наявного РРО
ФОПи, які сплачують єдиний податок, мають право проводити розрахунки без РРО та/або програмних РРО з використанням розрахункових книжок (РК) та книг обліку розрахункових операцій (КОРО), якщо торгують товарами вроздріб на території села, селища, окрім підакцизних товарів (п. 1 Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336; далі — Перелік № 1336). Вимога до розміру доходів — 167 розмірів мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня року на один структурний/відокремлений підрозділ / пункт продажу товарів. У 2022 році — це 1 млн 2 тис. грн. Якщо дохід перетнув цю межу — встановіть РРО. Звільнення не діє за наявності хоча б однієї з умов.
При продажі товарів з оплатою декількома платежами (пердоплата і післяоплата; часткова оплата з подальшим відтермінуванням платежу тощо) продавець повинен оформити і видати окремий фіскальний чек на кожну розрахункову операцію за умови прийняття готівки чи платіжних карток від покупця). У разі застосування різних, коли один платіж оплачено на поточний рахунок продавця у форматі IBAN, а інший –готівкою, обов'язковим є видача фіскального чеку саме на розрахункову операцію ( а цьому випадку на приймання готівки).
КВИТАНЦІЯ ТЕРМІНАЛУ – НЕ РОЗРАХУНКОВИЙ ДОКУМЕНТ
Чи вважається розрахунковим документом квитанція про оплату, яку надає покупцю еквайр на підставі ч. 3 ст. 13 Закону № 675? Ні, не вважається. Квитанція, що підтверджує факт перерахування грошей: • не є розрахунковим документом установленої форми та змісту в розумінні Закону № 265 і Положення № 13; • не підтверджує факт продажу товарів/отримання послуг. СГ, що не застосовують РРО, видають покупцю товарний чек, накладну СГ, що застосовують РРО – фіскальний касовий чек за формою № ФКЧ-1.
Нюанси застосування РРО/ПРРО ФОП у селі. Використання КОРО та РК замість наявного РРО
ФОПи, які сплачують єдиний податок, мають право проводити розрахунки без РРО та/або програмних РРО з використанням розрахункових книжок (РК) та книг обліку розрахункових операцій (КОРО), якщо торгують товарами вроздріб на території села, селища, окрім підакцизних товарів (п. 1 Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336; далі — Перелік № 1336). Вимога до розміру доходів — 167 розмірів мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня року на один структурний/відокремлений підрозділ / пункт продажу товарів. У 2022 році — це 1 млн 2 тис. грн. Якщо дохід перетнув цю межу — встановіть РРО. Звільнення не діє за наявності хоча б однієї з умов.
* Граничний обсяг для одного СГ.
** Граничний обсяг на один структурний (відокремлений) підрозділ (пункт продажу товарів (надання послуг)).
*** В одному торговому об’єкті з ФОП ніхто інший не повинен торгувати підакцизними товарами (у т. ч. алкогольними напоями, тютюновими виробами); ФОП не повинен займатися ще й дистанційною торгівлею, зокрема через Інтернет; сільрадою / радою ОТГ не має бути прийняте рішення про обов’язкове застосування на території села РРО/ПРРО для торгівлі з п. 1 Переліку № 1336.
КОРО потрібна :
Коли потрібна книга КОРО
● РРО виходить із ладу;
● Тимчасово немає електрики.
Підприємство не мусить щодня підклеювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) до КОРО і вносити до неї записи (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547
Зберігайте Z-звіти у паперовій та/або електронній формі протягом 1095 календарних днів підійде будь-який зручний спосіб, якого не забороняє законодавство.
Це потрібно для того, щоб підтвердити факт оприбуткування готівки та повноту обліку розрахункових операцій.
Коли закінчиться КОРО, можете:
Реєстрація та ведення КОРО – це право, а не обов’язок суб’єктів господарювання. Тобто, вести її чи ні – це суто ваш вибір. При цьому слід розуміти, що у випадку неведення КОРО, в разі виходу з ладу РРО чи відключення світла, проводити розрахунки у готівковій формі або за допомогою платіжних карток заборонено.
Недоліки та переваги програмного РРО
Недоліком програмного РРО можна назвати:
- новизну даної технології;
- необхідність покупцям використовувати певні засоби зчитування QR-кодів, електронних чеків, мати електронну адресу, смартфони, месенджери, якщо вони бажають зберегти собі електронний фіскальний чек;
- може знайтись покупець, який забажає якось отримати собі е-чек, але засобів зчитування не матиме.
Якщо немає принтера, то рішення проблеми – відправити е-чек на власну електронну пошту та десь роздрукувати й віддати такому покупцю;
- поки що є брак комплексних рішень для інтеграції з 1С та іншими бухгалтерськими програмами.
Переваги ПРРО:
- автоматичність важливих функцій, наприклад формування Z-звіту. Він може бути як тільки в електронній формі, так і роздрукований;
- продавцю можна просто показати чек на дисплеї;
- не потрібна Книга обліку розрахункових операцій (КОРО). Це й зрозуміло, адже є рижим офлайн-роботи й видавати квитанції не потрібно. Одна запис у Книзі обліку доходів (і витрат) чи її аналогу підприємцю слід зробити – для оприбуткування готівки;
- коштуватиме він не дорожче, а то й дешевше звичайного РРО;
- можливість працювати після вимкнення електроенергії, тобто в режимі “офлайн”. Не потрібні розрахункові квитанції чи чекати ввімкнення електроенергії як це зі звичайними РРО;
- не потрібно укладати угоди з центрами сервісного обслуговування (ЦСО), як це зі звичайними РРО;
- можливість видачі й електронних фіскальних чеків, що зручно при Інтернет-торгівлі. У звичайних РРО фіскальні чеки лише паперові.
Однак, на жаль, поки що у безкоштовному ПРРО від ДПС можливість формувати е-чеки при оплаті за допомогою банківських карток в Інтернет-торгівлі не реалізована.
ТОП помилок при роботі з РРО та ПРРО
Кожного разу при виконанні входу касиром на програмному реєстраторі розрахункових операцій відбувається перевірка всіх доступних господарських одиниць та ПРРО для такого касира за його ідентифікатором ключа суб’єкта, інформацію про який суб’єктом господарювання було подано до контролюючого органу в
Повідомленні про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа за ідентифікатором форми J/F139801.
При цьому необхідно вказувати ідентифікатор ключа суб’єкта з сертифікату, який використовується для підпису, а не шифрування.
Зареєстровано програмний реєстратор розрахункових операцій. Подано Z-звіт. Проте є потреба у перевірці надісланих даних. Як можна перевірити таку інформацію?
Суб’єкт господарювання може перевірити інформацію, яка міститься в щоденних Z-звітах, створених реєстратором розрахункових операцій у приватній частині Електронного кабінету, розміщеного на офіційному вебпорталі ДПС, в режимі «Z-звіти/фіскальні чеки».
Водночас інформація, яка міститься в щоденних Z-звітах, створених програмним РРО, буде відображатися після доопрацювання системи обліку даних РРО.
Відкрита зміна касиром, але через поважні причини він пішов із роботи. Хто має право закрити зміну?
На даний час на програмному реєстраторі розрахункових операцій дозволяється здійснювати вхід та працювати тільки тим касирам, яких суб’єкт господарювання зазначив у Повідомленні про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа про касира за формою J/F1391801.
При відкритті зміни на ПРРО одним касиром, інший касир не може здійснити вхід на такий ПРРО. Для такого випадку є функція старшого касира, яка полягає у тому, щоб у разі незакриття зміни касиром та/або неможливістю виконати закриття зміни на такому ПРРО, зайти у вже відкриту зміну іншим касиром та здійснити її закриття.
Під час відкриття зміни, надійшло повідомлення «Відсутні господарські одиниці». Які дії суб’єкта господарювання?
Під час відкриття робочої зміни повідомлення «Відсутні господарські одиниці» може надходити у разі, якщо:
ідентифікатор ключа суб’єкта взято з сертифікату який використовується для шифрування;
в Повідомленні J/F1391801 вказано значення, що не відповідає ідентифікатору ключа суб’єкта з сертифікату;
суб’єктом господарювання подано Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО (яким блокується ПРРО до моменту подання Заяви про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО з позначкою «відновлення роботи»);
суб’єкт господарювання подав Повідомлення J/F1391801 з типом підпису «припинення роботи» для такого касира.
Яким чином СГ може пересвідчитись, що покупець отримав розрахунковий документ в електронному вигляді за оплачені товари (послуги) через ПРРО?
Суб’єктом господарювання фіскальний чек за оплачені товари (послуги) через ПРРО надсилається покупцю такими способами: електронною поштою (E-mail), Viber, Telegram, WhatsApp, або SMS, при цьому на пристрої повинна бути встановлена відповідна програма.
Відправлення повідомлення виконується в загальному порядку від імені власника SIM-карти.
Про доставку фіскального чеку від покупця надходить SMS повідомлення.
Разом з тим, суб’єкт господарювання може пересвідчитись, що покупець отримав фіскальний чек надіславши на наданий покупцем абонентський номер (Viber, Telegram, WhatsApp) та/або адресу його електронної пошти повідомлення із вимогою зворотнього інформування.
Застосування ПРРО під час війни: що робити, якщо немає інтернету
Законодавець дозволив на період дії воєнного стану він проводити розрахункові операції на ПРРО в режимі офлайн понад строки, що визначені у статті 5 Закону про РРО. Тобто можна не дотримувати меж — 36 годин поспіль і не більше ніж 168 годин протягом місяця (п. 13 Прикінцевих положень Закону про РРО; ч. 6 п. 3 розд. ІІ Закону № 2120). Використовуйте фіскальні номери з діапазону, сформованого сервером ДПС.
Тож у воєнний час не зважайте на відсутність або наявність інтернету — застосовуйте ПРРО під час кожної розрахункової операції, тобто коли приймаєте готівку або платіжну картку в розрахунок за товар чи послугу.
Штрафи за незастосування РРО у період воєнного стану
Штрафів за порушення Закону про РРО не застосовують до завершення воєнного стану, окрім санкцій за порушення під час продажу підакцизної продукції (п. 12 Прикінцевих положень Закону про РРО; ч. 6 п. 3 розд. ІІ Закону № 2120).
Виходить, що залишився штраф — 300 НМДГ, якщо проводите розрахункові операції через РРО/ПРРО без режиму програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, ціни товару та обліку його кількості (п. 7 ст. 17 Закону про РРО).
РРО у воєнний час: що робити, якщо ПРРО не дає змоги закрити зміну
Касир завершує робочий день і раптом виявляє, що ПРРО не дає можливості закрити зміну. Тоді слід встановити вид несправності, що стався. Можливі два варіанти поломки.
Якщо вийшло з ладу програмне забезпечення, оновіть його версію. Після цього повторіть процедуру закриття зміни. Цього має вистачити.
Коли ж заковика у несправності пристрою, подайте Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО (J1316701). Цю форму знайдете у додатку 2 до Порядку № 317. У Повідомленні зробіть позначку про несправність.
Після відновлення роботи пристрою подайте Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (J/F1316604). Її візьміть із додатка 1 до Порядку № 317. У Заяві має бути позначка про відновлення роботи.
Загубили ПРРО або його вкрали упродовж воєнного стану: як діяти
Якщо втратили пристрій або його викрали, подайте Повідомлення за формою № 2-ПРРО із позначкою про крадіжку. Тоді реєстрацію ПРРО скасують.
Якщо потрібно, зареєструйте новий ПРРО. Йому присвоять інший фіскальний номер. Працюйте з чистого аркуша.
Чи видавати споживачам розрахунковий документ упродовж воєнного стану
З одного боку, Закон про захист прав споживачів закликає продавців видавати споживачеві розрахунковий документ встановленої форми. З другого боку, в період війни торговці в окремих регіонах мають брак стрічок для касових апаратів. І що робити?
Проаналізуємо нормативну базу. Розрахунковий документ потрібно видати споживачеві або створити в електронній формі не пізніше за момент передачі товару. Документ фактично підтверджує вчинення усного правочину між споживачем і продавцем про якість, строки, ціну та інші умови, за яких реалізують продукцію.
розрахункові документи мають містити обов’язкові реквізити, зокрема:
● найменування суб’єкта господарювання та його адресу;
● індивідуальний податковий номер платника ПДВ або податковий номер / серію та номер паспорта;
● назву товару, його кількість і вартість;
● позначення форми оплати (готівка, електронний платіжний засіб, у кредит тощо);
● загальну вартість придбаних товарів;
● дату (день, місяць, рік) розрахунку тощо (п. 2 розд. ІІ Положення № 13).
Зважаючи на воєнний стан в Україні, коли немає технічної можливості роздрукувати розрахунковий документ, суб’єкт господарювання може надсилати електронні розрахункові документи на телефонний номер чи адресу електронної пошти споживача.
Щоб запобігти конфліктним ситуаціям, розташуйте інформацію про форми видачі розрахункових документів на видному і доступному для споживачів місці.
** Граничний обсяг на один структурний (відокремлений) підрозділ (пункт продажу товарів (надання послуг)).
*** В одному торговому об’єкті з ФОП ніхто інший не повинен торгувати підакцизними товарами (у т. ч. алкогольними напоями, тютюновими виробами); ФОП не повинен займатися ще й дистанційною торгівлею, зокрема через Інтернет; сільрадою / радою ОТГ не має бути прийняте рішення про обов’язкове застосування на території села РРО/ПРРО для торгівлі з п. 1 Переліку № 1336.
КОРО потрібна :
Коли потрібна книга КОРО
● РРО виходить із ладу;
● Тимчасово немає електрики.
Підприємство не мусить щодня підклеювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) до КОРО і вносити до неї записи (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547
Зберігайте Z-звіти у паперовій та/або електронній формі протягом 1095 календарних днів підійде будь-який зручний спосіб, якого не забороняє законодавство.
Це потрібно для того, щоб підтвердити факт оприбуткування готівки та повноту обліку розрахункових операцій.
Коли закінчиться КОРО, можете:
Реєстрація та ведення КОРО – це право, а не обов’язок суб’єктів господарювання. Тобто, вести її чи ні – це суто ваш вибір. При цьому слід розуміти, що у випадку неведення КОРО, в разі виходу з ладу РРО чи відключення світла, проводити розрахунки у готівковій формі або за допомогою платіжних карток заборонено.
Недоліки та переваги програмного РРО
Недоліком програмного РРО можна назвати:
- новизну даної технології;
- необхідність покупцям використовувати певні засоби зчитування QR-кодів, електронних чеків, мати електронну адресу, смартфони, месенджери, якщо вони бажають зберегти собі електронний фіскальний чек;
- може знайтись покупець, який забажає якось отримати собі е-чек, але засобів зчитування не матиме.
Якщо немає принтера, то рішення проблеми – відправити е-чек на власну електронну пошту та десь роздрукувати й віддати такому покупцю;
- поки що є брак комплексних рішень для інтеграції з 1С та іншими бухгалтерськими програмами.
Переваги ПРРО:
- автоматичність важливих функцій, наприклад формування Z-звіту. Він може бути як тільки в електронній формі, так і роздрукований;
- продавцю можна просто показати чек на дисплеї;
- не потрібна Книга обліку розрахункових операцій (КОРО). Це й зрозуміло, адже є рижим офлайн-роботи й видавати квитанції не потрібно. Одна запис у Книзі обліку доходів (і витрат) чи її аналогу підприємцю слід зробити – для оприбуткування готівки;
- коштуватиме він не дорожче, а то й дешевше звичайного РРО;
- можливість працювати після вимкнення електроенергії, тобто в режимі “офлайн”. Не потрібні розрахункові квитанції чи чекати ввімкнення електроенергії як це зі звичайними РРО;
- не потрібно укладати угоди з центрами сервісного обслуговування (ЦСО), як це зі звичайними РРО;
- можливість видачі й електронних фіскальних чеків, що зручно при Інтернет-торгівлі. У звичайних РРО фіскальні чеки лише паперові.
Однак, на жаль, поки що у безкоштовному ПРРО від ДПС можливість формувати е-чеки при оплаті за допомогою банківських карток в Інтернет-торгівлі не реалізована.
ТОП помилок при роботі з РРО та ПРРО
Кожного разу при виконанні входу касиром на програмному реєстраторі розрахункових операцій відбувається перевірка всіх доступних господарських одиниць та ПРРО для такого касира за його ідентифікатором ключа суб’єкта, інформацію про який суб’єктом господарювання було подано до контролюючого органу в
Повідомленні про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа за ідентифікатором форми J/F139801.
При цьому необхідно вказувати ідентифікатор ключа суб’єкта з сертифікату, який використовується для підпису, а не шифрування.
Зареєстровано програмний реєстратор розрахункових операцій. Подано Z-звіт. Проте є потреба у перевірці надісланих даних. Як можна перевірити таку інформацію?
Суб’єкт господарювання може перевірити інформацію, яка міститься в щоденних Z-звітах, створених реєстратором розрахункових операцій у приватній частині Електронного кабінету, розміщеного на офіційному вебпорталі ДПС, в режимі «Z-звіти/фіскальні чеки».
Водночас інформація, яка міститься в щоденних Z-звітах, створених програмним РРО, буде відображатися після доопрацювання системи обліку даних РРО.
Відкрита зміна касиром, але через поважні причини він пішов із роботи. Хто має право закрити зміну?
На даний час на програмному реєстраторі розрахункових операцій дозволяється здійснювати вхід та працювати тільки тим касирам, яких суб’єкт господарювання зазначив у Повідомленні про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа про касира за формою J/F1391801.
При відкритті зміни на ПРРО одним касиром, інший касир не може здійснити вхід на такий ПРРО. Для такого випадку є функція старшого касира, яка полягає у тому, щоб у разі незакриття зміни касиром та/або неможливістю виконати закриття зміни на такому ПРРО, зайти у вже відкриту зміну іншим касиром та здійснити її закриття.
Під час відкриття зміни, надійшло повідомлення «Відсутні господарські одиниці». Які дії суб’єкта господарювання?
Під час відкриття робочої зміни повідомлення «Відсутні господарські одиниці» може надходити у разі, якщо:
ідентифікатор ключа суб’єкта взято з сертифікату який використовується для шифрування;
в Повідомленні J/F1391801 вказано значення, що не відповідає ідентифікатору ключа суб’єкта з сертифікату;
суб’єктом господарювання подано Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО (яким блокується ПРРО до моменту подання Заяви про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО з позначкою «відновлення роботи»);
суб’єкт господарювання подав Повідомлення J/F1391801 з типом підпису «припинення роботи» для такого касира.
Яким чином СГ може пересвідчитись, що покупець отримав розрахунковий документ в електронному вигляді за оплачені товари (послуги) через ПРРО?
Суб’єктом господарювання фіскальний чек за оплачені товари (послуги) через ПРРО надсилається покупцю такими способами: електронною поштою (E-mail), Viber, Telegram, WhatsApp, або SMS, при цьому на пристрої повинна бути встановлена відповідна програма.
Відправлення повідомлення виконується в загальному порядку від імені власника SIM-карти.
Про доставку фіскального чеку від покупця надходить SMS повідомлення.
Разом з тим, суб’єкт господарювання може пересвідчитись, що покупець отримав фіскальний чек надіславши на наданий покупцем абонентський номер (Viber, Telegram, WhatsApp) та/або адресу його електронної пошти повідомлення із вимогою зворотнього інформування.
Застосування ПРРО під час війни: що робити, якщо немає інтернету
Законодавець дозволив на період дії воєнного стану він проводити розрахункові операції на ПРРО в режимі офлайн понад строки, що визначені у статті 5 Закону про РРО. Тобто можна не дотримувати меж — 36 годин поспіль і не більше ніж 168 годин протягом місяця (п. 13 Прикінцевих положень Закону про РРО; ч. 6 п. 3 розд. ІІ Закону № 2120). Використовуйте фіскальні номери з діапазону, сформованого сервером ДПС.
Тож у воєнний час не зважайте на відсутність або наявність інтернету — застосовуйте ПРРО під час кожної розрахункової операції, тобто коли приймаєте готівку або платіжну картку в розрахунок за товар чи послугу.
Штрафи за незастосування РРО у період воєнного стану
Штрафів за порушення Закону про РРО не застосовують до завершення воєнного стану, окрім санкцій за порушення під час продажу підакцизної продукції (п. 12 Прикінцевих положень Закону про РРО; ч. 6 п. 3 розд. ІІ Закону № 2120).
Виходить, що залишився штраф — 300 НМДГ, якщо проводите розрахункові операції через РРО/ПРРО без режиму програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, ціни товару та обліку його кількості (п. 7 ст. 17 Закону про РРО).
РРО у воєнний час: що робити, якщо ПРРО не дає змоги закрити зміну
Касир завершує робочий день і раптом виявляє, що ПРРО не дає можливості закрити зміну. Тоді слід встановити вид несправності, що стався. Можливі два варіанти поломки.
Якщо вийшло з ладу програмне забезпечення, оновіть його версію. Після цього повторіть процедуру закриття зміни. Цього має вистачити.
Коли ж заковика у несправності пристрою, подайте Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО (J1316701). Цю форму знайдете у додатку 2 до Порядку № 317. У Повідомленні зробіть позначку про несправність.
Після відновлення роботи пристрою подайте Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (J/F1316604). Її візьміть із додатка 1 до Порядку № 317. У Заяві має бути позначка про відновлення роботи.
Загубили ПРРО або його вкрали упродовж воєнного стану: як діяти
Якщо втратили пристрій або його викрали, подайте Повідомлення за формою № 2-ПРРО із позначкою про крадіжку. Тоді реєстрацію ПРРО скасують.
Якщо потрібно, зареєструйте новий ПРРО. Йому присвоять інший фіскальний номер. Працюйте з чистого аркуша.
Чи видавати споживачам розрахунковий документ упродовж воєнного стану
З одного боку, Закон про захист прав споживачів закликає продавців видавати споживачеві розрахунковий документ встановленої форми. З другого боку, в період війни торговці в окремих регіонах мають брак стрічок для касових апаратів. І що робити?
Проаналізуємо нормативну базу. Розрахунковий документ потрібно видати споживачеві або створити в електронній формі не пізніше за момент передачі товару. Документ фактично підтверджує вчинення усного правочину між споживачем і продавцем про якість, строки, ціну та інші умови, за яких реалізують продукцію.
розрахункові документи мають містити обов’язкові реквізити, зокрема:
● найменування суб’єкта господарювання та його адресу;
● індивідуальний податковий номер платника ПДВ або податковий номер / серію та номер паспорта;
● назву товару, його кількість і вартість;
● позначення форми оплати (готівка, електронний платіжний засіб, у кредит тощо);
● загальну вартість придбаних товарів;
● дату (день, місяць, рік) розрахунку тощо (п. 2 розд. ІІ Положення № 13).
Зважаючи на воєнний стан в Україні, коли немає технічної можливості роздрукувати розрахунковий документ, суб’єкт господарювання може надсилати електронні розрахункові документи на телефонний номер чи адресу електронної пошти споживача.
Щоб запобігти конфліктним ситуаціям, розташуйте інформацію про форми видачі розрахункових документів на видному і доступному для споживачів місці.