Товарний облік запасів мають вести підприємці, які одночасно відповідають двом умовам, зазначеним у п. 12 ст. 3 Закону № 265 та п. 1 розд. І Порядку № 496.
Товарні запаси - сукупність товарів, що утримуються ФОП для 4 подальшого продажу (надання послуг) ( п.2 Порядку № 496).
Умова 1. Підприємець є:
● суб’єктом загальної системи оподаткування;
● єдинником – платником ПДВ (тобто єдинником третьої групи зі ставкою ЄП 3 % або єдинником четвертої групи);
● єдинником – неплатником ПДВ (перша, друга і третя групи), який торгує технічно складними побутовими товарами (далі – ТСПТ), ліками, медичними та ювелірними виробами.
Умова 2. Підприємець здійснює розрахункові операції. Немає розрахункових операцій – отже, немає і товарного обліку.
Облік товарних запасів ФОП ведуть у єдиній Формі ведення обліку товарних запасів (
далі – Форма обліку), яку містить додаток до Порядку № 496. Записи до Форми обліку вносять на підставі первинних документів, які відповідно до абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 496 є обов’язковими її додатками.
Розглянемо правила ведення товарного обліку
Вести облік товзапасів — це постійно вносити інформацію про їх надходження та вибуття до спеціальної Форми обліку (п. 1 розд. ІІ Порядку).
ФОП вносить до Форми обліку інформацію про надходження та вибуття товарів
на підставі первинних документів (п. 1 розд. ІІ Порядку No 496).
Форму обліку можна вести на папері чи в електронному вигляді. Паперова форма ведеться розбірливими записами, зробленими чорнилом темного кольору або кульковою ручкою (п. 7 розд. ІІ Порядку).
Електронна форма може вестися у тій програмі, яку обере ФОП. Але на вимогу податківців вона має бути візуалізована у форматі, який дозволяє фіскалам переглянути Форму обліку або скопіювати її (пп. 8, 11 розд. ІІ Порядку).
Форма - це фактично реєстр первинних документів із зазначенням зведеної інформації по кожному документу.
Первинні документи, на підставі яких внесли записи до Форми обліку, — обов’язково мають бути в наявності.
Первинні документи :
• опис залишку товарів на початок обліку
• накладні
• транспортні документи
• митні декларації
• акти закупки
• фіскальні чеки
• товарні чеки
• інші документи, що містять реквізити, які дозволяють:
- ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування СГ, РНОКПП або дані паспорта (для фізосіб) або ЄДРПОУ (для юросіб),
- дату проведення операції
- найменування
- кількість та вартість товару.
До первинних документів також відносяться:
• документи, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби
• документи на внутрішнє переміщення товарів (є невід'ємною частиною обліку товарів згідно з п.1 розд. ІІ Порядку №496).
Опис залишку товарів на початок обліку – це первинний документ, який складається в довільній формі та має містити інформацію про товари, наявні у ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів: • найменування; • кількість (із зазначенням одиниці виміру); • вартість, яку ФОП визначає самостійно.
Записувати дані до Форми обліку необхідно до початку реалізації товарів.
Форма вимагає подавати інформацію про надходження і вибуття товарних запасів у розрізі кожного постачальника і покупця, кожної дати і навіть в розрізі кожного документа із зазначенням його реквізитів.
Продаж товарів через РРО для цілей Порядку не розглядається як вибуття
Вихідні чеки РРО/ПРРО у Формі обліку ніяк не фіксуються — ні окремо, ні загальною сумою.
Вхідні чеки РРО/ПРРО, отримані при закупівлі товарів, ФОП має у формі обліку розшифрувати!
У формі обліку не зазначають вартість товарів, проданих через РРО/ПРРО і реквізити чеків РРО, виданих покупцям (п.п. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку)
Ці чеки і так є на сервері податківців (п. 7 ст. 3 Закону про РРО).
Як показати залишки товарів? Облік товарних запасів у ФОП має стартувати із введення початкових залишків.
Першим записом у Формі обліку має бути інформація про усі товарні запаси, які наявні у ФОП на момент, коли він зобов’язаний розпочати товарний облік.
Складається опис залишку товарів на початок обліку в довільній формі: найменування товарів, наявних у ФОП, кількість таких товарів (із зазначенням одиниці виміру) та їх вартість, самостійно визначену ФОП.
Опис залишку товарів для цілей товарного обліку ФОП має статус первинного документа (п. 2 розд. І Порядку).
Графа 2 Форми — зазначаємо дату, коли стартує облік (26.11.2021 року)
Графа 4 — дату, на яку складено опис (25.11.2021 року)
Графа 5 — цифру «1».
Графа 7 містить загальну вартість товару, визначену ФОП та зафіксовану в описі. Графи 6, 8 та 9 у стартовому записі залишаються порожніми (п. 5 розд. ІІ Порядку).
Як визначити вартість товарів? • За первинними документами на товар (якщо вони є)
• За ринковою закупівельною вартістю
Місця продажу і внутрішнє переміщення ФОП має вести не тільки загальний облік товарних запасів, а на додачу ще й облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (п. 1 розд. ІІ Порядку).
ФОП, який провадить діяльність у декількох місцях продажу (господарських об’єктах), має вести облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу, спираючись на первинні документи:
- що підтверджує отримання товарів ФОПом або окремим місцем продажу;
- про внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу.
Якщо товар спочатку заходить на місце зберігання (тобто на склад), а вже потім додатково розїжджається по місцях продажу, необхідно складати документи на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу.
Особливість документу у тому, що при вибутті через внутрішнє переміщення не зазначається отримувач.
На кожній торговельній точці мають бути і документи, які підтверджують, у якого постачальника ФОП купив товари ФОП доведеться копіювати документ на їх придбання і розкидати його копії по усіх точках разом з документами на внутрішнє переміщення.
Заборонено продавати товари, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об’єктах) відсутні п. 11 розд. ІІ Порядку дозволяє безпосередньо під час перевірки у місці продажу надавати копію документа на придбання. А оригінал довезти пізніше, але так, щоб до закінчення перевірки.
Товарний облік у ФОП-виробників Визначення товарних запасів у п. 2 розд. І Порядку не дає однозначно зрозуміти, чи виключає воно сировину з переліку ТМЦ, облік яких потрібно вести.
п.п. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку немає такої підстави вибуття, як списання у виробництво чи переробку.
1 ВАРІАНТ
Місце зберігання, виробництва, продажу - це різні місця. У Формі обліку можемо одразу показувати надходження готової продукції
Графа 3-5 - зазначаємо реквізити власного первинного документа на внутрішнє переміщення готової продукції (склад - торговельна точка)
Графа 6 - зазначаємо себе.
Отже, якщо сировина і готова продукція зберігаються в одному місці, а продаж готової продукції в іншому, штрафувати не мають права.
Місце зберігання не є місцем продажу!
Складаємо внутрішню накладну, якою переміщуємо готову продукцію (склад - місце продажу)
Якщо місць продажу декілька, то складаємо відповідну кількість накладних.
2 ВАРІАНТ
Місце зберігання, виробництва, продажу - одне і теж місце. В даному випадку ФОП краще відображати придбання сировини та списання у виробництв.
Порядок No496 прямо не передбачає таких дій.
Якщо так не зробити, то при перевірці буде складно довести, що сировина, яка знаходиться в місці продажу - це сировина не для продажу.
ТМЦ на місці продажу є, а у Формі обліку немає!
Значення товарного обліку
Річ у тім, що п. 12 ст. 3 Закону про РРО:
- дозволяє продаж лише тих товарів, які відображені в обліку товарних запасів;
- зобов’язує надавати податківцям під час перевірки документи, які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу.
За недотримання цих правил загрожує штраф за ст. 20 Закону про РРО Розміри штрафу чималі — подвійна вартість товарів, які не обліковані у встановленому порядку. При цьому вартість визначається за цінами реалізації, але не менше 170 грн.
Норми відповідно пп. 9 та 11 розд. ІІ Порядку, по суті, повторюють вимоги Закону про РРО, але дещо їх конкретизують.
Так, згідно з п. 9 розд. ІІ ФОП, зобов’язаним вести облік товарних запасів, заборонено не лише продаж товарів, на які були відсутні підтвердні документи, але й продаж товарів, не відображених у Формі обліку.
п. 11 конкретизовано, що документи на місці продажу податківцям може надавати не тільки особисто ФОП, але і продавець.
Форма обліку та первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу аж допоки не вибуде (через продаж чи іншим чином) остання одиниця товару, відображеного в таких первинних документах
Ці документи щомісячно групуються в хронологічному порядку
Можна підшити їх до Форми, аби в подальшому зберігати разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено (п. 10 розд. ІІ Порядку).
У Формі обліку слід зазначити у довільному порядку дані ФОПа: - прізвище, ім’я та по батькові;
- реєстраційний номер облікової картки ФОПа або серію та номер паспорта / номер ID
- картки для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття
- РНОКПП, офіційно повідомили про це контролерів і мають відмітку в паспорті;
У Формі обліку слід зазначити у довільному порядку дані ФОПа:
- податкову адресу;
- назву та адресу місця продажу,
- господарського об’єкта або місця зберігання, в межах якого він веде облік п. 2розд. ІІ Порядку No 496).
ФОП зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті) (Абз.12 ст.3 Закону № 265) Форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надаються посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки.
У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред'явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби). Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об'єкті) такої ФОП (п.11 розд. II Порядку №496).
Обов'язок вести товарний облік напряму не пов'язаний з обов'язком застосовувати РРО/ПРРО. Приклади: • СГ, що здійснюють розрахунки з покупцями на підставі ст. 10 Закону № 265, можуть замість РРО/ПРРО оформляти розрахункові книжки та вести книги обліку розрахункових операцій відповідно до Переліку № 1336. • ФОП-єдинник 1 гр. торгує на ринку ПСПТ – він не використовує РРО на підставі п. 296.10 ПКУ і п.6.ст.9 Закону № 265, але зобов'язаний вести товарний облік.