Курс "Від нуля до Головного бухгалтера"

Модуль 9. Звіти для керівників: "Cash flow" та Валовий прибуток.

Звіти для керівників: “Cash flow” та Валовий прибуток. Концепція касовий розрив. Концепція маржинальності.

Постійні та змінні витрати
снує декілька класифікацій витрат. Найбільш часто витрати поділяють на постійні і змінні. Розповімо, що відноситься до кожного виду витрат і наведемо приклади.
Класифікація витрат
Всі витрати підприємства, відповідно до їх залежності від обсягів виробництва, можна розділити на постійні і змінні. Постійні витрати - це витрати компанії, які не залежать від обсягу виробництва, продажу і т.д. Це витрати, які необхідні для нормальної роботи компанії. Наприклад, орендна плата. Скільки б магазин не продавав товарів, оренда - це величина постійна за місяць. Як перетворити постійні витрати в змінні?
Змінні витрати, навпаки, залежать від обсягу виробництва. Наприклад, це зарплата продавців, яка виражається у відсотках від продажів. Чим більша реалізація буде у компанії, тим більше продажів і відповідно більша заробітна плата продавців. Постійні витрати на одиницю продукції при збільшенні обсягу виробництва зменшуються, а при зниженні темпів продажів, навпаки, збільшуються. Змінні витрати залишаються завжди незмінними в розрахунку на одиницю товару.
Економісти називають такі витрати умовно-постійними та умовно-змінними. Наприклад, орендна плата не може завжди бути незалежною від обсягів виробництва. Все одно настане момент, коли виробничої площі буде недостатньо і виникне необхідність у оренді приміщення більшої площі.
Тобто можна говорити про те, що умовно-змінні витрати безпосередньо пов'язані з основною діяльністю, в той час як умовно-постійні мають відношення більше до діяльності підприємства в цілому, до його функціонування.
Постійні витрати
До умовно-постійних належать витрати, абсолютна величина яких при зміні обсягу випуску продукції істотно не змінюється. Тобто ці витрати виникають навіть при простою організації. Це загальногосподарські, загальновиробничі витрати. Такі витрати будуть існувати завжди, поки підприємство здійснює свою господарсько-фінансову діяльність. Вони є незалежно від того, чи отримуються дохід чи ні.
Навіть якщо у організації істотно не змінюється обсяг виробництва, то постійні витрати все одно можуть змінюватися. По-перше, змінюється технологія виробництва - потрібно закуповувати нове обладнання, навчати персонал та ін.

Що входить до постійних витрат (приклади)

1. Зарплата адміністративного персоналу: головного бухгалтера, фінансового директора, генерального директора та ін. Зарплата цих співробітників - найчастіше оклад. Звичайно, два рази на місяць працівники отримують ці гроші незалежно від того, наскільки ефективно працює організація, і чи отримують засновники прибуток.
2. Страхові внески компанії на зарплату адміністративного персоналу. Це обов'язкові платежі нараховані на фонд оплати праці. За загальним правилом внески складають 22 відсотки від фонду оплати праці.
3. Оренда і комунальні послуги. Витрати на оренду ніяк не залежать від прибутку і виручки компанії. Щомісяця потрібно перераховувати гроші орендодавцю. Якщо компанія не виконає цю умову орендного договору, то власник приміщення може розірвати договір. Тоді є ймовірність, що на якийсь час буде потрібно "згорнути" бізнес.
4. Кредитні та лізингові платежі. У разі необхідності компанія бере гроші у банку в борг. Розраховуватися з кредитною установою потрібно кожного місяця. Тобто незалежно від того, отримала прибуток компанія чи спрацювала в збиток.
5. Витрати на охорону. Такі витрати залежать від площі приміщень, що охороняються, рівня охорони і ін. А ось від обсягу виробництва вони не залежать.
6. Витрати на рекламу і просування товару. Майже кожна компанія витрачає гроші на просування продукту. Певним чином є залежність між рекламою й обсягом продажів, а, відповідно, і виробництва. Але вважається, що це незалежні одна від одної величини. Часто виникає питання, амортизація - це постійні чи змінні витрати? Вважається, що постійні. Адже компанія нараховує щомісяця амортизацію незалежно від того, отримала вона дохід чи ні. Але разом з тим, не можна вважати, що амортизація ніяк не залежить від обсягу збуту. Чим більше компанія виробляє і продає, тим більше виробничих потужностей їй потрібно. А це означає, що зростає кількість основних засобів.
Змінні витрати
Це витрати компанії, які знаходяться в прямій залежності від обсягу виробництва. Наприклад, витрати на товар. Чим більше компанія продає, тим більше продукції вона закуповує.
Найчастіше змінні витрати виникають, коли у компанії з'являється дохід. Адже частину отриманого доходу підприємство витрачає на закупку товару, сировини і матеріалів для виготовлення продукції та ін.

Що відноситься до змінних витрат (приклади)
  1. Витрати на товар для перепродажу. Тут простежується пряма залежність: чим більші у компанії обсяги продажів, тим більше потрібно закуповувати товарів.
  2. Відрядна частина оплати праці продавців. Найчастіше у менеджерів з продажу зарплата складається з двох частин - оклад і відсотки від продажу. Відсотки - це змінні витрати, адже вони безпосередньо залежать від обсягів продажів.
  3. Податки на доходи: податок на прибуток, податок за спрощеною системою (3 група) та ін. Ці платежі безпосередньо залежать від отриманого прибутку. Якщо у компанії немає доходу, то вона і не буде платити такі податки.
Навіщо ділити витрати на постійні та змінні
Підприємства виділяють постійні і змінні витрати для аналізу роботи. На основі значень цих витрат визначають точку беззбитковості. Її також називають точкою покриття, точкою критичного обсягу виробництва. Це ситуація, коли фірма працює «в нуль» - тобто доходи покривають всі її витрати - постійні і змінні.

Виручка = Постійні витрати + Змінні витрати загальні

Чим більші постійні витрати, тим вище точка беззбитковості у фірми. А це означає, що потрібно більше реалізовувати товару, щоб працювати як мінімум без збитку.

Виходячи з цієї формули, можна розрахувати беззбитковий обсяг продажів:

Ціна × Обсяг = Постійні витрати + Змінні витрати на одиницю × Обсяг
Обсяг = Постійні витрати / (Ціна - змінні витрати на одиницю)
де обсяг - це беззбитковий обсяг реалізації.
Розраховуючи цей показник, компанія може з'ясувати, скільки їй необхідно продавати, щоб почати отримувати прибуток.
Також компанії розраховують маржинальний дохід - різницю між виручкою і змінними витратами. Маржинальний дохід показує, на скільки організація покриває постійні витрати.
Звіт про рух грошових коштів
Одна з основних форм фінансової звітності, в якій підсумовується інформація про надходження та вибуття грошових коштів компанії.
Звіт про рух грошових коштів (Cash Flow Statement, кеш-фло) доповнює баланс і звіт про прибутки і збитки. Баланс відображає фінансовий стан компанії на певний момент часу (кінець облікового періоду), а звіт про рух грошових коштів пояснює зміни, що відбулися з одним з компонентів фінансової звітності - грошовими коштами - від однієї дати балансового звіту до іншої. Звіт про прибутки та збитки відображає результати діяльності компанії за період; і ця діяльність є основним фактором, який змінює стан грошових коштів, що відображаються в звіті про рух грошових коштів. Інформація про рух грошових коштів підприємства корисна тим, що вона надає користувачам фінансової звітності базу для оцінки здатності підприємства залучати і використовувати грошові кошти та їх еквіваленти.
Кэш-фло складається з трьох основних розділів:
  • Операційна діяльність - грошові потоки, що виникають, як правило, від основної, яка приносить дохід, діяльності компанії.
  • Інвестиційна діяльність - витрати на ресурси, призначені для генерування майбутнього доходу.
  • Фінансова діяльність - грошові потоки, пов'язані з формуванням капіталу компанії.
Кэш-фло від операційної діяльності може складатися одним з двох методів:
  1. прямий метод, при якому розкриваються основні види валових грошових надходжень і платежів, тобто, фактично це звіт про прибутки і збитки, складений на основі касового методу;
  2. непрямий метод, при якому чистий прибуток або збиток коригується з урахуванням результатів операцій негрошового характеру і змін в поточних активах та зобов'язаннях компанії.
Що таке касовий розрив і як його уникнути
Касовий розрив — тимчасовий недолік засобів. Виникає через непродуману фінансову політику. Як уникнути і за рахунок чого покрити розрив — в статті. Касовий розрив на підприємстві — недолік поточних засобів, щоб заплатити по зобов'язаннях. Це тимчасове явище виникає із-за затримок оплати або постачань, економічної ситуації на ринку, внутрішніх проблем підприємства. З касовим розривом можна зіткнутися, якщо недостатньо ретельно планувати грошові потоки і не контролювати фінансовий цикл.
Як запобігти касовому розриву
Підприємці не замислюються про контроль фінансів, поки не стикаються з нестачею грошей. Касовий розрив стимулює звернути увагу на управління операційним циклом, шукати додаткові джерела фінансування, працювати за планом і реорганізувати неефективну систему управління.
Куди краще запобігти касовому розриву, чим терміново шукати гроші при його виникненні. Обов'язкові заходи по профілактиці:
  1. Управління фінансовим циклом. Період, за який підприємство оплачує свої зобов'язання і отримує виручку, називають фінансовим циклом. Грамотне управління дозволяє скоротити цей термін до мінімуму. Для цього в компанії намагаються збільшити кількість передоплат, вводять штрафи за прострочення платежів, прискорюють власний виробничий процес. Короткий фінансовий цикл означає швидкий обіг грошей в компанії, тобто швидке відшкодування касового розриву.
  2. Складання касового плану для готівки. У нім відображають джерела вступу засобів, витрати, розрахунок оплати праці і календар видачі зарплат. План складають на місяць, квартал, рік. Він дозволяє контролювати вступ засобів і оперативно вирішувати, де узяти грошей на покриття розриву.
  3. Формування платіжного календаря. Якщо заздалегідь скласти план на місяць, де відобразити кому, куди, скільки платити, то можна ефективніше управляти фінансами. Ви точно знатимете, що завтра треба заплатити податки, післязавтра — внести передоплату постачальникові. План ще на етапі розробки може показати касовий розрив в майбутньому періоді. В цьому випадку підприємець зможе швидко приймати рішення на рахунок незапланованих виплат, щоб уникнути неправильних рішень.
  4. Розставляння платежів по пріоритетності. Разом з платіжним календарем треба розробити систему критеріїв. Вони дозволять розставити платежі по черговості. У разі загрози касового розриву, ви знатимете, які оплати можна без збитку перенести, а які обов'язково треба сплатити в строк.
Покриття касового розриву
Іноді касовий розрив видно ще при плануванні руху засобів на наступний місяць. Тоді треба оперативно відшукати гроші на його покриття. Де їх брати:
  • З власних засобів. Направити чистий прибуток за минулий період на погашення касового розриву, а не на виплату дивідендів. Відстрочити обов'язкові платежі і узяти передоплату у покупців. Інвестувати у бізнес особисті кошти.
  • За рахунок боргових зобов'язань. Узяти кредит у банку на розвиток бізнесу або підключити овердрафт. Можна оформити позику, товарний кредит, лізинг.
  • Притягнути інвесторів. Реалізувати цінні папери, продати долю бізнесу у вигляді пакету акцій. Фінансування надається на безповоротній основі, без відсотків, але з правом участі в керівництві компанією.
Вибираючи спосіб фінансування, треба оцінити усі риски. Коли власник погашає касовий розрив зі своєї кишені, він не ризикує нічим, окрім свого чистого прибутку. Кредит і овердрафт означають нові зобов'язання для компанії, що може спровокувати черговий недолік засобів. Продаж долі бізнесу — ризикована затія, оскільки доведеться розкривати усю інформацію про бізнес, погоджувати рішення по управлінню з ще одним власником плюс готувати багато документів для юридичної реалізації процедури, а це довго.
Витрати підприємства
Для того, щоб внести витрати підприємства в 1С, необхідно зайти в Документы - Затраты - Прочие затраты
Далі створюємо новий документ. Проставляємо дату документа (в нашому випадку це буде кінець місяця), підрозділ (Основний, Ромашка і Формаркет). Потім, натиснувши на значок плюса, додаємо новий рядок в документі. В цьому рядку натискаємо на три крапки і, натиснувши значок плюса, створюємо необхідну статтю витрат. В даному вікні заповнюємо "Наименование" наприклад ЗП продавця; значення рядка "Группа" заповнюється, якщо є поділ витрат за групами тобто папками. "Вид затрат" вибираємо "Материальные", "Характер затрат" вибираєте на свій розсуд. Наприклад ЗП продавця можна віднести як до адміністративних витрат так і до витрат на збут, так як і реклама, фотосесія та ін. Головне щоб з періоду в період логіка дотримувалася.
Після того, як створили статтю витрат, втягуємо її в документ, проставляємо суму витрат. Аналогічно створюємо і інші статті, втягуємо в документ ті, які відносяться до конкретного підрозділу.
Аналогічно створюємо і документи витрат по іншим підрозділам за цей ж період.
Після того, як створили всі документи по витратах, необхідно зробити видаткові касові ордери на суми витрат по кожному підрозділу за кожен період.
Витрати підприємства
ВКО витрати
Звіт по витратам
Формування звіту "Cash Flow" (грошові потоки)
Для того, щоб сформувати звіт по грошовим коштам, потрібно зайти в закладку Отчеты - Денежные средства - Ведомость по денежным средствам.
Далі проставляємо необхідний період і натискаємо кнопку "Сформировать".
Так можна побачити загальні суми грошових коштів на кінець зазначеного періоду по всіх касах підприємства. Якщо сальдо на кінець періоду негативне - це і є касовий розрив, витрата коштів більша ніж їх надходження.
Якщо потрібно виставити додаткові параметри, необхідно зайти в налаштування звіту та вказати всі необхідні налаштування. Наприклад: вибір конкретної каси, додати "Документ движения (регистратор)", щоб бачити видаткові та прибуткові ордери по касі і так далі.
Для того, щоб дані звіту були коректними, необхідно перевірити проведення всіх платіжних документів (прибуткових та видаткових).
Звіт по кеш флоу
Внутрішнє переміщення грошових коштів
Для того, щоб зробити переміщення грошових коштів між касами підприємства, необхідно зайти в Документы - Денежные средства - Кассы - Внутренние перемещение наличных денежных средств.
Створюємо новий документ, ставимо дату, організацію, касу відправника, касу одержувача, суму і ОБОВ'ЯЗКОВО встановлюємо прапорець "Оплачено", в іншому випадку документ буде створений, але не буде проведений. "ОК".
Звіт по валовому прибутку
Для того, щоб сформувати звіт по валовому прибутку, необхідно зайти в Отчеты - Продажи - Анализ продаж - Валовая прибыль
Далі встановлюємо необхідний період і натискаємо "Сформировать".
В даному звіті можна побачити загальну суму продажів по підприємству, валовий прибуток і відсоток рентабельності підприємства за вказаний період. Також, в разі потреби, можна побачити собівартість реалізованої продукції. Для цього необхідно в налаштуваннях звіту в полі "Представление" встановити прапорець "Себестоимость". Натискаємо "Сформировать".
Даний звіт можна сформувати тільки в розрізі всього підприємства.
Валовий прибуток для конкретної торгової точки потрібно розраховувати в ручну.
Завдання
Підключіться до 1С і виконайте наступні завдання.

1) Внесіть витрати підприємства, які знаходяться в додатковому файлі нижче, по кожному підрозділу окремо, Дата документа за витратами - кінець місяця.

ЗП адміністратора - Адміністративні витрати
ЗП прибиральниці - Адміністративні витрати
ЗП продавця - Адміністративні витрати
Комунальні витрати - Адміністративні витрати
Оренда магазину - Адміністративні витрати
Податки - Інші
Реклама - Витрати на збут
Фотосесія - Витрати на збут
ЗП завідуючого складом - Адміністративні витрати
Комунальні послуги - Адміністративні витрати
Витрати зведена.xlsx

2) Сформуйте звіт за витратами підприємства за кожен місяць по всіх підрозділах.
3) Перевірте, чи всі платіжні документи проведені правильно: оплати постачальникам, оплати від покупців, ВКО за витратами і ВКО на закупівлю товару з Базару.
4) Сформуйте відомість по коштах за січень місяць. Якщо в будь-якої з кас кінцеве сальдо від'ємне, це означає, що має місце касовий розрив. Для того, щоб перекрити мінус, візьміть в цьому періоді поворотну фінансову допомогу (ПФД) від засновника, на необхідну суму.
Для цього внесіть засновника, (тобто Вас, оскільки в даному випадку Ви є засновником) як контрагента-покупця, так як прибутковий касовий ордер можна провести тільки від покупця).
5) Аналогічно сформуйте відомість за лютий. Якщо є від'ємне кінцеве сальдо, то візьміть кредит у банку на необхідну суму (аналогічно як з ПФД).
6) У березні, якщо має місце касовий розрив, зробіть внутрішні переміщення грошових коштів з каси, де є достатньо для цього коштів.
7) В кінці квітня необхідно повернути кредит банку і плюс 10% річних- відсотки по кредиту, тобто проведіть ВКО на Банк. Для цього необхідно контрагенту Банк додати ще один договір з постачальником, так як видатковий касовий ордер можна провести лише на постачальника. Відсотки по кредиту необхідно також внести в витрати підприємства, так як їх ми виплачуємо вже зі свого доходу і вони є додатковими витратами підприємства.
Якщо в будь-якій касі є достатньо коштів, то зробіть повернення і ПФД від засновника (аналогічно як і з кредитом).
8) Зробіть відновлення послідовності документів (див.відео "Відновлення послідовності після звірки з постачальниками" в Уроці № 7 "Взаєморозрахунки з контрагентами")
9) Сформуйте звіт по валовому прибутку підприємства за період з 1 січня по 30 квітня і перевірте чи немає номенклатур з 100% рентабельністю (такого бути не може. Це можливо тільки в тому випадку, якщо Вам товар віддали безкоштовно). Якщо по якійсь номенклатурі є 100%, тоді потрібно знайти причину. Перевірте прибуткові, видаткові накладні, установку цін і так далі.
Після того як знайдете причину, усуньте її, ще раз зробіть відновлення послідовності. І знову сформуйте звіт по валовому прибутку, перевірте чи змінився % рентабельності.